Microsoft kwam 6 november in het Berichtencentrum van je tenant met een update over “Priority Cleanup” (NL: “Prioriteit Opschoning”) waar ik eerder dit jaar over schreef. In februari werd nog aangekondigd dat er een functie zou komen die – op dat moment alleen nog – e-mail berichten in Exchange kon verwijderen en daarmee bewaarregels overrulen. Later, in augustus werd zowel uitstel als een uitbreiding van de functies, nu voor OneDrive en SharePoint, in het vooruitzicht gesteld. En is er nu met Bericht-Id MC1183292, gerelateerd aan Roadmap-ID 392838 (want de Id in het Bericht lijkt niet correct) meer duidelijkheid.
Drie belangrijke conclusies op voorhand:
1. Priority cleanup komt als toegezegd inderdaad voor Exchange, èn OneDrive/ SharePoint;
2. De interface lijkt veel op die van Retentielabel/Bewaarbeleid;
3. Voor items onder retentielabels gemarkeerd als ‘record’ geldt een – teleurstellende! – beperking.
Wat is Priority Cleanup?
Priority Cleanup is een nieuwe oplossing in Microsoft Purview en wordt aangeboden in Gegevenslevenscyclusbeheer. Het doel is informatie centraal te kunnen opruimen, bijvoorbeeld omdat het privacy gevoelige gegevens betreft. Als voorbeelden noemt de documentatie:
– Verwijder oude Teams meetings opnamen en transcripten in OneDrives en SharePoint Online sites. Ze worden zelden terug gekeken, nemen ruimte in beslag en vervuilen zoek- en Copilot resultaten. Gebruik als query: ProgID:Media AND ProgID:Meeting.
– Verwijder gearchiveerde items uit de Preservation Hold Libraries van OneDrives van gebruikers die de organisatie verlaten. For bestanden in een Preervation Hold Library, gebruik als query: ParentLink:PreservationHoldLibrary.
Het idee is dat de oplossing recordsmanagers in staat stelt om KeyQL-queries aan te maken die informatie traceren die tijdig opgeruimd moet kunnen worden. Onder de motorkap gedraagt een Priority Cleanup regel zich als een automatisch toegepast retentielebel, met dat verschil dat de regel de zgn. principes van retentie (cursisten zullen die wellicht herkennen) overschrijdt, omdat in dit geval niet de langste bewaarregel wint maar overruled wordt.
Overruled?
Ja, de Priority Cleanup regel kan items die onder een langer Bewaarbeleid, retentielabel of eDiscovery hold vallen kort bewaren en uit het systeem verwijderen. Maar goed, er blijken dus belangrijke beperkingen te gelden: noch een retentielabel, gemarkeerd als ‘record’, noch een ‘regelgevingsrecord (regulatory record) kunnen door Priority Cleanup overruled worden. En hier: “Important exceptions for priority cleanup: You can’t use priority cleanup for items that are marked as a record or regulatory record.” En laat nu juist dat type retentielabel (Soms aangeduid als kortweg ’recordlabel’) het gangbare type zijn bij implementaties bij overheidsorganisaties.
Een andere beperking, maar minder ingrijpend, is wanneer in een eDiscovery case een zoekresultaat is doorgezet naar een zgn. ‘controleset’ de daarin opgenomen items niet meer onderhevig zijn aan dit soort query gebaseerd beleid. Het is immers een kopie die voor bewerkingen (tagging, lakken, deduplicatie, etc.) is geparkeerd in Azure.
Wat wel?
Wat wel aantrekkelijk is aan de Priority Cleanup oplossing:
– De interface in de public preview lijkt nu erg veel op de configuratie van een retentielabel of bewaarbeleid (retentionpolicy). Dat maakt het begrijpelijker voor de recordsmanager.
– De oplossing kan op een Instellingen-pagina centraal uitgeschakeld worden voor gebruik (by default is deze ingeschakeld).
– De oplossing komt met een simulatie-modus vergelijkbaar met auto-apply retentielabels.
– De oplossing komt met de keuze voor ‘adaptief bereik’ (adaptive scope) ofwel ‘statische’ toepassing, vergelijkbaar met retentielabels en bewaarbeleid.
– De oplossing komt met een vernietigingslijst, vergelijkbaar met de lijst Verwijderingsbeoordeling in Recordsmanagement oplossing. Wel is er:
- een vier-ogen principe aan verbonden;
- is er geen custom e-mail verbonden;
- kan je geen toegevoegde goedkeurders betrekken;
- is er geen optie automatische vernietiging na X-dagen niet goedkeuren;
- kan de rol niet groeps-gewijs toegekend.
– Er zijn rollengroepen kant en klaar aangeboden in Purview:
- Priority Cleanup Admin – by default toegevoegd aan de Organization Management rollengroep, of apart te vergeven, kan nieuw beleid maken;
- Priority Cleanup Viewer – kan alleen de instellingen van beleidsregels zien, niet aanpassen of maken;
- Content Explorer List Viewer/Content Explorer Content Viewer – kan net als bij vernietigingslijst en eDiscovery lijstgegevens en/of content inhoud bekijken.
In toevoeging op die vernietigingslijst functie: om een item/items uit te zonderen van verwijdering onder Priority Cleanup is het noodzakelijk minimaal één retentielabel te hebben geconfigureerd, aangezien verwijdering alleen door toevoeging van een retentielabel kan worden geblokkeerd.
Tot slot
Hoewel Priority Cleanup voor Exchange, OneDrive en SharePoint Online nu nog steeds in de voorlopige, aan wijzigingen onderhevige vorm ‘Public Preview’ is te vinden in Purview > Gegevenslevenscyclusbeheer > Priority Cleanup verwacht Microsoft ‘Algemene Beschikbaarheid’: “We beginnen eind november 2025 met de uitrol en verwachten begin december 2025 klaar te zijn.”
—
AI verklaring: deze blog is 100% handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Bing Imagecreator
