Jumpstart je archivering in Microsoft 365!

Optimaal samenwerken volgens de (nieuwe) Archiefwet in Microsoft 365

Steeds meer organisaties ontdekken de kracht van oplossingen zoals SharePoint Online en Microsoft Teams. Door gebruikers centraal te stellen wordt samenwerken gestimuleerd en informatie beter gedeeld. Bij veel implementaties wordt echter onvoldoende aandacht besteed aan het beheer van documenten conform de WOO en Archiefwet en -richtlijnen. Daardoor moeten documenten veelal achteraf met de hand in een DMS worden veiliggesteld. Dit is een zeer tijdrovende klus. Dit is onnodig en kan anders.

Krachtige combinatie van gebruiksgemak en archivering/vernietiging by design

Content Strategy en eric burger document management hebben een Microsoft 365 aanpak ontwikkeld waarbij de voordelen van gebruiksgemak samengaan met het beter voldoen aan Archiefwet en regelgeving. De oplossing is gebaseerd op diverse best practices en biedt ondersteuning voor projecten, afdelingen en generieke processen zoals zaaksgewijs werken en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming. Selectielijsten, metadataschema(s) en versiebeheer maken integraal onderdeel uit van de oplossing wat resulteert in overzichtelijke implementaties en snel kunnen behalen van resultaten. De enige technische randvoorwaarde voor deze aanpak is dat uw Microsoft 365 platform beschikt over een provisioning oplossing en over MS365 E5 licenties.

Onze heldere stap-voor-stap aanpak

• Op basis van een intake bespreken we met welke best practices we aan de slag gaan en wie we moeten betrekken. Bij de intake bespreken we ook een aantal basisonderdelen waaronder de selectielijst, metadataschema(s), versiebeheer, etc.
• Vervolgens scherpen we iedere implementatie in een drietal workshops aan met gebruikers en informatiebeheerders.
• In de derde workshop wordt het resultaat gepresenteerd. De inrichtingen worden zo opgeleverd dat uw Microsoft Partner deze inrichtingen kan implementeren, onderhouden en via provisioning beschikbaar kan stellen voor gebruik
• Door het actief betrekken van gebruikers en informatiebeheerders in de workshop is er al veel aandacht voor adoptie. Vast onderdeel van de aanpak is een instructie  in het gebruik en beheer van de inrichtingen.

De voordelen op een rij

• Beter voldoen aan de huidige Archiefwet en voorbereid op de nieuwe Archiefwet
• Hoge gebruikersacceptatie doordat de gebruiker centraal staat
• Betere samenwerking door gemakkelijker delen van documenten
• Centraal in Microsoft 365 de archivering beheren
• Best practice implementatie inclusief selectielijst en metadatering
• Eenvoudig onderhoudbare omgeving voor uw Microsoft Partner

Neem contact op met:

eric burger document management is een informatie-governance en recordmanagement specialist met een focus op Microsoft 365 en SharePoint.
www.ericburger.nl

Content Strategy is expert op thema’s als digitale transformatie, digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. Wij helpen organisaties om de informatiehuishouding op orde te krijgen waarbij de gebruiker centraal staat
www.contentstrategy.nl