We hebben gezien wat je moet doen om je SharePoint implementatie te laten mislukken, maar hoe kunnen we succesvol records managen in SharePoint? Daarom nu acht tips om je recordsmanagement implementatie in SharePoint 2013 te laten slagen!
1. Analyseer je werkprocessen
Het blijft verbazen hoe organisaties en bedrijven zich in SharePoint storten ‘like there’s no tomorrow’. Men begint ‘gewoon’, vaak als experiment. Maar welke processen wil je gaan ondersteunen? Wat hebben die processen gemeenschappelijk, waarin verschillen ze? Alles wat je aan ondersteuning generiek ontwerpt kan straks op veel verschillende plaatsen worden ingezet. Het voorkomt ook dat er oplossingen voor een specifiek proces worden ingekocht die slimmer ingericht de gehele organisatie ten goede zouden kunnen komen. Over processen en oplossingen gesproken: heeft de organisatie voldoende aan een paar generieke team-site templates of zijn er veel gestructureerde processen die een zaakgerichte oplossing uit de markt rechtvaardigen?
De structurering van processen in SharePoint is zeker medebepalend voor de wijze van archivering en die eerste analyse gaat dus vooraf aan een archief oplossing in SharePoint. Overigens: vastlegging en archivering maakt deel uit van vrijwel ieder administratief proces, maar wordt vaak beschouwd als ‘iets om later te regelen’. Als er al bewust aan wordt gedacht… Wel zullen voorwaarden voor archivering moeten worden ingebed in de inrichting van SharePoint voor die processen. Dus niet pas als het systeem in productie is, maar ook in deze eerste fase is een multidisciplinaire aanpak vereist.
2. Analyseer je volumes
De maximale capaciteit en grenswaarden van de verschillende onderdelen van SharePoint – sitecollecties, site, bibliotheken – zijn in de loop van nieuwe releases behoorlijk verruimd. Ik hoor daar nog wel eens misverstanden over. Check voor actuele waarden de technet-pagina’s van de te implementeren SharePoint versie. Desalniettemin moet je een goed beeld hebben van de te verwachten volumes in je SharePoint omgeving. Wat stroomt initieel in door migratie, wat is de te verwachten jaarlijkse aanwas? Ook het ‘afromen’ van bibliotheken door periodieke archivering naar het recordcenter/recordcentrum moet daar in worden betrokken. Ik zie nog steeds SharePoint ontwerpen voorbij komen die wat betreft schaal en schaalbaarheid los lijken te staan van de realiteit.
3. Bepaal een minimaal vereiste basis architectuur voor archivering
Sharepoint biedt out-of-the-box verschillende mogelijkheden voor archivering. Eerst is de vraag aan de orde aan welke eisen archivering voor de organisatie minimaal moet voldoen. Is bij een SharePoint Online implementatie archivering in de cloud een acceptabele oplossing? Is opslag in Dublin of, straks, Nederland acceptabel? Zo niet, zijn de gevolgen van een hybride oplossing – van SharePoint Online en on premises – voldoende onderzocht? De beperkingen die daarbij tussen cloud- en on premises versie 2010 bestonden zijn weliswaar deels beslecht, maar zijn ze überhaupt bekend bij de beslissers?
Maar ook in een on premises omgeving: in hoeverre is, uit oogpunt van beveiliging, beheer en schaalbaarheid vereist dat het recordcenter apart is gepositioneerd, niet alleen in een aparte sitecollectie maar ook op een afzonderlijke server. Backup regime, adminrechten en audit trail zijn dan onder andere separaat in te richten en te beleggen.
4. Analyseer archiveringseisen
Moet het mogelijk zijn dat gebruikers handmatig e-mailberichten en/of attachments toevoegen aan dossiers voor archivering? Moeten (alle?) documenten in PDF/A worden gearchiveerd? Moet papieren post via scanning en OCR kunnen worden toegevoegd aan dossiers? Moet worden geborgd dat deze poststukken als records niet zijn te muteren of te verwijderen? Moeten dossiers aan elkaar kunnen worden gerelateerd? Is er gedacht aan de aanvullende tooling die voor al deze functionaliteiten noodzakelijk is? Is de beschikbaarheid in SharePoint Online van eventuele gewenste aanvullende software, voor welk doel dan ook, maar bijvoorbeeld ook voor zaakgerichte archivering wel onderzocht in de markt?
5. Kies een archiveringsscenario dat past bij de processen en archiveringseisen
Wat betreft verschillende oplossingen voor archivering, ongeacht Online of on premises versie: er zijn minstens drie out-of-the-box scenario’s beschikbaar. Dus nog los van oplossingen die door ook Nederlandse leveranciers inmiddels op de markt zijn gebracht. Voor alle scenario’s geldt dat de organisatie bewuste keuzes moet maken voor het archiveren van major- en minor versies en metadata.
‘In-place records’: sinds de 2010 versie kan worden gekozen voor het inschakelen van ter plaatse archiveren. Een recordcenter is in dit scenario niet nodig, de records worden tussen en met de andere documenten bewaard. Het voordeel van dit scenario is dat de documenten en dossiers niet naar een afzonderlijke locatie worden verplaatst. In een scenario waarin archiefdocumenten dagelijks worden gebruikt zou dat een uitkomst kunnen zijn. Het heeft het nadeel dat de records niet in een afzonderlijke omgeving gemakkelijk onder een afzonderlijk functioneel, technisch en archivistisch beheer kunnen worden gebracht.
Recordcenter: wanneer de organisatie kiest voor archivering in een recordcenter zijn er ook weer vooraf keuzes te maken. Uitgaande van een recordcenter in een afzonderlijke sitecollectie geldt voor alle subscenario’s dat voor verzending naar het recordcenter:
1. op admin niveau moet worden gekozen voor resp. verwijdering, achterlaten van een duplicaat of een snelkoppeling op de oorspronkelijke locatie. Deze snelkoppeling leidt de gebruiker via een out-of-the-box waarschuwingspagina met link naar de locatie in het recordcenter.
2. het via de contenttypehub beschikbaar stellen van inhoudstypen en daar aan gekoppelde metadata in het recordcenter moet zijn geregeld. Metadata die niet via de contenttypehub zijn gedistribueerd naar het recordcenter, maar uitsluitend lokaal in een documentbibliotheek zijn toegevoegd, worden niet mee gearchiveerd. Dit stimuleert weliswaar eenduidigheid van metadatabeheer tot in het archief, maar moet voor site-eigenaren wel bekend zijn.
Subscenario: archivering gestuurd door contenttypes/inhoudstypen voor documenten en documentsets. In SharePoint maken dossiers en documenten gebruik van dezelfde rijke functionaliteiten van ‘inhoudstype’. Ook SharePoint consultants weten niet altijd van alle mogelijkheden en beperkingen af en zien ze alleen als een vehikel voor de Word-sjabloon. Inhoudstypen bieden krachtige functionaliteiten voor metadatabeheer, werkstromen en bewaartermijnen en – fasen (waarover een volgende keer zeker meer!). 
In een scenario met behoeften aan fijnmazig gereguleerde bewaartermijnen kan beleid op inhoudstype niveau worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan een afzonderlijke termijn voor ‘contract’ en ‘correspondentie’. Ook aan documentsets (dossier, verbijzondering van inhoudstype voor meerdere documenten) kunnen bewaartermijnen en fasering gekoppeld. Zo zouden alle documentsets afgeleid van een basistype voor ‘financieel dossier’ een termijn van zeven jaar kunnen mee krijgen. Dit subcenario is out-of-the-box in te richten.
Subscenario: archivering op basis van doel-bibliotheek in recordcenter. Dit scenario vereist geen maatregelen voor bewaartermijnen op inhoudstypen en documentsets. Mochten die er eventueel wel zijn, dan worden ze overruled wanneer termijnen zijn toegekend aan verschillende recordbibliotheken in het recordcenter. Hiermee wordt in het recordcenter een vangnet gecreëerd waarmee allerlei soorten documenten en dossiers, die niet afzonderlijk en vooraf waren gelabeled met een termijn, toch kunnen worden gearchiveerd. Deze bibliotheken met bewaartermijnen kunnen ook worden gebruikt om afzonderlijk te autoriseren archiefdelen te creëren.
Dit subscenario, minder complex dan het voorafgaande, heeft overigens wel onderscheidende metadata nodig om de geleiding naar de verschillende bibliotheken te automatiseren. Dat gebeurt aan de hand van regels in de zgn. drop-off library/afgiftebibliotheek, waarmee ook dit scenario geheel out-of-the-box is in te richten. Betekent wel dat die regels houvast moeten hebben aan een inhoudstype of metadataveld, bijvoorbeeld automatisch default toegekend op procesniveau.
6. Bepaal procedures, triggers en controles voor sluiten en archiveren van dossiers
SharePoint biedt standaard alleen een handmatige actie om verzending naar de afgiftebibliotheek in het recordcenter te verzorgen. Vanuit de afgiftebibliotheek is verdere afhandeling geborgd. Als een archiveringsprocedure bepaalt dat sluiten van dossiers wordt getriggerd door een status, besluit of andere actie of gebeurtenis, dan kan automatische archivering worden verzorgd door een werkstroom (te bouwen in SharePoint Designer of bijvoorbeeld Nintex). Op dezelfde wijze kan ook een kwaliteitscontrole of goedkeuring worden toegevoegd. Oplossingen voor zaakgericht werken/archiveren hebben dergelijke werkstromen ook wel tot onderdeel van hun product gemaakt.
7. Regel (goedkeuring voor) verwijdering
Aan de standaard audit rapportages is inmiddels een rapport van de vervallen items toegevoegd, zodat een overzicht van documenten en dossiers kan worden gemaakt die moeten worden verwijderd, of automatisch al waren verwijderd. Maar het voorleggen van vervallen dossiers aan een proceseigenaar is een procedure die in een werkstroom moet geregeld, tenzij het handmatig via mail wordt aangeboden. Ook in verwijdering van een selectie op basis van vernietigingsdatum is niet standaard voorzien. Ook deze taken komen in verschillende oplossingen voor zaakgericht werken/archiveren terug.
8. Wacht niet tot je in productie bent…
Wacht niet tot je in productie bent met nadenken over archiveren! Het automatiseren van archiveringshandelingen is bedoeld om efficiencywinst te behalen op administratieve handelingen. Dan wil je niet achteraf handmatig moeten corrigeren. Bovendien zijn inhoudstypen voor documenten en documentsets voor dossiers, zoals veel functionaliteiten in SharePoint, hiërarchisch geordend en kan je handig gebruik maken van overerving van metadata en andere functionaliteiten. Een functioneel ontwerp met aandacht voor archivering is dan zo gek nog niet.
