Voor een zeer goed bezocht webinar van RDDI-Leerhuis Informatiehuishouding & VNG werd mij gevraagd wat in mijn ervaring de belangrijkste uitdagingen voor gemeenten en andere overheidsorganisaties zijn om in – en met – Microsoft 365 grip te krijgen op informatie. En wat daarbij naar mijn mening vijf geschikte strategieën zijn om die uitdagingen succesvol tegemoet te kunnen treden. In deze blog mijn antwoord, voorzien van context en links voor verdieping.
Uitdaging 1: Als informatiebeheerder en recordsmanager een plek en stem verwerven in het programma èn in het platformbeheer
Informatiebeheerders en recordsmanagers worden om verschillende redenen nog al eens niet of te laat ingeschakeld om een rol te komen spelen in een Microsoft 365 programma of project. Want informatiebeheer is ingewikkeld en belemmerend in de voortgang. Of gedurende de corona-crisis was haast geboden. Of consultants en ICT-afdelingen framen het platform te beperkt als ‘samenwerkingsplatform’. Daardoor nemen ze bij de uitrol van teams vaak te haastig beslissingen om ook het behoud of juist tijdige verwijdering van informatie te regelen. Ook krijgen informatiebeheerders en recordsmanagers niet altijd een passende rol en toegang in het beheer van het platform, zodat belangrijke functies om aan wet- en regelgeving te voldoen, zoals archivering en vernietiging, niet kunnen worden bediend.
Uitdaging 2: Kennis vergaren om de juiste keuzes op tijd te kunnen maken
Er is een gebrek aan (actuele) kennis van informatiebeheer, informatieveiligheid, archivering en andere compliance functies in het platform. Niet alleen beslissers, functioneel beheerders en ingeschakelde consultants missen wel eens actuele kennis, juist ook de informatiebeheerders en recordsmanagers zelf. Daardoor worden verkeerde beslissingen genomen, of blijven nuttige functionaliteiten in Microsoft 365 onaangeroerd (terwijl continu veel wordt betaald aan licentiekosten!).
Uitdaging 3: Wet- en regelgeving, normen & instrumenten versus techniek en functionaliteit
Informatiebeheerders en recordsmanagers hebben, zo lijkt het mij soms, liever een geheel léég glas, dan een half of driekwart vol… Te vaak wordt vertrouwd op oplossingen die goed archiveren wat er daadwerkelijk in wordt opgeslagen, maar wordt de berg aan onbeheerde informatie daarachter over het hoofd gezien. Informatiebeheerders doen wel hun plicht om aan alle vernietigingsvereisten te voldoen voor het kleine stukje beheerde informatie in het DMS of zaaksysteem, maar voor het overige hebben ze te vaak nog geen oplossing: fileshares, mailboxen, SharePoint, Teams-chat, vakapplicaties, social media, ze puilen uit van onbeheerde informatie. En: vaak vol met meerdere kopieën (of bijna-kopieën onder andere namen) van de zo nauwgezet beheerde en vernietigde documenten in het DMS/zaaksysteem! Ik noemde dat in 2020: ‘het ambtelijk ritueel van archiefvernietiging’. Het toepassen van bestaande archiefwettelijke instrumenten zoals archiefselectielijsten is daarbij een extra uitdaging, omdat ze vandaag de dag nog steeds ontworpen lijken te worden om ze in een digitale werkomgeving moeizaam toepasbaar te maken. Bij het laatste denk ik in het bijzonder aan e-mail – en chatarchivering.
Uitdaging 4: Het transformatie tempo van het vakgebied en van de technologie is hoog, heel hoog
Het vakgebied is al lang niet meer ‘facilitair’: informatie is ‘strategisch’ geworden. Dus moeten we ook zelf een strategischer plek kunnen innemen. Verder, als we met de bril van gisteren blijven kijken naar de systemen van vandaag, zijn we slecht voorbereid op de dag van morgen. Organisaties denken vaak in oplossingen van gisteren, terwijl de techniek ze voorbijstreeft. Denk aan Teams chat archivering, want we kunnen niet – net als bij e-mailarchivering – 20-30 jaar gaan doen over een betere oplossing. Ook hier heeft men naar mijn smaak nog liever een leeg glas dan een halfvol, want ja, het is niet zaaksgewijs en hoe moet dat met context, etc. Ik denk hierbij ook aan technologische uitdagingen op het vlak van WOO-verzoeken, het voorkomen van datalekken, toepassen van privacybescherming en classificatie, automatische archivering.
Uitdaging 5: Microsoft 365 – Waar moet je als informatiebeheerder of recordsmanager beginnen?
Het Microsoft 365 platform is gigantisch, we hebben het niet alleen over documentopslag, het gaat ook over e-mail, chat, planning, intranet, data, rapportage, dashboards. Waar begin je als informatiebeheerder en recordsmanager als je deelneemt in een project of programma? Zijn er wel best practices voor succesvolle implementaties? Is er een strategie? Ja, er zijn bewezen strategische keuzes en projectvoorwaarden die implementatietrajecten succesvol kunnen maken:
Strategie 1: Informatiebeheerder en recordsmanager zijn volwaardig lid van implementatie programma en governance team! Informatiebeheerder en recordsmanager krijgen de beheerrollen in het platform die nodig zijn om hun taken te vervullen!
Een rol in het programma èn de governance organisatie voor Microsoft 365 is géén rol vanaf de zijlijn aan een ‘compliance-tafeltje’, het is mee-denken, mee-doen en ook mee-verantwoordelijkheid-dragen. Dat stelt eisen aan kennis van zaken, projectvaardigheden, mondigheid en flexibiliteit. Wat betreft beheer en governance: er zijn kant en klare rollen voor informatiebeheerders en recordsmanagers in het platform. Laat je alsjeblieft niet wijs maken dat je die rollen niet zou kunnen of mogen vervullen, informatiebeheerders beheren informatie en daarvoor is toegang vereist.
Strategie 2: Kennis verwerven, kennis delen en samenwerken – intern en extern – is een must!
Denk niet te snel dat beslissers, functioneel beheerders, consultants en andere project betrokkenen alle wijsheid in pacht hebben. Ze hebben hulp en kennisdeling nodig om lastige eisen en wensen te vertalen naar oplossingen in het platform. Erken dat je nooit zelf alles kan weten: je hoeft dan ook niet zelf eerst een nerd of programmeur te worden om te kunnen meepraten en meebeslissen.
Strategie 3: Denk wat vaker in belangen en wat minder in rigide uitgangspunten. Denk wat vaker in stappen maken, in plaats van perfectie à la minute.
Te vaak zie ik informatiebeheerders die vooruitgang afwijzen omdat het niet de perfectie brengt die ze vanuit wet- en regelgeving minimaal eisen. Bekijk het eens zo: zelfs als je he-le-maal niks doet aan metadata-inrichting hebben documenten in SharePoint Online in Microsoft 365 méér MDTO -en TMR-metadata dan al jullie duizenden bestanden in de Windows verkenner ooit hadden! Helaas: de meeste archiefselectielijsten schreeuwen – ondanks recente aanpassingen – om vereenvoudiging in een digitale omgeving, dus creativiteit en flexibiliteit in de toepassingen is een must. Het belang van archivering voor informatiebehoud en tijdige vernietiging moeten we wel hooghouden, in het project en daarbuiten, echter zonder ons op de eerste dag van implementatie te verliezen in de verplichte realisatie van de laatste regel, norm of wetsartikel. Daarbij: het over-gecertificeerde zaak- of archiefsysteem waarmee alleen een beperkt deel van gebruikers in een beperkt deel van de processen om kan gaan is niet altijd de succesvolle oplossing voor archivering gebleken.
Strategie 4: Bijblijven in de ontwikkeling van het Microsoft 365 platform kost de informatiebeheerder en recordsmanager tijd, maar het is nodig en het kan!
Informatiebeheerders en recordsmanagers kunnen van de belangrijkste ontwikkelingen op de hoogte blijven als ze de juiste bronnen daarvoor blijven volgen. Actuele ontwikkelingen en veranderingen op de korte termijn volg je via het filteren van berichten in het Berichtencentrum van je Microsoft 365 beheercentrum (en ja daar kan je apart voor gemachtigd worden of berichten uit via mail ontvangen). Er is de Roadmap Microsoft 365, een openbare website. Er zijn Microsoft blogs en nieuwsberichten over het onderwerp. Er zijn bloggers in binnen- en buitenland die gespecialiseerd zijn in Microsoft 365 archivering en informatieveiligheid. Er is Youtube en Linkedin.
Strategie 5: ‘Beginnen’ begint met wat voorwaarden vooraf…
- Team samenstellen inclusief informatiebeheer
- Basale kennis van archiveren, privacybescherming en informatieveiligheid in Microsoft 365 met Purview. Wees bereid te luisteren en te leren
- Een test- of ontwikkelomgeving met toegang voor informatiebeheer. Een testomgeving is voor de ontwikkeling van standaardinrichtingen, om te leren en om te experimenteren zonder risico’s een must-have.
- Niet one-size-fits-all: denk in verschillende standaardinrichtingen. Projecten en seriematige (‘zaakgerichte’) activiteiten verschillen van elkaar en hebben afzonderlijke inrichtingen nodig. Begin met projectarchivering
- Schaalbare standaardinrichtingen, metadata , archiveringseisen en site-branding vragen om een provisioning oplossing. Die worden steeds beter betaalbaar en schelen je functioneel beheerders en informatiebeheerders een behoorlijk stuk werk.
Afbeelding: Photoleap, AI gegenereerd
