SharePoint Conference 2014 dag 4 #SPC14 #search #SAP en #metadata

Las Vegas – Gisteren berichtte ik vanaf SharePoint Conference 2014 over de vernieuwingen in Office 365 en SharePoint rond compliance, recordsmanagement en governance. SPC14 werd afgelopen maandag afgetrapt door vm. president Bill Clinton en vanaf dat moment was het een achtbaan van keynotes en meer dan 200 sessies van vakspecialisten voor onder andere SharePoint, Office 365 en Yammer.

Vandaag meer over SAP-SharePoint integratie, metadata en vooral search.

Search

In verschillende sessies werden de mogelijkheden van Search display templates en Query rules gedemonstreerd, waarbij ook in live demo’s aan de hand van zoek scenario’s ter plaatse de aanpassingen werden gedaan en het resultaat getoond. Natuurlijk mede mogelijk gemaakt door de krachtige mogelijkheden van de geïntegreerde FAST search engine in SharePoint 2013 en SharePoint Online.

Waar voorheen de mogelijkheden van het Content query webpart beperkt waren in functionaliteit en bereik (nl. binnen de sitecollectie) gaat er nu een enterprise brede wereld open met bovendien zeer aantrekkelijke grafische mogelijkheden. De display templates kunnen de weergave van zoekresultaten geheel afstemmen op de vraag. Voor de hand liggende weergaven worden al standaard aangeboden, bijvoorbeeld bij beeld- of videomateriaal, waarbij niet alleen de standaard gegevens worden getoond maar ook de preview. Maar ook de refiners of facetten links en het ‘hover-panel’ rechts (de preview van een document bijvoorbeeld) op de resultaatpagina  kunnen worden aangepast. Zodat bijvoorbeeld refiners grafisch kunnen worden weergegeven, bijvoorbeeld in klikbare diagrammen. En de previews in het hover-panel kan worden verrijkt met metadata, een klikbare kaart of afbeeldingen.

Dat vraagt dus om zorgvuldig onderzoek naar de zoekvragen en weergave-behoeften vanuit de organisatie. En niet alleen de weergave van resultaten kan gemanipuleerd, ook kan je de uitkomsten van zoekvragen vergaand manipuleren. Vaak zijn we niet tevreden over zoekresultaten uit zoekmachines in systemen. Was het niet precies wat we zochten. Met query rules zijn verschillende zoekscenario’s beter te bedienen dan voorheen in SharePoint Search. Als je dit invoerde zal je waarschijnlijk dat als resultaat willen zien. Of in ieder geval boven aan de lijst, als blok of als promoted result. Deze features zijn ook aan te bieden aan een specifiek publiek, een in SharePoint geautoriseerde groep. Zodat we ook nog kunnen regelen dat de Legal-afdeling zijn zoekvragen anders beantwoord krijgt dan de Sales.

Ik heb een developers sessie over Search bijgewoond en het viel me op dat er veel menugestuurd wordt aangeboden, zodat de functioneel beheerder al veel zelf kan doen out-of-the-box. Ook worden veel templates als download op internet aangeboden.

SAP vs. SharePoint

Microsoft kondigde gisteren een bijzondere samenwerking aan, waarbij SAP, Microsoft en OpenText een nieuw product aanbieden met de weinig inspiratievolle naam ‘SAP Content Management for Microsoft SharePoint by OpenText’. Het product zal worden verkocht door SAP en de vertegenwoordiger beginnen meteen een roadshow (die zelfs Eindhoven aandoet, ik meen 20/3). De probleemstelling in de sessie geldt eigenlijk ieder ERP en DMS in een organisatie: er wordt heel veel vastgelegd in beide systemen, heel veel dubbel ook en er is niet voldoende te profiteren van beide in het dagelijks gebruik. Bij SAP gebruikers is de weg naar de relevante documenten lastig en vanuit DMS gezien is er geen zicht op het proces. De aangeboden oplossing werd gedemonstreerd aan de hand van een use case bij een grote Britse waterzuiverings installatie. Interessant bovendien, omdat de oplossing voor recordsmanagement DoD5015.2 is gecertificeerd, dus mocht je organisatie aan certificering belang hechten…

Metadata en contenttypes

Er ging toch even een kort hoon gelach door de zaal toen Lori Gowin, Premier field engineer bij Microsoft de best practices voor het plannen van contenttypes of inhoudstypen opsomde. We weten immers wel dat contenttypes de kern van het documentmanagement- en recordsmanagement proces vormen in SharePoint. Maar niks hoor, we werden nog steeds geacht met pen en papier aan de slag te gaan. Een whiteboard hielp ook heel goed. En natuurlijk Excel.  Hm, hier hadden we toch wel een keer meer sophisticated stukje tooling mogen verwachten. Want zelfs in Lori’s niet zo gecompliceerde voorbeeld van haar Yogaschool kon ik er al gauw geen chocola meer van maken. Haar overview benadrukte wel een paar belangrijke lessen:

– blijf van de standaard aangeboden contenttypes af, wijzig of verwijder daarvan nooit de properties, maar maak nieuwe, afgeleid van de standaard;

– plan vooraf, ga vooral niet in iedere sitecollectie of site opnieuw beginnen  en zorg dat de opzet ruimte biedt om te groeien;

– houdt het overzicht van contenttypes (toch al niet erg overzichtelijk in SharePoint) zo overzichtelijk mogelijk door te werken met ‘categorieen’;

– maak gebruik van de contenttype hub om over de grenzen van sitecollecties contenttypes te kunnen aanbieden.

SharePoint Conference 2014 loopt ten einde, conclusies volgen nog. Ik zal zeker de komende tijd blijven putten uit de presentaties die beschikbaar komen voor de deelnemers en mijn aantekeningen. Check vooral ook de blogs en verslagen van andere Nederlandse deelnemers, onder andere op SPCNL.