In een vorige blog schreef ik over Microsoft 365 Archive, over de mogelijkheden daarvan voor ‘koude opslag’ en over mogelijke naamsverwarring met archiveringsfunctionaliteit uit Purview. Ik vermeldde toen al dat deze functies in de koude opslag blijven dóórwerken. Vanaf juni/juli dit jaar voegt Microsoft daar nog een integratie aan toe: Bewaarbeleid (retentionpolicies) in Purview Gegevenslevenscyclusbeheer wordt uitgebreid met een optie om per bewaarregel verplaatsing naar koude storage in Microsoft 365 Archive toe te voegen. Meer info vind je in Bericht ID MC1325441in het Berichtencentrum van je centrale M365 beheercentrum, of beperkter op de openbare M365 Roadmap website.
Waarvoor Bewaarbeleid (retentionpolicies)?
Bewaarbeleid (retentionpolicies, in de UI ook vertaald als ‘retentiebeleid’) in Purview Gegevenslevenscyclusbeheer is een al wat oudere archiveringsoplossing. Het heeft niet de geavanceerde mogelijkheden van retentielabels in Purview Records Management, maar de werking wordt nog steeds door Microsoft uitgebreid naar nieuwe typen content. Bewaarbeleid is alléén toe te passen op ‘containers’, dat wil zeggen op een gehele documentenbibliotheek in SharePoint, een hele OneDrive, een hele mailbox en niet op het granulaire niveau van een retentielabel (één document, één map, één mailbericht, etc). Daar staat tegenover dat het de enige ingebouwde oplossing is voor Teams chat en kanaalberichten en voor AI-interacties. Het heeft géén vernietigingslijst optie zoals retentielabels onder de E5/A5 licentie wel hebben met ‘verwijderingsbeoordeling’. Dus bij de optie ‘Items automatisch verwijderen’ aan het einde van de retentieperiode betekent dat weg=weg, zonder beoordeling vooraf. Bewaarbeleid kan weer wel gebruik maken van adaptive scopes, een Purview E5/A5 functionaliteit om te regelen dat de automatisch de juiste locaties (teams, sites, gebruikers) worden bereikt met de bewaarregel.
Wat voegt Microsoft 365 Archive toe aan Bewaarbeleid?
In een bewaarregel van Bewaarbeleid kan straks een maatregel voor verplaatsing naar koude opslag worden opgenomen. Die optie werkt dan alleen voor toepassingen op SharePoint sites en OneDrives, niet voor de andere typen content die met Bewaarbeleid kunnen worden beheerd, zoals Teamschat en AI-interacties. Verplaatsing naar Microsoft 365 Archive komt wel met consequenties: géén toegang meer voor Copilot en voor eindgebruikers. Wel toegang voor Purview eDiscovery. Het ingestelde Bewaarbeleid – en ook ingestelde retentielabels – blijven doorwerken in Archive.
Uit de beschikbare schermafdruk van Microsoft in het Berichtencentrum (zie boven) maak ik op dat een afzonderlijk startmoment voor die verplaatsing kan worden ingesteld met ‘Archive after’. Overigens, de combinatie als afgebeeld door Microsoft: 7 jaar behouden na datum creatie èn na 7 jaar na datum creatie verplaatsen naar koude opslag èn ‘delete automatically’ aan einde van retentieperiode komt mij wat wonderlijk voor. Na beschikbaar komen in juli zal ik het zeker zelf ook onderzoeken op mogelijkheden.
Waarom Microsoft 365 Archive in combinatie met retentie?
Microsoft stelt dat het verplaatsen van inactieve content naar koude opslag kostenverlagend kan werken met behoud van compliance en van vindbaarheid. Dat laatste is dan beperkt tot de gemachtigden in Purview eDiscovery. Ook moet het organisaties helpen, door uitsluiting van Copilot-indexering, “de relevantie en kwaliteit van Copilot-antwoorden te verbeteren, zodat gebruikers zich kunnen richten op actuele, actieve data.”
Meerwaarde?
In organisaties die Purview retentielabeling zijn gaan gebruiken in SharePoint zie ik minder of geen toepassingen van Bewaarbeleid voor sites of OneDrives. Waar het wel wordt ingezet is dat voor eenvoudige mailbox archivering. Het laat dan aan gebruikers overigens niet de mogelijkheid om berichten uit te zonderen en te verwijderen voordat archivering aftrapt (cf Capstone en selectielijst emailbewaring gemeenten). Organisaties met beleid voor behoud van chat berichten en kanaalberichten in Teams kom ik nog niet zoveel tegen. Mogelijk komen die bij Woo-verzoeken nog goed weg dan. De meerwaarde van Bewaarbeleid voor AI-interacties lijkt me evident maar mogelijk moeten overheidsorganisaties nog wat vaker eerst het been stoten voordat de beschikbare maatregelen worden getroffen?
De voordelen van directe koppeling van bewaartermijnen met een verplaatsing naar koude opslag lijken me zeker aanwezig (minder beheer, minder warme opslag = kostenreductie), maar beperking van vindbaarheid voor gebruikers en voor AI op basis van een ingeschakelde bewaartermijn doen me twijfelen. Het is immers niet zozeer de noodzaak van het archiveren na een bepaald moment (ouderdom, einde behandeling of activiteit) of de inactiviteit van content zelf die de vindbaarheid voor gebruiker of AI prompt zou mogen belemmeren, maar beperking van de enorme hoeveelheid versies en de geldigheid of relevantie daarvan. En informatiebeheerders en archivarissen weten maar al te goed hoeveel inspanning het nog vraagt om die categorieën informatie tijdig te reduceren tot een handzamere datakluis.
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, schermafdruk Microsoft, kop afbeelding is gegenereerd met Ideogram
