Een nieuwe bewaarfunctie in Purview is nu in staat om zgn. Copilot geheugen (Copilot memory) te bewaren om later te kunnen reproduceren als compliance vereiste. Zie daarvoor ook Bericht-id MC1478965 in het Berichtencentrum van je tenant, of Roadmap Id 569612 van de openbare M365 Roadmap. Meer over AI retentie en deze nieuwe functie in het bijzonder in deze blog.
Moeten we dit nu ook nog archiveren?
Eerder dit jaar schreef ik over de mogelijkheid om AI interacties automatisch te laten bewaren. En ook waarom het behoud en de optie van latere reconstructie van AI interacties een meerwaarde heeft in compliance beleid. Het voorbeeld in mijn blog over de onmogelijkheid van reconstructie naar aanleiding van een datalek door AI gebruik is hopelijk aansprekend genoeg. Maar moeten we niet veel principiëler kijken: we zeggen te archiveren om de reconstructie van overheidshandelen later mogelijk te maken. Daarbij twisten we nog steeds of iets ‘archiefwaardig’ genoeg is. Nu haat ik dat hele begrip met reden, zoals mijn vaste lezers wellicht weten. Als we als informatiebeheerders, recordsmanagers, IHH-adviseurs willen bijdragen aan die reconstructie zullen we ook moeten willen kijken naar besluitvorming en advisering in overheidsorganisaties die met hulp van AI tot stand is gekomen. Managers bespreken in MT’s beleidsdocumenten die ofwel zelf gegenereerd zijn met hulp van AI, ofwel door de manager ‘voor advies even door Copilot gehaald’ zijn. Ook dat vertrouwelijke stuk dat….? Ja ook dat stuk.
Is het niet gek dat we voor de Woo en de Archiefwet wèl communicaties met collega’s of externe relaties zouden moeten bewaren, tot Whatsappjes aan toe, maar niet de interacties met onze digitale adviseur Claude of Copilot?
AI interacties archiveren met Purview: wijzigingen
Voor die AI interacties is dus inmiddels bewaarbeleid in Purview Gegevenslevenscyclusbeheer (Datalifecyclemanagement) zoals ik eerder had beschreven. Kies Bewaarbeleid (retentionpolicy) en daar ‘Nieuw retentiebeleid maken’. Als aanvulling op die blog moet ik er inmiddels wel bij vermelden dat er nieuws is over de bewaar opties:
– voor ‘Enterprise AI apps’ (AI oplossingen anders dan Copilot, maar die wel binnen de organisatie draaien) en
– ‘Andere AI apps’ (AI oplossingen die niet door de organisatie worden beheerd, bijvoorbeeld CHatGPT via de browser, waarvan ik hoop dat het binnen iedere organisatie voor medewerkers is uitgeschakeld?).
Voor deze twee opties worden, anders dan voor Copilot interacties, extra kosten in rekening gebracht.
Wat is Copilot geheugen?
We kunnen AI oplossingen bewust vooraf instrueren over onze voorkeuren, zodat de antwoorden mede gekleurd worden door die instructies. Daarnaast leert AI uit de manier waarop je tijdens je prompts voorkeuren formuleert. Tenslotte leert AI ook uit informatie die het op kan doen uit je profiel, bijvoorbeeld je functie in de organisatie. Deze instructies kunnen, in combinatie met de prompt, beter begrip geven van hoe AI een vraag heeft geïnterpreteerd of beantwoord. Dit heet in Copilot ‘herinneringen’ of ‘geheugen’ (Eng. ‘memory’) wat allebei onhandige termen zijn, maar wel aangeeft dat dit informatie is die opgeslagen wordt, voor hergebruik. Dit Copilot Memory kan door gebruikers beheerd worden: je kan voorgaande instructies en door Copilot opgedane kennis over jou bijvoorbeeld verwijderen. Toevoegingen of wijzigingen worden overigens NIET opgemerkt door de Microsoft 365 Audit functie, die weer WEL de Copilot interactie in prompts kan traceren. Bedenk bij verwachtingen van de Audit functie dat standaard slechts 180 dagen terug gekeken kan worden. Natuurlijk hebben E5/A5 organisaties daarom al de retentie van audit informatie uitgebreid in Purview (tot max 10 jaar)…
Hoe kan Copilot geheugen behouden blijven?
Sinds oktober is een behoudsfunctie voor het behoud van Copilot geheugen van gebruikers toegevoegd aan Bewaarbeleid in Purview Gegevenslevenscyclusbeheer. Net als Teams chat en Copilot interacties blijven deze gegevens dan ondanks wijziging, verwijdering of uitschakeling toch behouden in de Exchange Online mailboxen van gebruikers. Vergelijkbaar met bewaring van Teams chat, kan beleid worden beperkt tot bepaalde gebruikers of kan een verschillende bewaarduur worden toegepast op verschillende groepen gebruikers (vgl. ‘sleutelfiguren’).
Gebruikers hebben zelf geen toegang tot die mappen in Exchange, maar geautoriseerde gebruikers kunnen wel met hulp van e-Discovery deze informatie ophalen. Je vindt op deze Learn pagina de documentatie voor KeyQL queries, zoals deze voor Copilot Memory:
Copilot personalization and memory - IPM.Contact
—
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de schermafbeelding is uit eigen M365 tenant, de afbeelding in de kop is gegenereerd met Bing
