Microsoft 365 recordsmanagement: archiefselectielijst dilemma´s

Een toenemend aantal Archiefwetplichtige organisaties, zoals gemeenten, ZBO’s en uitvoeringsorganisaties heeft Microsoft Purview ontdekt om hun ongestructureerde informatie in Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online meer compliant te maken. Met maatregelen voor meer veiligheid, vertrouwelijkheid, centrale vindbaarheid en archivering. Ik zeg zelf altijd bewust ‘meer compliant’. Consultancies die beloven dat u ‘volledig aan de Archief wet en de AVG gaat voldoen’ dienen enigszins gewantrouwd. Het gelijktijdig willen  – of eigenlijk: moeten – toepassen van eisen vanuit veiligheid, privacy, openbaarheid èn langdurige archivering leidt nu al tot tal van moeizame, soms onmogelijke afwegingen. En of je ook even e-mail- en chatberichten wilt archiveren. Maar dan weer niet die persoonlijke hè. We moeten teveel, teveel tegelijk en technologie moet ons daarbij maar helpen. Maar als we alleen al kijken naar de archiefselectielijsten van overheidsorganisaties, zelfs die die kort geleden nog zijn opgesteld en vastgesteld, dan blijft dat ‘voldoen aan’ een moeizame aangelegenheid, met of zonder Microsoft.

Archiefselectielijsten

Archiefselectielijsten zijn wettelijke archiveringsinstrumenten. Je kan niet zeggen dat je ze naar wens toepast. Omdat bewaartermijnen vaak weer zijn afgeleid uit andere wetgeving ontstaat er al gauw een complex geheel van regels voor veel bedrijfsprocessen. Zo kan het gebeuren dat één bedrijfsproces vier of vijf verschillende uitkomsten heeft (zgn. resultaattypen) en dat die op hun beurt afwijkende bewaartermijnen hebben. Waarbij het in dienstverlenende processen, waar dit veel aan de hand is, ook nog kan gebeuren dat die termijn dan weer zou moeten wijzigen door een bezwaar- of beroepsprocedure. Geen wonder dat voor deze dienstverlenende processen eigen applicaties en platformen, de zgn. zaaksystemen, op de markt kwamen en daar succesvol blijken.

De problemen ontstaan daar waar bedrijfsprocessen zich minder gestructureerd of meer projectmatig gedragen en die systemen te rigide blijken. Zoals in veel ondersteunende processen. Juist die informatie werd voorheen vooral op fileshares en inmiddels vaak in SharePoint Online opgeslagen. Nog steeds hebben we dan te maken met het detailniveau van handelingen in de selectielijsten, die bijvoorbeeld tot op documentniveau voorschrijven dat deze ‘na vervallen’ een bepaalde tijd bewaard moeten blijven. Of dat een onderzoeksrapport of ander kern document bewaard moet blijven, maar de ‘onderliggende stukken’ een andere termijn vereisen. Kan dat? Kan dat ook in SharePoint? Vragen die ik wekelijks krijg.

Oplossingen

Ja dat kan in Microsoft 365. En afhankelijk van licenties kan het meer of minder geautomatiseerd. Als je te maken hebt met documenttypen die een afwijkende termijn hanteren zou je die met een inhoudstype in SharePoint kunnen aanbieden als documentsjabloon, indien nodig met een metadataveld (kolom) en waarden die de status van het document (‘actief’, ‘vervallen’) reflecteren. Met Purview kunnen retentielabels automatisch dergelijke combinaties van inhoudstype en waarde traceren en archiveren.  Zie bijvoorbeeld optie 2 in deze blog van Joanne C. Klein. Het kan, het is standaardfunctionaliteit. Automatische archivering wordt aangeboden onder de E5 danwel E3+E5Compliance of E3+E5InformationProtection&Governance licenties.

Belemmeringen

Dit werkt – bij een meer gestructureerde manier van werken. Het is met standaard functionaliteit en configuratie op te lossen. Let wel; functioneel op te lossen. Kijken we naar gebruikersgedrag in organisaties, dan vallen een paar dingen op:

• In veel organisaties werden – en worden – deze documenten op fileshares opgeslagen in mappen. Het verschil tussen documenten kan veelal alleen uit documentnamen worden opgemaakt. Als er al een documentmanagementsysteem is, slaat men dat ene ‘belangrijke’ stuk wel op in dat systeem. Natuurlijk blijft een fileshare dan achter met duizenden onbeheerde documenten, inclusief de kopieën van die zo belangrijke stukken. Vaak dan nog wel met map en al gedumpt in een fileshare map ‘Archief’ of ‘Oud’. Het zorgvuldig vernietigen van kopie stukken in het DMS heb ik al eens ‘het ambtelijk ritueel van archiefvernietiging’ genoemd. Gemeenten en andere Archiefwetplichtige organisaties puilen daardoor digitaal uit van de onbeheerde fileshares.
• Als we deze situatie verplaatsen naar SharePoint Online dan zie ik vaak weinig wijziging in het opslag gedrag van de medewerkers. Sterker nog, door SharePoint-synchronisatie toe te staan werkt men feitelijk op de oude voet net zo ongestructureerd verder in de Windows Verkenner. Wat iedere vooruitgang naar meer structuur, bijvoorbeeld door metadata en inhoudstypen, behoorlijk in de weg staat. Organisaties hebben die synchronisatie toegestaan omdat het gebruikers faciliteert in het oude gedrag, ze daardoor ‘mee kunnen komen’ in de gang naar de Microsoft cloud. Voor OneDrive begrijp ik de meerwaarde nog wel. Maar los van de onveiligheid (‘ineens was alles weg’, ‘Verkenner was vol, toen heb ik alles verwijderd’, laptop kwijt, gestolen, etc. ) is dit de dood in de pot voor een meer gestructureerde en daarmee meer compliant documentopslag.
• Pogingen om gebruikers tot map- en documentniveau te dwingen in een vaste structuur te werken zijn tot nu toe alleen geslaagd bij die bedrijfsprocessen die èn dienstverlenend aan de burger zijn èn die de medewerker volop ondersteunen in zijn of haar overzicht van het bedrijfsproces. In ondersteunende processen, zelfs die waarvan je verwacht dat de medewerker alle baat heeft bij structuur (ik denk aan o.a. contractbeheer, inkoop, onderzoek) zie je de acceptatie en zorgvuldige toepassing veel minder.

Archiveren, in SharePoint Online – om beter te voldoen aan Archiefwet en WOO

Want er is naar mijn mening en ervaring voor deze organisaties wel een middenweg, maar die leidt per definitie tot minder compliance, minder ‘volledig voldoen aan de Archiefwet’. Je zou genoegen kunnen nemen met bewaartermijnen die een aggregatieniveau hoger, namelijk map/documentset niveau, of op het documentenbibliotheek niveau wordt toegepast. Nee, daarmee voldoe je niet perfect aan die Archiefwettelijke instrumenten. Maar

1. gebruikers zijn niet ‘op te voeden’, noch hebben we ooit voldoende deskundige ondersteuning om iedere gebruiker bij te staan in zijn of haar opslag vraagstukken en – keuzes;
2. we kunnen door toepassing van bewaartermijnen, zelfs als ze niet perfect passend zijn op documentniveau, méér dan ooit tevoren met papieren archivering, DMS-voor-handmatig-door -eindgebruiker-gekozen-stukken, laat staan die fileshare, ongestructureerde informatie onder een paraplu van compliance brengen;
3. we kunnen door – tijdelijk of permanent – behoud van informatie nu wel veel beter tegemoet komen aan de wetgeving en belangen van openbaarheid.

Afbeelding: AI gegenereerd (Ideogram)