Acht tips om je SharePoint 2013 implementatie te laten mislukken!

In mijn cursusgroepen  wordt vaak wat gegniffeld om de sheet met governance- en recordsmanagement-risico’s bij SharePoint- en Office 365 implementaties (‘ik geloof dat wij dit allemaal hebben…’) maar mislukte SharePoint projecten vormen een dramatische kostenpost voor de organisatie en kunnen het vertrouwen van management en gebruikers in het platform doen verliezen. Natuurlijk is het dan gemakkelijk om dit te wijten aan de tooling. Maar waarom niet de hand in eigen boezem en er bewust aan werken om risico’s al vroeg in de ontwerp- en implementatie fase onderkennen? Daarom: acht tips om je SharePoint implementatie te laten mislukken!

1. Doe een SharePoint experiment!

Het moet gezegd, meestal begint ‘het SharePoint experiment’ bij afdeling ICT: ‘We hadden de licenties toch al in huis’. Wat volgt is dat SharePoint op experimentele basis voor eigen gebruik wordt ingezet. En erg goed bevalt. Natuurlijk bevalt het goed, eindelijk konden de documentatie van applicaties, de contracten met leveranciers en projectdocumenten zo worden opgeslagen en beheerd, dat de verschillende zoek- en weergavemogelijkheden de verschillende gebruikers op de afdeling voor het eerst goed bedienden. Maar al gauw wordt de grens tussen experiment en productie overschreden en worden documenten uitsluitend nog in SharePoint beheerd, zonder voorwaarden die zorgvuldig recordsmanagement aan de bewaring stelt. Niets mis met een experiment, maar waarom niet dezelfde zorgvuldigheid betracht, die bij de andere ICTprojecten ook van ontwerp-, implementatie- en test-fasen wordt vereist? Uit 2009, maar nog  steeds (!) waar:

‘Many IT executives view SharePoint as a shrink-wrapped product that can be installed and configured in hours or days. In fact, it cannot. SharePoint is truly an enterprise information platform and must be treated as such. That means SharePoint configuration work needs to be well-planned and designed-not conducted in an ad-hoc fashion.’

2. Ga aan de slag zonder vooronderzoek!

Aan de slag gaan met SharePoint vraagt om een ontwerp op basis van vooronderzoek. De template- en menugestuurde werkwijze van SharePoint maakt het mogelijk dat iedere leek met een druk op de knop een site kan aanmaken en documenten kan gaan opslaan. Dat is tegelijkertijd ook de zwakte van het product. Want als je niet weet wat de omvang en verwachte aanwas is van je documenthuishouding, heb je nog geen idee hoe je SharePoint zou moeten schalen voor je organisatie. SharePoint biedt met iedere nieuwe release betere voorwaarden voor grotere hoeveelheden documenten, grotere volumes data, grotere aantallen sites en sitecollecties. Het werken zonder vooronderzoek kan gemakkelijk leiden tot een inrichting die bij voorbaat op een te kleine leest is geschoeid. Wat is de jaarlijkse aanwas? Kunnen we dan uit de voeten met een site met documentbibliotheek voor dit proces, of moeten we uitgaan van een documentcenter? Is migratie van shares noodzakelijk? Wat kan en moet straks gearchiveerd worden? Check de grenzen aan volumes hier!

Naast volumes zijn de gewenste autorisaties van belang en mede bepalend voor de basale inrichting in sitecollecties, sites en bibliotheken.  Ook het aanbieden van functionaliteiten als search webparts kan bepalend zijn voor de schaal van een inrichting, omdat ze wel in een site, maar niet lager in hiërarchie, in een documentbibliotheek of documentset zijn weer te geven.

3. Vergeet die recordsmanagement applicatie!

Organisaties beschikken tegenwoordig vaak over een documentmanagement systeem en/of recordsmanagement applicatie waarin, vaak met enige moeite, documenten van belang worden opgeslagen. Dat doen organisaties om later op deze documenten te kunnen terugvallen wanneer verantwoording moet afgelegd of bijvoorbeeld bij juridische conflicten. Maar al te vaak worden deze systemen niet optimaal gebruikt. We verwachten dat medewerkers steeds zelfstandiger hun records opslaan, ook die e-mailberichten met belangrijke afspraken met leveranciers, met klanten, met aannemers, met toezichthouders etc. Maar de systemen en werkwijzen om dit gemakkelijk genoeg te kunnen doen falen nog altijd om medewerkers adequaat te ondersteunen bij de archivering van alle content die relevant is voor latere reconstructie. En de medewerker heeft geen tijd, geen belangstelling en geen toezicht. Het DMS of RMA wordt stilletjes afgedankt en vaak blijft alleen de archivering van papieren poststukken nog een tijd na dieselen…

Bij het in gebruik nemen van SharePoint vergeten we niet alleen het bestaan van deze archiefsystemen, we doen ook geen moeite meer om dezelfde waarborgen in te bouwen voor het behoud van records, als die systemen wel bieden.

4. Archivering is iets voor ‘later’

Recordsmanagement is een onderwerp dat niet na aan het hart ligt van de meeste propagandisten van ‘Het Nieuwe Werken’- , ‘BYOD’- en andere nog weer nieuwere concepten die digitaal werken centraal hebben staan. Gedreven door de concrete besparingen uit meters vloeroppervlak, verdwijnen archiefkasten en depots als sneeuw voor de zon. Oude vormen en gedachten, weg ermee. Maar vaak nog zonder zelfs een beeld van een concept van een digitale oplossing voor recordmanagement. De kennis en systematiek  van archiefmedewerkers of officemanagers om (papieren) documenten snel weer terug te vinden was ook reeds wegbezuinigd, zodat het vaak moeilijk is om een nieuwe digitale archiveringsmethode te ontwerpen.

Digitaal archiveren in SharePoint kan zonder meer vergaand geautomatiseerd worden, maar keuzes in het ontwerp zijn wel bepalend voor de mogelijkheden om deze efficiency winst voluit te benutten. Bovendien is ‘later beginnen’ vaak een voorwaarde voor een stuk functionele herinrichting, om documenten, dossiers en zaken op de gewenste manier in het SharePoint record center te krijgen. En aan dat alles gaat nog vooraf de basale keuze voor archiveren in de cloud of on premises.

5. Governance is een consultants dingetje

SharePoint is niet meer het documentmanagement systeem dat het exclusief domein was van de functioneel beheerder (die bovendien één van de weinigen in de organisatie was met kennis van archivering). SharePoint is niet alleen het intranet, dat het exclusief domein was van interne communicatie. SharePoint is niet het exclusief domein van ICT, van de business, of van bedrijfsvoering. SharePoint is te complex om door één onderdeel of bloedgroep te laten beheren. SharePoint kan alleen succesvol bestuurd door een governanceteam. Een governance-plan is geen garantie voor succes, maar, Microsoft liet nota bene over de succeskansen van het eigen product optekenen dat het ontbreken van een governance plan ‘a clear recipe for disaster’ is. Voor SharePoint 2013 verscheen zeer onlangs nog uitgebreide nieuwe guidance.

Beslissingen over inrichting, aanschaf van add ons of maatwerk kunnen niet geïsoleerd genomen, omdat ze zo snel raken aan allerlei functies. Bijvoorbeeld: waar search traditioneel het domein was van de intranet beheerder, zal nu ook de recordsmanager zich melden met eisen aan het vinden en weergeven van documenten en dossiers.  Begin er niet aan op de dag van in productiename, begin op de eerste dag van het ontwerp voor implementatie. Zorg dat iedereen elkaars taal leert begrijpen, want  – bij wijze van voorbeeld uit de praktijk – ‘metadata’ is niet iets van een andere planeet, maar essentieel voor het vinden, ordenen en kwalificeren van de informatie.

6. Metadata is te moeilijk

Het is iedere implementatie weer opvallend hoe zeer een generatie kantoorwerkers bepaald is door de beperkingen van shared drives, de mapjes in Windows Verkenner. We weten allemaal dat het ééndimensionaal opslaan van documenten ernstige beperkingen heeft. En dat we graag zowel zouden willen ordenen op die klantnamen als op contractuele documenten. Dat je in SharePoint alle documenten in het klantdossier automatisch van de klantgegevens kan voorzien, ieder nieuw contract automatisch als ‘contract’ kan labelen en aan de gebruiker de keuze kan laten voor de gewenste weergave is vaak nog een openbaring. De angst voor metadata is vaak de achterhaalde weerzin tegen het metadateren per document door de gebruiker.  Dat nu is bij een slimme inrichting niet meer nodig. Ook heeft iedere organisatie verschillende basissets aan essentiële, identificerende gegevens. Van objecten, van relaties, van processen, van documenttypen, van dossiers.  Ze liggen te wachten om gebruikt te worden en geautomatiseerd hun meerwaarde te leveren.

7. Ga op zoek naar een ander RMA!

Ik steek graag de draak met organisaties die hun aanbestedingen vergezeld laten gaan van vellen vol recordsmanagement eisen en natuurlijk ook de eis van NEN2082 compliance. Als recordsmanagement applicaties eenmaal in productie zijn, worden de zwaarste eisen vaak niet of nauwelijks nageleefd. Audittrails worden niet geconfigureerd, ‘want het systeem was niet meer vooruit te branden met audit aan’. Archiefmodules worden niet ingeschakeld, er wordt immers ‘toch niet gearchiveerd in het systeem’. Bewaartermijnen worden niet toegepast, relaties tussen dossiers niet gelegd, dossiers niet geëxporteerd naar een e-depot (‘we hebben geen idee hoe dat zou moeten, ook de inspecteur kan het niet precies uitleggen’). Het gebeurt allemaal. Terwijl SharePoint, zonder lastige maatwerkkoppelingen en met dezelfde gebruiksvriendelijkheid als de rest van het product meer archiveringsfunctionaliteiten biedt dan veel organisaties en bedrijven in de praktijk zullen gebruiken. Mocht je toch op zoek zijn naar een gecertificeerd product voor SharePoint, of kant en klare configuraties wensen voor zaakgericht archiveren, dan biedt de Nederlandse markt overigens inmiddels keus genoeg.

8. Vergeet de meerwaarde van hiërarchische principes

De kracht van SharePoint zit juist ook in de winst die te is behalen door consequent de hiërarchische principes in SharePoint toe te passen. Doordat implementaties nog steeds uit experimenten ongebreideld  groeien (tegen ‘SharePoint sprawl’ werd ook al in 2009 gewaarschuwd) wordt het SharePoint platform een aaneenschakeling van individuele sites, met als enige bindende element een gemeenschappelijke branding. Terwijl ook metadata, inhoudstypen en autorisaties centraal zijn te beheren en distribueren. Sinds SharePoint 2010 is met managed metadata en de contenttype hub  ook over de breedte van sitecollecties heen een centraal beheer en centrale distributie van metadata en inhoudstypen mogelijk. Niet alle SharePoint leveranciers zijn even goed thuis in de mogelijkheden van inhoudstypen (waaronder documentsets, het SharePoint equivalent van dossiers). Maar juist daar is met centraal beheer veel meerwaarde voor gebruikers (in documentcreatie, in dossiervorming, in archivering, in search) te behalen.