Een week geleden publiceerde het ACOI zijn Advies over de archivering van concepten bij overheidsorganisaties (29-01-2026). Het advies, op verzoek van de minister van OCW is tot stand gekomen in samenwerking met de Rijksarchivaris. De noodzaak voor dit advies is, zo schrijft het ACOI in het eindproduct, vooral ingegeven door motieven van financiële aard:
“Doen we hier niets aan, dan betalen we een hoge prijs. Dan nemen de kosten voor het informatiebeheer exponentieel toe. Dan zijn ambtenaren nog meer tijd kwijt met het zoeken naar informatie voor hun werk. Dan duurt het beantwoorden van vragen en Woo-verzoeken van de samenleving te lang. En tot slot zijn arbeidsintensieve bewerkingsslagen nodig om de juiste (dat wil zeggen: de blijvend te bewaren) informatie over te brengen naar de archiefdiensten.”
Ik vroeg me af in hoeverre de door ACOI gehanteerde definities en adviezen goed toepasbaar zijn in organisaties die conform Archiefwet en Woo hun informatiehuishouding op orde zouden moeten hebben en gebruikmaken van samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft 365.
Een hoge prijs
Ik citeer hierboven de motivatie voor het advies uitgebreid, ook omdat ik denk dat daar wat op valt af te dingen. Dat het bewaren van concepten de kosten van informatiebeheer zo doet toenemen is zeker waar en organisaties hebben in het verleden hun fileshares, in het heden hun samenwerkingsomgevingen (vooral Microsoft 365), gigantisch zien groeien. Maar diezelfde organisaties hadden ook jarenlang niet of nauwelijks opgeruimd in die fileshares (en zitten nog steeds met de gebakken peren) en zijn – gedeeltelijk en pas recent -aan de slag gegaan om hun samenwerkingsomgevingen van bewaartermijnen en lifecyclemanagement te voorzien. Dat informatiebeheerders nog steeds uit hun opleidingen meenemen dat veel informatie daar ‘niet archiefwaardig’ zou zijn en daardoor een andere behandeling waardig, is tot op de dag van vandaag een drama voor de kijk op oplossingen voor opruiming van al die informatie buiten het document management systeem. Archiefvernietiging is een ambtelijk ritueel, alleen uit te voeren in het Echte Archiefsysteem. Maar alle documenten – ja ook concepten – zijn documenten en dienen te worden beheerd onder termijnen voor tijdige verwijdering en/of bewaring en vernietiging – anders komen we er nooit meer van af.
Verder: de suggestie dat ambtenaren zo lang naar informatie moeten zoeken omdat er zoveel concepten zouden zijn is misschien waar, maar heeft denk ik minder met de conceptfase in zijn algemeenheid, maar meer met de processtatus van het document te maken. Daarover straks meer. Ook de vertragingen in beantwoording van Woo-vragen lijken mij niet geheel en zeker niet alleen maar op te hangen aan de concepten berg: daar zijn wel degelijk ook heel andere oorzaken in het geding, zoals trouwens ook het ACOI zelf signaleerde.
Tot slot, dat de overbrenging naar archiefdiensten belemmerd wordt door de hoeveelheid concepten vanwege ‘arbeidsintensieve bewerkingsslagen’ is niet bepaald iets van het digitale tijdperk, zoals de archiefbewerkers van papieren archief zeker zullen kunnen bevestigen. Digitale overbrenging van DMS naar e-depots komt met geheel eigen digitale problematiek waarvan de voorbereidingen soms vele jaren in beslag nemen. En bovendien: heeft de archiefgemeenschap zich met haar selectielijsten voor mailboxarchivering niet een geheel zelf aangerichte tsunami van berichtjes, concepten (reken maar van yes) èn trivialiteiten op de hals gehaald?
Je hebt concepten en concepten
Het ACOI definieert concept en hanteert daarbinnen weer verschillende concept begrippen, ik citeer (cursief):
- Concept: elke documentversie vóór de (eventuele) eindversie.
- Sleutelversie: versies die rijp zijn voor besluitvorming. Dit blijkt uit het feit dat zij voor een reactie of akkoord worden gedeeld met de politieke of ambtelijke leiding of andere mensen in sleutelfuncties;
- Werkversie: alle andere versies.
Interessant is dat ‘versies die met mensen buiten de organisatie zijn gedeeld om input of feedback op te halen’ door ACOI worden beschouwd als zelfstandige documenten, niet als concepten. Dat onderscheid wordt voor een verzonden attachment al ingewikkeld vast te houden, maar lijkt me bij een verzonden link (je weet ‘t: ‘niet mailen maar delen’, toch?) echt problematisch. Want dan hebben we het technisch nog steeds over hetzelfde document, maar dan met daarin reacties en opmerkingen en wijzigingen van binnen en buiten de organisatie. Wat in een samenwerkingsomgeving leidt tot een nieuwe technische versie van datzelfde document. En toch stelt het ACOI: “Dergelijke ‘consultatieversies’ beschouwen wij niet als concepten, maar als zelfstandige documenten die een apart proces dienen. Ook de betreffende externe reacties zijn geen concepten, zelfs niet als dit gebeurt in de vorm van tekstuele voorstellen in de consultatieversie.” Want: “het gaat hier om zelfstandige, inkomende documenten.”
Dus extern, voor consultatie gedeelde versies van documenten zijn zelfstandige documenten, ook als ze technisch onderdeel uitmaken van de versies van een document. Datzelfde geldt volgens het ACOI ook voor intern gedeelde versies van documenten, maar alleen wanneer deze “rijp zijn voor besluitvorming, wat blijkt uit het feit dat ze gedeeld zijn met sleutelfunctionarissen voor bespreking, voor een reactie of een akkoord.”
Implementeren: sleutelfunctionarissen en informatieknooppunten
Het ACOI komt gelukkig met implementatie-adviezen, ook “omdat de minister expliciet gevraagd heeft rekening te houden met de uitvoerbaarheid”.
Die ‘sleutelfunctionarissen’ zijn dus nogal mede bepalend voor de vraag wel/niet bewaren van concepten. In het kader van de toepassing van archiefselectielijsten zoals voor mailbox bewaring zouden organisaties deze al moeten hebben onderkend. Ook indicatief voor wel/niet bewaren zijn de zgn. ‘informatieknooppunten’ die vaak in selectielijsten zijn benoemd, denk daarbij aan het College van B&W, een bestuursraad, een managementteam en externe overleggen op dit niveau. in Microsoft 365 kan Purview met behulp van ‘adaptive scopes’ sleutelfiguren markeren om hun mailbox van passende termijnen te voorzien. Dezelfde functionaliteit wordt ingezet om typen teams te onderscheiden waarvan de bewaring strikter te regelen is.
Voorts adviseert het ACOI dat systemen idealiter toestaan om het document te volgen: “Een gecontroleerde omgang met sleutelversies is het beste te realiseren in zogenoemde ‘zaaksystemen’”, zegt het advies. Nu beschikken niet alle organisaties over zo’n ‘zaaksysteem’ en weet ik dat waar ze wel in gebruik zijn heel veel stukken nooit – en zeker die concepten niet – daarin terecht komen. Natuurlijk zien we bij organisaties die zaaksystemen in gebruik hebben dat definitieve versies voor onder andere bestuurlijke besluitvorming, ondertekening, verzending via post of permanente bewaring (of alle vier) daarin vaak opgenomen moeten worden, omdat ze anders niet afgehandeld kunnen worden.
Waar de sleutelversies deel uitmaken van een vergaderdossier zou, aldus het ACOI, ook op het niveau van het gremium kunnen worden gearchiveerd, dus per vergaderdossier zeg maar, in plaats van het op het individuele document. Daarvoor is een zaaksysteem niet vereist en bij afwezigheid daarvan zou dat, afhankelijk van de procedure, ook goed in SharePoint kunnen worden geborgd.
Het ACOI adviseert deze sleutelversies te ‘bevriezen’ in een duurzaam formaat als PDF-A. De suggestie in het advies dat daardoor het document is veiliggesteld en niet meer gemakkelijk kan worden gewijzigd of verwijderd laat ik even voor wat het is. Ik dacht dat we het PDF-en voorbij waren en informatiebeheerders zullen weten dat het noch een garantie tegen mutatie, noch tegen verwijdering is. Daarvoor zal je systeem recordsmanagement functionaliteiten moeten aanbieden. Dan kan je meteen het geadviseerde vernietigingsproces (“zoveel mogelijk geautomatiseerd”, aldus het ACOI advies) meenemen bij de inrichting. De meeste organisaties waarvoor het advies van toepassing is werken al jaren in een Microsoft 365 omgeving waarin deze geadviseerde bewaring en vernietiging prima te regelen is.
Het advies voor organisaties met een ‘doorsnee document management systeem’ of ‘samenwerkingsruimte in de cloud’ om concepten van documenten over mappen met herkenbare labels of naamgeving op te delen naar gelang hun status als ‘documenten die naar sleutelfunctionarissen gaan’ of als ‘werkversie’komt me buitengewoon onpraktisch en archaïsch over. Het versiebeheer van Microsoft 365 is geavanceerd en naar wens nader aan te passen aan behoeften voor behoud èn opruiming van versies. Dat daar ook functionaliteit is om juist de via links gedeelde versies te behouden is omdat de problematiek uit het advies niet tot Nederlandse overheid is beperkt. Ook het advies de verwijdering niet handmatig door de gebruiker, maar als ‘gecontroleerde vernietiging’ door informatiespecialisten te laten uitvoeren komt bekend voor uit de Purview functionaliteiten voor Microsoft 365 recordsmanagement.
Tot slot
Overheidsorganisaties slepen hun documentaire geschiedenis met zich mee, migratie na migratie. “Het zijn hier een stel hoarders”, krijg ik echt meer dan eens te horen. En organisaties komen er ook achter dat documenten – sleutelversie of niet – die niet tijdig vernietigd waren, wel degelijk deel uit moeten maken van te leveren informatie bij Woo-verzoeken. De sleutel voor de oplossing ligt niet in een afzonderlijk systeem voor bewaring, maar in samenwerkingssystemen met ingebouwde oplossingen voor bewaring én tijdige gecontroleerde vernietiging, Archiving-by-design dus. Dat geldt als eis voor de samenwerkingssystemen van vandaag èn ook voor die van morgen.
—
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Bing Image Creator
