Las Vegas – Jared Spataro, senior director van SharePoint, opende na een daverende muur van licht en geluid als keynote spreker de SharePoint Conference 2012 in Mandalay Bay Convention Center Las Vegas. Tienduizend aanwezigen uit zo ‘n 85 landen keken live toe, evenals iedereen die heeft afgestemd op de live feed vanuit de conference site. SharePoint 2013 wordt neergezet als een nieuw begin. Natuurlijk moet je aan een nieuwe release van een product dat we als jaren kennen een draai geven. En Jared durft te stellen: ‘SharePoint 2013, the end of a site based model and the beginning of a people centered paradigm’. Maar wat volgt in de keynotes, van SharePoint’s corporate vice president Jeff Teper, tot de oprichter en CEO van Yammer David Sacks, het is wel waar allemaal.
Eerste indrukken van deze keynote presentaties: de integratie van ‘social’ in SharePoint 2013 is overweldigend. En de gebruikerservaring, dat wil zeggen, de gebruiker van vandaag, die met verschillende apparaten, online en offline, altijd bij zijn werk wil kunnen, is meer dan voorheen afgestemd op wat die moderne gebruiker wil. Overal komen de knoppen ‘share’ ‘follow’ en ‘sync’ terug. De ‘drag ‘n’ drop’ functionaliteit oogst het eerste applaus van de dag. Volgens Teper hadden ze daar ook achter de schermen om gewed, maar het is vandaag de dag wel een minimumvereiste, willen we nog een beetje sneller dan voorheen die documenten en emails verplaatsen van de desktop, fileshare of waar vandaan naar SharePoint. Het combineren van persoonlijke informatie zoals taken in de exchange omgeving met taken in SharePoint, is een voorbeeld van het integreren van het persoonlijke werkdomein met het organisatiedomein. Ik denk dat die integratie tussen exchange – de Outlook mailbox, agenda, taken, contactgegevens etc. – en SharePoint niet ver genoeg kan gaan. Maar de weergave van al deze informatie in de nieuwe Windows 8 – achtige look van SharePoint 2013, was al indrukwekkend genoeg voor vandaag.
De demonstraties in SharePoint 2013 waren live gedurende de keynote van Teper. Aan het slot vertelde hij dat ze er voor hadden kunnen kiezen om de demo door een vette server achter het podium te laten verzorgen. Maar alles kwam rechtstreeks vanuit een Office 365 productieserver in een datacentrum in Amsterdam. Dat is dus op ruim dertien uur vliegen afstand van het podium. De boodschap was natuurlijk dat nu niemand meer mocht beweren dat cloudcomputing niet snel genoeg was.
De presentatie van Sacks, CEO van Yammer, benadrukte nog eens de veranderende kijk op samenwerking in bedrijven en organisaties. ‘Social’ niet als iets voor erbij, maar als manier om mensen te verbinden zodat ze beter in staat zijn tot ‘informed decisions’. Mensen raken meer betrokken bij het werk en kunnen de snelle veranderingen van vandaag beter aan. Ik vond dat wel een mooie uitleg van de meerwaarde. Maar inderdaad komt die meerwaarde ook pas als het mogelijk is om de functionaliteiten te integreren in de werkomgeving op het scherm. Yammer is tot heden te veel een tool ernaast, los van de inrichting van de werkomgeving, los ook van de documenten en stromen achter die documenten. De integratie zoals die nu gedemonstreerd werd maakt die combinaties wel mogelijk. Al moet ik zeggen dat ik de social mogelijkheden zoals ze nu reeds in SharePoint 2013 worden aangeboden, waarbij rond documenten de bekende Facebook-achtige functies worden aangeboden om te taggen, te delen, te becommentarieren en te volgen, in Yammer verder lijken te worden doorontwikkeld. Yammer gaat in SharePoint Online worden aangeboden zonder meerkosten.
Verder presenteerde Richard Riley twee interessante vernieuwingen op ECMgebied, search en ediscovery. Search heeft met de integratie van FAST een sprong gemaakt. Waar in MOSS 2007 tot heden in SharePoint 2010 toch vaak addons nodig zijn om search te optimaliseren (voor 2007 nog met faceted search, voor 2010 nog met documentpreviews) is er nu search met o.a. gepersonaliseerde suggesties (heb je eerder dit gezocht dan zal dit resultaat mogelijk weer voldoen) en deeplinks naar plaatsen in het document die direct voldoen aan je zoekvraag. Deze laatste gecombineerd met de preview uit FAST maaktbijvoorbeeld mogelijk om met een woord uit een powerpointpresentatie direct een preview van de PPT te krijgen die je zonder nieuw scherm of oorspronkelijke applicatie te openen kan inzien en door bladeren.
Ook ediscovery, voor de recordmanager een aanwinst heeft zo’n sprong gemaakt. Vergelijkbaar met het recordcenter, dat sinds 2007 bestaat, is er nu het Legal ediscovery Center, een site template om Legal holds aan te maken, via een menu gestuurde querie. Bijzonder is ook de werking van de zoekfunctie, die voor het eerst mogelijk maakt ook exchange en shared drives in deze querie te betrekken. Zo haal je binnen de kortste keren alle digitale informatie in een organisatie bij elkaar, wanneer een juridische kwestie daar om vraagt. En dan hoef je dus niet complete dossiers te lichten, maar kan je op basis van steekwoorden alle documenten doorzoeken en ‘on hold’ plaatsen die daar betrekking op hebben. Verder maakt de hold het doorwerken aan conceptdocumenten niet onmogelijk, doordat alleen de betreffende versie van dat moment in-place wordt geblokkeerd als legal hold.
Een andere keynote liet aan de hand van twee identieke omgevingen, één in 2010, één in 2013 zien hoe het upgraden in zijn werk gaat en hoe de omvang van de sites in 2013 is teruggebracht door nieuwe compressietechnieken en bijvoorbeeld de technische verbetering van versiebeheer. Van versies wordt niet langer het hele document bewaard, maar telkens alleen de wijziging. De presentatie liet op het scherm zien dat een omvangrijke SharePointomgeving, voor zo’n tienduizend gebruikers, aanzienlijk in volume terug kan worden gebracht.
Van deze keynotes kan je dus een en ander op de conference site terugzien. Morgen bericht ik je uit deepdive sessies van SharePoint specialisten over o.a. recordsmanagement, search en andere ECM functionaliteiten.
