Advies

Digitalisering, archiving by design, thuis werken: U zit er ongetwijfeld midden in of bent onderweg. Archivering is niet meer iets voor later; het moet nu bij de inrichting van processen en systemen worden betrokken. Om straks met minimale inspanning te kunnen archiveren.

Functionele inrichting voor recordsmanagement in een platform als Microsoft 365 vraagt om kennis en ervaring met digitaal werken en digitaal archiveren, de wet- en regelgeving, alsmede leveranciers-onafhankelijke, up to date functionele kennis van Microsoft 365 en SharePoint Online. Ik beschik over die langdurige ervaring. En over actuele kennis van de functionele inrichting van Microsoft 365 en SharePoint Online, waaronder de mogelijkheden en beperkingen van recordsmanagement.

Mogelijke adviesactiviteiten:

Ondersteuning functionele inrichting documentmanagement- en recordsmanagement functies in Microsoft 365:

• recordsmanagement opties (retentielabels, bewaarbeleid)
• zaakgericht archiveren;
• metadata, inhoudstypen en documentsets;
• versiebeheer en bewaarbeleid;
• autorisatie en toegankelijkheid;
• add-ons/aanvullende software uit de markt;
• wettelijke vereisten uit Archiefwet en AVG

Second opinion op uw ontwerp, plan of implementatie van archiveringssoftware:

• second opinion op informatieplan of – architectuur, functioneel ontwerp, implementatieplan of programma van eisen;
• second opinion op inrichting archiveringssoftware;
• second opinion op inrichting recordsmanagement in Microsoft 365 en/of SharePoint Online

Aanschaf en implementatie van archivering software:

• inhoudelijke selectiedocumenten (waaronder programma van eisen);
• procesbegeleiding (bv. testcoördinatie recordsmanagement);
• up-to-date inhoudelijk advies;
• second-opinions.

Als toetssteen of meetlat voor analyse en advies kan naar wens gebruik worden gemaakt van kwaliteitsnormen, (internationale) standaarden en juridische randvoorwaarden, onder andere ontleend aan NEN/ISO 15489 (2016), ISO16175-2, Archiefwet, AVG.