Archiving by design: Office 365 en archiefvernietiging

Archiving by design, zoals in Office 365, zal een einde maken aan het ambtelijk ritualisme van archiefvernietiging in document management systemen. Mag ik dat zeggen? Ja dat mag ik zeggen. Waarom noem ik dat zo, waarin zit de kentering en wat moet er nog gebeuren?

Wonderlijk ritueel

Het vernietigen op basis van selectielijsten in document management systemen bij ambtelijke organisaties is een wonderlijk ritueel dat in stand is gehouden met een beroep op de Archiefwet. Archiefvernietiging is een verplichting in die wet, dat betwist ik niet. Maar het is de interpretatie van die artikelen die een wonderlijk eigen leven is gaan leiden. De ambtenaar produceert en ontvangt informatie in velerlei vorm. Een gering deel daarvan wordt toegevoegd aan een document management systeem (DMS). Daar worden met hulp van automatisering en menskracht regels op toegepast die de start en afloop van een bewaartermijn bepalen. Ik kom zo terug op de complexiteit van die regels. Na afloop van de termijn moet er vernietiging plaats vinden. En daarvan wordt – ook verplicht  – een rapportage opgemaakt en bewaard.

Het wonderlijke zit hem in de schijn zorgvuldigheid waarmee dit proces is omgeven. De vernietiging is uitgevoerd, de Verklaring van Vernietiging wordt ondertekend of goedgekeurd en weer even zo precies opgeborgen. Maar achter het DMS en achter de hardwerkende beheerders en bedieners van het systeem rijst een berg informatie op waar deze zorgvuldigheid geheel afwezig is. Fileshares, mailboxen, SharePoint, vakapplicaties, social media, ze puilen uit van onbeheerde informatie. En: vaak vol met meerdere kopieën (of bijna-kopieën onder andere namen) van de zo nauwgezet beheerde en vernietigde documenten in het DMS. Daarom noem ik de vernietiging in het DMS ritualistisch: Het haalt niks uit, ik denk dat meer dan 90% van de informatie (pin me er niet op vast) nog steeds elders aanwezig is en bepaald niet spontaan verdwijnt. Het DMS staat vol kopieën. Het periodiek verwijderen van die kopieën uit een DMS wordt binnen de overheid doorgaans beschouwd als volgens de wet archiveren en vernietigen.

Is dat dan een reden om niet te willen vernietigen uit een DMS? De gedachte erachter is te verdedigen: de systematiek van bewaren en vernietigen – en hoe de beslissingen daarover worden voorbereid en verantwoord – maakt ambtelijk handelen controleerbaar en daar vaart ook onze democratie wel bij. Het is alleen de uitvoering – tussen voorbereiding en verantwoording – die veel te wensen over laat.

Selectielijsten te complex

Over de complexiteit van het vernietigingsproces valt ook nog wel wat op te merken. Aan het einde van de vorige eeuw is dat geëvolueerd van documentgericht naar procesgericht. Hoewel een macro-visie ten grondslag lag aan dat procesgerichte denken, heeft het geleid tot een micro-interpretatie bij de invoering. Zodat ambtelijke organisaties werden opgescheept met nieuwe selectielijsten met honderden afzonderlijke items. Daarmee werd het alsnog lastig om de neerslag van één proces eenvoudig onder één bewaartermijn te brengen. Het had veel, heel veel eenvoudiger gemoeten. Ik ben niet heel trots op mijn eigen aandeel in dat alles. En het moet nog steeds heel veel eenvoudiger worden. Ik zie daar af en toe gunstige voortekenen van, zoals de kenterende visie op e-mail archivering (niet meer alleen zaak- of dossier gericht, maar grootschaliger gericht op het tijdelijk of permanent bewaren van mailboxen afhankelijk van rol en functie in de organisatie).

Ook de complexiteit van de termijnen zelf maakt implementatie moeizaam. Wanneer één document of dossier verschillende termijnen kan hebben, afhankelijk van de uitkomst van het proces. Of erger, wanneer die termijn weer kan wijzigen, afhankelijk van een opvolgend proces (vgl besluit->bezwaar->beroep). Niet zo gek dat deze complexiteit de aanschaf van afzonderlijke applicaties vergde, zoals zaaksystemen. Waarvan het organisatiebrede succes overigens in schril contrast staat met de taart-momenten die op twitter gedeeld worden bij de start. Daar komt bij dat ik vaker dan regelmatig terug hoor dat er uit die met bewaartermijnen ingerichte document management systemen feitelijk helemaal niet wordt vernietigd.

Voordat we oude en nieuwe systemen de schuld geven van falen, zal de systematiek van selectielijsten sneller moeten veranderen en vereenvoudigen. Daar zou een ieder in het vakgebied zich vanuit zijn of haar beperkte verantwoordelijkheid hard voor moeten maken! Nu is snelheid doorgaans in strijd met zorgvuldigheid. Maar het respecteren van de zorgvuldigheid waarmee de vaststelling van selectielijsten is omgeven staat dan toch in vreemd contract met de toepassing in de praktijk in organisaties? En automatisering als in archiving by design is mogelijk, maar vraagt om eenvoudige regels, met een minimum aan ingewikkelde afhankelijkheden of uitzonderingen-op-de-regel.

Office 365: kritiek en kentering

Met zoveel complexiteit in de vernietigingssystematiek wordt door archivarissen, DIVers en inspecteurs nog wel eens kritisch naar Office 365 gekeken. Wat ik dan weer wonderlijk vind. Want waar DMS altijd los stond van de kantoorsystemen en –opslag en daardoor een kleine minderheid van kopieën in dat DMS werd gekoesterd tot aan vernietiging is er nu de mogelijkheid om content van velerlei aard (Office documenten, e-mail, chat, etc.) onder één paraplu van compliance te brengen.

Ik zie overigens wel een kentering: de vraag ‘kunnen we ons DMS vervangen door Microsoft Office 365’ is me nog nooit zo vaak gesteld als de afgelopen twee jaar. Evenals de vraag of de functionaliteiten wel in lijn zijn met de Archiefwet. De praktijk in heel veel ambtelijke organisaties is, dat document management systemen en zaaksystemen die na heel veel gedoe, aanbesteding en selectie en toetsing aan de wet zijn aangeschaft en ingevoerd, beperkt worden gebruikt. En een schijn van compliance leveren. Dat weten we allemaal, maar waar DIV en archief als hoeders van compliance de angst hebben dat het nog erger wordt, willen beslissers vaak niet echt weten hoe erg het al was.

Office 365: archiving by design

Office 365 biedt sinds enkele jaren archiveringsfunctionaliteit. Er zijn verschillende toepassingen en scenario’s mogelijk, waaronder complexere ‘event based’ scenario’s, waarbij de termijn wordt afgetrapt op basis van een resultaat (of ‘gebeurtenis’ zoals Microsoft het noemt). Check de niet te overtreffen blogs van Joanne C. Klein over labels en policies. Of hier bij Andrew Warland over het toepassen van meerdere termijnen binnen één SharePoint site, in een scenario dat ook in de Nederlandse context bekend zal voorkomen. Sneller dan gemakkelijk is bij te houden, komen er in onder andere het Compliance Center nieuwe functionaliteiten bij. De vraag of je verschillende typen informatie kan bewaren en vernietigen, selectielijsten kan toepassen of vernietigingslijsten kan opstellen is met ja te beantwoorden. Nee, Office 365 biedt geen PDF/A conversie. Nee, Microsoft gelooft in een ‘in-place-concept’ en helpt niet je e-mails in een SharePoint dossier onder te brengen. Hoewel dat laatste best in lijn is met de recente kentering in de visie op e-mailarchivering. Overigens zie je het belang van interne e-mail verschuiven naar de chat in Teams en ‘delen’-functie in OneDrive en SharePoint.  Ja, er zijn functionaliteiten voor automatische archivering. Je vangt daarmee 100% van de content af die aan bepaalde criteria voldoet, of het nu email, documenten of chat is. Nee, die content landt daarmee niet in een zaakdossier, maar probeer met een DMS maar eens 100% archiveringsgarantie af te geven. Was alleen het overzicht van de juiste Microsoft licenties  – E3, E5 – nu maar wat eenvoudiger! Helaas komen er hardwerkende consultants aan te pas om daar goede overzichten van te maken.

Microsoft heeft zich met Office 365 tot doel gesteld archiveringsfunctionaliteit aan te bieden voor alle workloads in het platform. Het is waar dat Microsoft altijd haast heeft de concurrenten voor te blijven en nieuwe functionaliteit aanbiedt, voordat volledige compliance op die onderdelen kan worden geboden. Bijvoorbeeld, bij de lancering van MS Teams eind 2016, begin 2017 was archivering bepaald niet op orde. Sowieso was de ‘label’- functionaliteit voor archivering nieuw. Het was ook complex, met chat in Azure en Exchange mailboxen, documenten in SharePoint en andere aan te roepen apps (Whiteboard, Stream, Planner, etc.) Het heeft nog tot begin 2019 geduurd voordat Microsoft hardop durfde te stellen dat archivering met het recordcenter en in-place records in SharePoint passé en labels in het Compliance Center ‘moving forward’ was. Inmiddels kan individuele chat en Teams chat onder die functionaliteit worden gearchiveerd en vernietigd. En lees je hier bij Warland en hier bij Tony Redmond in degelijke, onafhankelijke stukken wat wel en wat niet kan. Maar video in Stream (snel populair geworden door het opnemen van vergaderingen en interne webinars) kan nog niet vanuit dezelfde centraal aangeboden functionaliteiten gearchiveerd.

Met de hausse in Teams gebruik door ambtelijke organisaties sinds de corona-crisis lijkt me dit wel een focus punt voor DIV en archief, want die corona-chat zal nooit meer in een DMS landen.