2012: blog gemist

2012 was voor mij het jaar van SharePoint, recordsmanagement en SharePoint-recordsmanagement. Als projectleider, functioneel adviseur en cursus/workshop leider heb ik met mijn expertise kunnen bijdragen in meer dan tien opdrachten. Met als hoogtepunt mijn deelname aan  de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas op uitnodiging van Microsoft Nederland, waar SharePoint 2013, SharePoint Online en Yammer centraal stonden.

Graag bedank ik langs deze weg een keer al de lezers van mijn blog. De statistieken interesseren me niet zo – er zijn ongetwijfeld sexier onderwerpen – maar het is fijn om terug te horen dat de weg naar mijn blog door geïnteresseerden en belanghebbenden wordt gevonden. Als jaarlijkse service naar de lezers lever ik ook deze keer weer mijn zap-service ‘Blog gemist’ naar de stukjes van 2012. Het ging snel dit jaar en sommigen ontwikkelingen haalden ook de actualiteit van mijn blog in. Waar nodig zal ik een en ander aanvullen, corrigeren of relativeren.

Eerste blog van 2012 was gewijd aan de verschillen in recordsmanagement functionaliteiten in SharePoint Online (in Office 365) en SharePoint 2010. Dat is dus zo’n onderwerp dat met de release van SharePoint 2013 achterhaald is geraakt. Wie straks, begin 2013, kiest voor Office 365, zal daarin een periodiek vernieuwde SharePoint Online aantreffen. Deze online versie is in relevante recordsmanagement functionaliteiten gelijk aan de  ‘on premise’ versie SharePoint 2013. En heeft dus ook een recordcenter. Waarmee de functionele bezwaren tegen archivering met SharePoint in de cloud zijn gereduceerd (en het gedoe rond de Patriot-act resteert…).

In februari schreef ik over audit-trail functionaliteit in SharePoint 2010. Meestal een must-have in aanbestedingen van recordsmanagement applicaties, maar daarna snel vergeten. In SharePoint zijn op verschillende niveaus voor verschillende onderdelen, zoals je recordcenter, audit-trails in te stellen voor het volgen van verschillende acties. Je komt dan ook voor de vraag te staan of je als organisatie bijvoorbeeld het zoekgedrag van medewerkers wil loggen. Interessante discussies kan dat opleveren.

‘Wachten of gasgeven’ was het thema van mijn blog in maart. Hoewel het gebrek aan recordsmanagement in SharePoint Online is gerepareerd, blijft het een strategisch vraagstuk: hoe perfect moet een oplossing zijn, wil ik er in mijn organisatie voor kiezen? Mag een oplossing ook minder dan 100% voldoen, ook als het om recordsmanagement gaat? Ik vind het een relevante vraag, juist ook in de hele NEN2082 discussie (zie verderop). Want is een minder perfecte oplossing waarin mensen prettiger werken en méér documenten en emails opslaan niet veel waardevoller voor een organisatie, dan een applicatie die 100% compliant is, maar waar niemand mee wil of kan werken.

Verfraaid met Instagram foto’s van eigen hand, was mijn bijdrage ‘Go tag yourself’ een poging om de functionaliteit voor tagging van de in het voorjaar voor android apparaten vrijgegeven app te verbinden met metadatering in  – bijvoorbeeld – SharePoint. Nog steeds kom ik SharePoint consultants tegen die denken dat taggen het nieuwe metadateren is.

Een oplossing die ook goeddeels lijkt ingehaald door de ontwikkelingen in SharePoint 2013 (Online en ‘on premise’) is de hybride combinatie van SharePoint Online en SharePoint ‘on premise’. Microsoft zelf schreef er een whitepaper over, waarin de nadelen en risico’s werden opgesomd. Interessant is dat Microsoft binnen een jaar niet alleen de belangrijkste recordmanagement issues in SharePoint Online oploste, maar ook een aantal problemen van die hybride constructie, waaronder de presentatie van gecombineerde search-resultaten uit een online en on-premise omgeving.

Vanuit mijn testervaringen met een SharePoint 2010 omgeving voor zaakgericht werken bij Gemeente Hengelo kon ik de ‘legal hold’ functionaliteit beproeven en beschrijven. In de 2013 versie is deze e-discovery functie verder ontwikkeld, maar een consequent gebruik van SharePoint 2010 voor het opslaan van documenten en relevante emailberichten zou het kostbare geworstel van organisaties en bedrijven om voor een juridische kwestie (rechtszaak, parlementaire enquete, andere interne of externe onderzoeken) kunnen beperken.

In juli gaf Microsoft de preview uit van SharePoint 2013. Voor recordsmanagement niet echt een grote verandering, maar e-discovery is aanzienlijk verbeterd, waarmee het belang van het kunnen terughalen van zowel records, als werkdocumenten en emailberichten wordt bevestigd.

In september berichtte ik over de effecten van BYOD – Bring Your Own Device – op recordsmanagement. Want aan één kant van de organisatie werken recordsmanagers zich uit de naad om te voorzien in compliancy – met Archiefwet of andere toepasselijke wet- en regelgeving, normen, gedragscodes  – en natuurlijk  in interne en externe verantwoording en risicomanagement. Aan de andere kant worden de iPads (‘het is nog een experiment’ ) massaal de organisatie binnengesleurd. En gaan we allemaal die bedrijfsdocumenten, bedrijfsemails, bedrijfsrecords lekker binnenhalen en opslaan in onze gmail-accounts, onze dropboxen en onze googledrives. In de consumercloud, met alle beperkingen, veiligheidsrisico’s  en gebrekkige voorwaarden van dien.  Begin december kwam ik terug op dit thema: het dictaat van de informatieconsument, waarover ik ook in het vaktijdschrift Od publiceerde.

Begin oktober bezocht ik Microsoft Nederland voor een deepdive in SharePoint 2013 functionaliteiten. De ontwikkelingen in onder andere search (integratie met FAST), synchronisatie, social en e-discovery zijn indrukwekkend en stimuleren vooral de acceptatie voor de eindgebruiker. Met synchronisatie naar off-line devices  èn professionele persoonlijke cloud-opslag (Skydrive Pro),  Facebook-achtige sociale functionaliteit en een interface die vooruitgrijpt op toenemend tabletgebruik wordt bewust gemikt op de jongere gebruikers. Op verschillende fronten ook een stap te ver voor de troepen uit, omdat organisaties nog niet allemaal klaar zijn voor zoveel social, BYOD en zo meer. En soms denk ik zelf ook, zorg nou eerst maar eens dat je in je organisatie behoorlijk je kostbare emailberichten kunt archiveren, dan komt dat taggen en liken later wel…

Vervolgens schreef ik mijn irritaties over de toepassing van de Nederlandse NEN 2082 weg in een blog die zeker goed gelezen is. Zowel in de gebruikersorganisaties als bij de leveranciers van recordmanagementapplicaties. Het huidige gebruik in aanbestedingen maakt dat de kopende organisaties en leveranciers de norm in een vreemde rondedans tot wet verheffen. Al is het dan een wet die niemand precies begrijpt. Vandaar dat ik een  – vergeefse –  oproep aan de archiefgemeenschap richtte. Maar inmiddels lijkt de norm wel zichzelf de das om te doen om te worden vervangen door nieuwere, internationale normen. Waarover later meer.

In november berichtte ik een werkweek lang (hier, hier, hier, hier en hier) vanaf de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Met een focus op Enterprise Content Management schuimde ik tientallen van de honderden workshops en presentaties af, op zoek naar nieuwe functionaliteiten en inzichten. Presentaties van Adam Harmetz van Microsoft SharePoint – over ECM –  en van Gimmalsoft – over recordsmanagement add ons – behoorden tot de inhoudelijke hoogtepunten. Maar zeker zo interessant waren de ontmoetingen met Nederlanders en Amerikanen,  zoals Don Lueders, uit de SharePoint praktijk. In 2013 volgen zeker nog meer blogs over SharePoint (2010, 2013, Online) en recordsmanagement.

Tot slot kwamen alle thema’s uit mijn opdrachten dit jaar – zaakgericht werken, recordsmanagement, SharePoint – nog eens mooi bij elkaar in een interview met lead software engineer Bjorn Huijbregts van Ettu. Hun eConnect suite omvat aanvullende modules voor onder andere zaakgericht werken en ontbrekende functionaliteiten voor recordsmanagement in SharePoint 2010.

Met plezier zal ik in het nieuwe jaar weer diensten verlenen op het gebied van digitaal werken en digitaal archiveren, met niet aflatende aandacht voor SharePoint en recordsmanagement.