Let op, deze blog gaat niet over archiveren of recordsmanagement. Zoals deze van 2024 ook niet over archiveren van teams en teams kanalen ging. Het is uiterst verwarrend dat Microsoft 365 nieuwe functionaliteiten introduceert onder onhandige benamingen. Microsoft Archive, in 2024 geïntroduceerd, is bedoeld om sites, maar inmiddels ook losse bestanden naar een ‘koude opslag’ van de tenant te verplaatsen, om daar tegen gereduceerde kosten beheerd te blijven. De mogelijkheid voor koude opslag van individuele bestanden, mappen en documentensets is nu in preview beschikbaar.
Microsoft 365 Archief
De documentatie maakt dan wel duidelijk wat Microsoft Archive / Archief te bieden heeft, maar het kan niet anders of het gaat een hoop verwarring en misverstanden geven. Microsoft Purview Records Management en Gegevenslevenscyclusbeheer zijn dus voor de noodzakelijke archivering en kunnen bewaartermijnen toevoegen. En Microsoft Archive kan – met handhaving van deze termijnen – SharePoint teamsites en bestanden toevoegen aan een goedkopere opslag van de tenant. Omdat heel veel content in Microsoft 365 tenants na korte termijn nauwelijks nog geraadpleegd wordt, kan zo’n koude storage flink opleveren.
Het aantrekkelijke is bovendien dat vrijwel alle functies blijven werken, zoals retentie en eDiscovery van Purview en ook search in Microsoft Search, zie ook de FAQ. Een ander kenmerk is dat Copilot geen informatie meer zijn antwoorden zal opnemen uit deze koude storage. Let op dat sites die als ‘kanaal-sites’ verbonden zijn met privé- en gedeelde kanalen niet in deze koude storage kunnen worden opgenomen, maar de hoofd-site bij dat team dan weer wel.
Inhoud die in Microsoft Archive is opgenomen kan daaruit ook weer hersteld worden naar de standaard ‘warme’ omgeving. Er is een vertraging in tijd om rekening mee te houden en herstel moet ook betaald worden.
Microsoft Archive op document niveau
Ik heb het Microsoft Archive geactiveerd in mijn tenant en krijg daardoor nieuwe functieknoppen aangeboden in het SharePoint beheercentrum (voor koude opslag van hele sites) en in de documentbibliotheken van de sites voor koude opslag van individuele bestanden, al dan niet op map of documentenset niveau.
Voor SharePoint beheerders is er een knop ‘Archief’ bij gekomen in het overzicht Actieve sites. En verder spreekt het hulpscherm voortdurend van ‘archiveren’. Als je weet wat je doet is het niet erg, maar ik vind daar wat van. SharePoint beheerders kunnen een site in koude opslag ook net als andere sites gewoon verwijderen zolang er geen retentie uit Purview is aangebracht. Teams- en SharePoint beheerders moeten zich ook bewust zijn dat er alleen SharePoint sites en -content onder de Microsoft Archive werking vallen en dat dan dus de kanaal berichten, mailboxen en andere inhoud in het team niet meegaat.
In documentbibliotheken is er na activering van Microsoft Archive ook een functie bijgekomen, “Archiveren”, met een archiefdoos symbooltje – Ikidyounot:
Die functie voor losse bestanden werkt precies zo voor hele SharePoint mappen tegelijk of voor documentensets, de dossier functie in SharePoint.
Positief nieuws
Los van de naamgeving: goedkopere opslag met Microsoft Archive is zeker bij lange termijn retentie met behulp van retentielabels aantrekkelijk. Dus bedenk voortaan als Microsoft 365 informatiebeheerder, – recordsmanager, SharePoint beheerder: retentie is archiveren en archiveren is goedkoper opslaan… Anderzijds: die opslag doet verder niets voor duurzaamheid van bestandsformaten en verandert weinig aan de rol van bestaande eigenaars en beheerders in SharePoint. Wie op zoek is naar lange termijn preservering onder betere condities vindt juist de laatste maanden positief nieuws van de aanbieders van (pr-)e-depots: zowel Preservica als DiVault hebben eindelijk de weg naar verbinding met SharePoint en Teams gevonden, chapeau allebei! Omdat we ook willen dat informatie die het waard is na jaren nog leesbaar blijft.
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
