Recordsmanagement in SharePoint is een aantrekkelijke gedachte voor organisaties en bedrijven die op zoek zijn naar consolidatie van generieke kantoor applicaties. Kan dat wel en hoe doen andere organisaties dat? Wat zijn de ervaringen daar, waar moet ik zelf op letten? Terechte vragen en fijn dat AIIM (Association for Information and Image Management) dat voor ons uitzoekt en rapporteert! Rond de jaarwisseling liet AIIM ruim 400 organisaties en bedrijven vragenlijsten invullen. Het resultaat, een degelijk AIIM Industry Watch rapport getiteld Connecting and optimizing SharePoint – important strategy choices, staat online en bevat leerzame bevindingen en behartigenswaardige aanbevelingen voor de recordsmanager en (IT-)consultant.
Om te beginnen het slechte nieuws: ja, er gaat veel mis in SharePoint-projecten. Dat wisten we al langer. Nog altijd worden do’s and don’ts vanaf de start van de implementatie genegeerd en zijn de organisch gegroeide farms niet van de lucht. En is een gestructureerd documentbeheer en compliance ver te zoeken. En ik had nog gewaarschuwd, hoe het vooral niet moet, maar ook tips voor succesvol recordsmanagement.
Ook dit onderzoek bevestigt dat beeld: 26% van de respondenten meldt een vastgelopen SharePoint project, 37% heeft moeite om het project aan verwachtingen te laten voldoen, 63% noemt de implementatie sub-optimaal. Slechts 37% melden echte vooruitgang en een teleurstellende 11% noemt zijn project een succes. Misschien goed om daarbij iets te weten over de respondenten: organisaties van 10-500, 500-5000 en meer dan 5000 medewerkers zijn elk voor circa een derde vertegenwoordigd. Iets meer dan de helft is uit de VS, een vijfde uit Europa. Overheden circa een vijfde, verder alle takken van industrie en dienstverlening. Van de respondenten is 44% afkomstig uit IT en 31% heeft een recordsmanagement- of informatiemanagement rol.
Het falen wordt toegeschreven aan een gebrek aan belangstelling van het hogere management ‘to endorse and enforce’ SharePoint, aan gebrekkige opleiding van gebruikers en aan een gebrek aan planning.
Nummer 1 van alle issues blijft de worsteling om gebruikers te overtuigen content überhaupt in SharePoint op te slaan, ‘largely due to a lack of commitment from above, and the lack of content and recordsmanagement culture.’ Ik weet het niet hoor, deze conclusie. Commitment en cultuur zijn belangrijk, maar in de eerste plaats is iedere gebruiker op zoek naar methoden van opslag die snel en gemakkelijk zijn en waar niet om metadata of nadere authenticatie wordt gevraagd. Een succesvolle oplossing zal ook deze lage drempel moeten ambiëren. Op een goede tweede plaats het probleem om uniformiteit in classificatie en metadata structuren te bereiken.
Duidelijk is dat een minderheid (15%) SharePoint out-of-the-box gebruikt, zonder enig maatwerk of 3d party software. De belangrijkste aanvullingen worden gezocht in workflow/BPM tools, Outlook integratie, (niet nadere gespecificeerde) ‘collaboration tools’ en, in mindere mate, metadata management, ‘search enhancements’ en ‘scurity enhancements’. Een sterke groei wordt voorzien in automatische classificatie.
Recordsmanagement: 17% van organisaties en bedrijven uit het onderzoek heeft al een RM-systeem, maar de meeste hebben het niet verbonden met SharePoint. En 29% maakt geen onderscheid tussen records en andere content binnen SharePoint. En 23% heeft het gevoel dat SharePoint, met een zorgvuldige inrichting, kan voldoen aan zijn recordsmanagement vereisten. Een klein deel, resp. 15 en 16% gebruikt daarvoor maatwerk en add-ons. Meer dan een vijfde meldt geen beleid te hebben voor informatie governance, maar waar men wel iets van intern beleid heeft, is de toepassing van bewaartermijnen en vernietiging het belangrijkste probleem. Met metadata als goede tweede, waarbij opgemerkt wordt dat de toepassing van bewaren en vernietigen juist ook afhankelijk is van handhaving van centraal metadatabeheer.
Interessant is ook de respons op de cloud-gerelateerde vragen. De helft (!) van de respondenten is bezorgd over Microsofts commitment voor zijn on premise versie van SharePoint. Let wel, dit was nog vóór Julia White’s aankondiging van SharePoint 2016 en geruststellende woorden over voortgaande on premise ontwikkelingen. Wel is 34% van plan om al zijn content (7%), de meeste content (10%) of een deel van zijn content (17%) naar Office 365 / SharePoint Online over te brengen. 36% weet het nog niet (waarvan 3% ‘confused about our cloud options’). Dat lijken lage aantallen, maar is een verdubbeling sinds 2013!
Ondanks deze bevindingen blijft 75% wel overtuigd van handhaving van het product en blijven de gebruikersaantallen stijgen. De belangrijkste lessen uit de reacties:
‘don’t leave it to IT – form a SharePoint steering group. Be sure to understand the implictions of metadata and taxonomy. 50% suggest building an IG (information governce-) policy first and then matching it to SharePoint.’
En door de eenzijdige IT-focus op implementaties:
‘as a result the implications of taxonomy and metadata have not been taken onboard, and information governance policies have been written as an afterthought, rather than as a blueprint for implementation.’
