Twee grote wijzigingen in het aanbieden en archiveren*) van chats uit privé kanalen in Microsoft Teams worden op dit moment ook in jouw tenant doorgevoerd. En dat betekent dat Microsoft 365 -functioneel beheerders, -recordsmanagers en adoptieconsultants alert moeten zijn en wellicht actie ondernemen. Je leest er alles over in Bericht-Id MC1134737 van het Berichtencentrum (laatst bijgewerkt 27 januari jl.) in je tenant en de eerdere aankondigingen in Microsoft Teams Blog.
Wat zijn de belangrijkste veranderingen? Microsoft werkt jullie Teams privékanalen bij door privékanaal chatberichten te migreren van de gebruikers mailbox naar groeps mailboxen, de limieten te verhogen naar totaal 1000 kanalen per team en 5000 leden per kanaal, het plannen van vergaderingen mogelijk te maken en retentie (door Bewaarbeleid/retention policies) te consolideren op team-/groepsniveau.
Wat houdt dit allemaal in voor informatiebeheer?
Teams chat slaat van individuele chat en van kanaalberichten een compliance kopie op in een verborgen map van respectievelijk individuele- en groepsmailboxen in Exchange. De Teams privékanalen sloegen tot voor kort hun compliance kopie op in de mailboxen van de in dat privékanaal deelnemende gebruikers. Dit nu gaat veranderen: Microsoft migreert die chat naar groepsmailboxen. Deze migratie zou volgens de laatste berichten in februari 2026 zijn afgerond.
Dat heeft twee belangrijke gevolgen:
1. Als compliance regels (denk aan: Bewaarbeleid/Retentionpolicies, eDiscovery hold, Data Loss Prevention, OCR beleid of een eDiscovery case) zijn toegepast op chat in privékanalen, dan blijft de regel weliswaar van toepassing voor wat betreft een lopende hold of retentie in de chat map van een gebruikers mailbox, maar zal het daar geen nieuwe privékanaal chat meer raken.
2. De chat in privékanalen zal in hun nieuwe locatie in die groepsmailboxen niet zomaar onder een compliance maatregel vallen als die niet expliciet is gericht op die locaties. Die moet dan dus opnieuw ingesteld. Houd er rekening mee dat beleid dat is toegepast op de teamgroep van toepassing kan zijn op alle kanalen in het team.
Meer in detail
Bewaarbeleid/Retentionpolicies: Dit beleid wordt ingesteld in Purview>Gegevenslevenscyclusbeheer> Beleid>Bewaarbeleid. Privé kanaalberichten die al eerder onder een retentionpolicy waren behouden, blijven ook voor de ingestelde duur gearchiveerd (“Bestaande private channel-beleid blijft van kracht en bewaart alle opgeslagen berichtgegevens in gebruikersbrievenbussen.”) Het betekent ook dat als er al retentionpolicies waren ingesteld voor standaard kanaalberichten, dit beleid nu ook voor de privé kanalen zal gelden en er geen aparte regel voor hoeft te worden aangemaakt als voorheen. Maar ook dat er dus geen afzonderlijk Bewaarbeleid kan worden aangemaakt als dat al de bedoeling zou zijn geweest!
eDiscovery: een eDiscovery hold op chat berichten, om juridische redenen of als onderdeel van hotspot-archivering, moet dus zorgvuldig toegepast worden op de locaties waar je chat wilt zoeken en vinden (met keyword search “kind:im” of “kind:microsoftteams”. De 2e query is nauwkeuriger, de 1e neemt ook voicemail en oude Skype berichten mee is mijn ervaring). Na de migratie “wordt de nieuwste versie van de berichtgegevens van het privékanaal uit de mailbox van elke gebruiker verplaatst naar de groepsmailbox van het privékanaal. Bewerkingen van berichten en verwijderde berichten worden niet gekopieerd naar de groepsmailbox.” Microsoft adviseert om voor een compleet beeld “zowel de gebruikersmailbox als de groepsmailbox op volledige gegevens op een privékanaal” te onderzoeken in de zoekslag. Let op: een hold is een snapshot van één moment. Het kan dus betekenen dat als je de voorwaarden van die hold later nog eens wilt toepassen, je wel moet zorgen dat de query eventueel wijziging nodig heeft.
Data Loss Prevention: DLP-beleid gericht op de teamgroep omvat nu ook de privékanalen waar het voorheen nodig was individuele gebruikers te targeten met beleid.
Optical Character Recognition (OCR): Deze Purview functie kan – tegen extra kosten – afbeeldingen scannen op gevoelige informatie om daarop compliance maatregelen (retentie, DLP, sensitivity labeling, insider risico management) van toepassing te verklaren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan scans van paspoorten e.d. Ook bij deze functie is het nodig bestaand beleid te evalueren, omdat chat in privékanalen nu onder de groepsmailboxen valt.
Andere relevante wijzigingen
Het maximum aantal privékanalen per team is niet langer 30. Ze maken nu deel uit van het maximaal toegestane aantal kanalen (standaard, privé, gedeeld) van 1000 stuks per team. Indien alle kanalen van een team dus privékanalen zijn, heb je in totaal maximaal 1000 privékanalen in een team (of 999 als het eerste algemene kanaal een standaard kanaal is). Houd er nog steeds rekening mee dat al deze privékanalen wel elk hun eigen teamsite voor documentopslag creëren. Verder kunnen privékanalen nu maximaal 5000 leden bevatten in plaats van 250. En kunnen vergaderingen nu worden gepland in privékanalen. Wijzigingen in de limieten voor privékanalen en de vergaderplanning volgen begin maart 2026 volgens laatste berichten.
Heeft dit gevolgen voor eindgebruikers?
Volgens Microsoft zouden gebruikers “tijdens de migratie dubbele zoekresultaten kunnen zien in Teams-zoekopdrachten; beide links verwijzen naar dezelfde inhoud in Microsoft Teams.”
Hoe weten beheerders wanneer de migratie achter de rug is?
De migratie kan voor elke tenant op verschillende tijdstippen beginnen of eindigen tijdens de uitrolperiode en kan, afhankelijk van de tenant, enkele weken duren. Om de voortgang te volgen, is er een nieuwe PowerShell-opdracht beschikbaar waarmee tenants kunnen controleren of hun migratie is gestart of voltooid:
Get-TenantPrivateChannelMigrationStatus -TenantId <tenantId>
—
*) ‘archiveren’ in dit artikel op te vatten als het behouden van de chatberichten voor een bepaalde periode. Na afloop worden de berichten automatisch verwijderd, er is i.t.t. retentielabels geen vernietigingslijstfunctie. In Microsoft terminologie is ‘archivering van kanalen’ iets anders, nl een functie om kanalen op ‘alléén-lezen’ te zetten. Meer daarover in deze blog.
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
