Het is informatiebeheerders – en consultants – niet altijd duidelijk wat nu het verschil is tussen Purview retentielabels onder de E3/A3- en E5/A5 licentie. Gebrek aan correcte informatie kan hier leiden tot verkeerde verwachtingen en lastig te herstellen inrichting van archivering in SharePoint Online en Exchange mailboxen, waar retentielabels doorgaans worden toegepast. Opmerking: waar ‘E5’ licentie staat is ook ‘E3+ É5 Compliance’ ofwel ‘E3+ E5 Information Protection and Governance’ van toepassing.
Records en recordsmanagement
Organisaties die archiving-by-design willen toepassen in hun samenwerkingsomgeving hebben vaak impliciete verwachtingen van wat dat dan behelst: ‘recordsmanagement’. Er loopt ook een hoop door elkaar, want het archivistische begrip ‘archiefbescheiden’(straks: ‘document’) geeft informatie een status, ook als we als organisatie niks doen. Een ingekomen brief, mail of chatbericht is dan bijvoorbeeld al een archiefstuk, ook zonder dat we dit in het archief hadden gestopt. Verzuim maakt dat niet minder waar. Informatiebeheerders zijn hier het begrip ‘archiefwaardig’ gaan gebruiken, voor stukken-die-het-waard-zijn-in het-archief-gestopt-te-worden, wat de boel compliceert in plaats van vereenvoudigt.
Systemen daarentegen moeten eerst specifieke handelingen verrichten ten aanzien van het object, om er technisch en functioneel een ‘record’ van te maken, of het dus juridisch reeds ‘archiefbescheiden’ waren of niet. Dat betekent dat het niet alleen relevant is wanneer het object ook weer verwijderd dient te worden, maar ook dat verwijdering gecontroleerd en onder procedurele en technische voorwaarden kan plaats vinden. Dusdanige voorwaarden dat we van ‘vernietiging’ kunnen spreken, conform de Archiefwet en daaruit voortgekomen besluiten en regelingen. Tenzij natuurlijk permanente bewaring en overbrenging naar een archiefbewaarplaats (straks: archiefdienst) vereist is volgens de archiefselectielijst.
Niet alleen moet het record na bepaalde tijd vernietigd worden, het moet ook onder specifieke omstandigheden bewaard blijven. Het is gedurende de periode dat het object gearchiveerd is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat het kan worden gemuteerd of verwijderd. En dat het onder beheer komt van specialisten, die ook kunnen voorzien in die zorgvuldige vernietiging. Het behoeft geen toelichting dat overheidsorganisaties de afgelopen vijfentwintig-dertig jaar in mappen op hun gemeenschappelijke schijven niet aan al die voorwaarden hebben voldaan. En dat gebrek vaak in cloud samenwerkingsomgevingen zijn gaan voortzetten, waarbij de magische formule ‘maar het is geen archief’ ons niet gaat redden.
Systemen gebruiken voor het behoud van objecten vaak de term ‘retentie’ (uit Latijn: ‘retentio’ tegenhouden, terughouden), al kunnen de voorwaarden die dan geboden worden sterk verschillen per oplossing en soms ook binnen systemen. Bijvoorbeeld of ‘retentie’ ook betekent dat objecten inderdaad behouden blijven en een gearchiveerd object kan voldoen als ‘record’. Er zijn systemen in omloop die ‘verwijdering na x-tijd’ al ‘retentie’ noemen, maar dat voldoet natuurlijk niet.
E3-retentielabels en E5-retentielabels?
In Microsoft 365 kunnen de zogenaamde retentielabels voorzien in archivering. Maar je hebt retentielabels en je hebt retentielabels. Microsoft heeft hier in de naamgeving ook niet bijgedragen aan duidelijkheid. Koop je E3 licenties, dan kan je gebruik maken van retentielabels, aangeboden vanuit de oplossing Gegevenslevenscyclusbeheer in Purview:
Koop je daarentegen E5 licenties dan krijg je daarvoor onder andere óók de oplossing Record Management in Purview, waarin óók retentielabels worden aangeboden. Om het te compliceren: als je ‘E5-retentielabels’ aanmaakt in Records Management, verschijnen ze óók in de oplossing Gegevenslevenscyclusbeheer, samen met je eventueel daarin aangemaakte ‘E3-retentielabels’. Erger nog: als je een retentielabel aanmaakt in Gegevenslevenscyclusbeheer krijg je minder opties aangeboden dan bij creatie van een retentielabel in Records Management. Gek genoeg verschijnen ‘uitgegrijsde’ opties dan weer wel als je het zojuist in Gegevenslevenscyclusbeheer aangemaakte label later bekijkt in Records Management.
Maak als Archiefwetplichtige organisatie met E5 licenties je retentielabels bij voorkeur ALLEEN aan in Purview Records Management.
De verschillen
Want ze hebben dus verschillende functionaliteiten te bieden. Een deel van de verschillen zit in de configuratie opties van het retentielabel zelf. Een ander deel zit in de toepassing van een retentielabel door middel van ‘labelbeleid’ (Eng.: retentionlabel policies).
Hieronder de belangrijkste verschillen tussen een standaard retentielabel, zoals aangeboden in Gegevenslevenscyclusbeheer onder de E3 licentie en een retentielabel gemarkeerd als record, aangemaakt via Records Management. De laatste is verdeeld in opties voor ‘vergrendelde’ en ‘ontgrendelde’ items. Die optie is centraal en per label aan- of uit te schakelen en biedt mogelijkheden versies van een en hetzelfde document te bewerken, te archiveren en weer te ontgrendelen om te bewerken, zonder de gearchiveerde versie schade te doen.
1) Mogelijk via Purview > Records Management > Instellingen Recordsmanagement
2) Dit is zelf een E5 functionaliteit, zie ook: Microsoft 365 Priority Cleanup deel II
Additioneel biedt de oplossing Records Management in Purview het zgn. fileplan (NL: ‘Bestandsplan’) waarin retentielabels nader kunnen worden gecategoriseerd, obv organisatieonderdeel, bedrijfsfunctie, selectielijst, etc. Ook het automatiseren van toepassing van een retentielabel is onderhevig aan licenties. Een E5 licentie is nodig voor automatisch toepassen van een retentielabel:
– op items die gevoelige informatie bevatten
– op items die specifieke woorden of woordcombinaties bevatten
– op items die voldoen aan specifieke metadata kenmerken (NB: mits geïndexeerd als Beheerde eigenschap!)
– by default op een documentenbibliotheek, map of documentenset
– obv een adaptief bereik (Eng.: adaptive scope, omdat die ook zelf een E5 functionaliteit zijn )
Licenties wie?
Een terugkerende vraag in mijn trainingen is ook ‘maar wie moeten dan allemaal die dure E5 licenties toegekend krijgen’ in de organisatie? Technisch is dat wat vaag, want het activeren van een enkele E5 licentie kan leiden tot het aanbieden van de oplossingen en functionaliteiten in Purview die er aan onderhevig zijn, zoals de Records Management oplossing. Microsoft is er in de documentatie wel duidelijker over:
“Any user benefiting from the service requires a license.”
De documentatie geeft ook duidelijke voorbeelden daarvan:
– “Users with the following assigned roles found in the Microsoft Purview compliance portal: disposition management, Record Management, Retention Management, View-Only Record Management, View-Only Retention Management.
– SharePoint site owners and members when a retention policy or retention label policy is used on the site. Site visitors do not need a license.
– Microsoft 365 Group owners and members when a retention policy or retention label policy is used on the site, mailbox, or Teams messages.
– For user mailboxes, the user must have the required license assigned.
– Users, SharePoint sites, and Microsoft 365 Groups included in an adaptive policy scope.”
Tot slot
Op de juiste plek in Purview je retentielabels opmaken is dus belangrijk wanneer je verwachtingen hebt van méér of minder recordsmanagement functionaliteit. In één keer goed doen is dan beter dan ten halve gekeerd. Ook daar zijn organisatie inmiddels door schade en schande wijzer geworden!
Let op: zowel E3 als E5 bieden in Gegevenslevenscylusbeheer ook nog een andere archiveringsfunctionaliteit aan, onder de naam Bewaarbeleid (Eng. ‘retention policy’ en in de NL vertaling in de oplossing ook nog eens aangeduid als ‘retentiebeleid’). Ook daar gelden aanzienlijke verschillen tussen E3 en E5. Daar ga ik graag een andere keer dieper op in. Ook zgn. ‘regelgevingsrecords’ (Eng: ‘regulatory records’) blijven vandaag buiten beschouwing.
—
AI verklaring: deze blog is 100% handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
