Een ECM platform als SharePoint inrichten voor intranet, samenwerking, document management, records management en misschien ook wel business intelligence en werkstromen vraagt gedurende implementatie al een nauwgezette afstemming tussen verschillende disciplines in de organisatie. Waar vergeten is om onder andere Communicatie, Juridische Zaken of Recordsmanagement te betrekken in het projectteam eindigt de implementatie als IT-feestje met alle teleurstellingen van dien. En waar deze samenwerking in de productiefase niet wordt voortgezet, zal de dagelijkse en strategische sturing van het platform – de governance – tekort schieten.
Governance, het is een delicate balans tussen ‘leveren wat de business vraagt’ en sturen op uniformiteit en eenduidigheid. In een eerste versie van Microsoft’s handreiking voor governance, die kort na de release van SharePoint 2010 werd gepubliceerd (PDF en Word), waarschuwde Microsoft al over zijn eigen product dat een governance-plan dan wel niet zaligmakend was, maar dat het ontbreken daarvan ‘a clear recipe for disaster’ was. Dat is nog eens een bijsluiter! Inmiddels zijn we veel SharePoint 2007 en 2010 implementaties verder, met successen en mislukkingen. En hoewel de mislukkingen ook vele vaders hebben, is ontbrekende governance-vanaf-de-start er zeker eentje.
Dan gaat het niet alleen om het beheer van applicatie en serverruimte, het gaat juist ook om de functionele kant van governance, bijvoorbeeld om de – centrale – zeggenschap over metadata. Wanneer verschillende onderdelen in de organisatie elk hun eigen ordeningskenmerken hanteren, zullen zoekresultaten nooit compleet zijn. Iedere behoefte aan metagegevens moet daarom telkens afgewogen kunnen worden door een centraal governance team. In een organisatie met separate systemen voor bijvoorbeeld intranet en document management/recordsmanagement waren dit soort besluiten meestal voorbehouden aan één of twee functioneel applicatie beheerders die dit voor hun eigen applicatie konden beslissen en inrichten. Maar een ECM platform laat zich niet meer op zo’n geïsoleerde wijze besturen. Daar zullen verschillende disciplines samen moeten beslissen over de invoering en vooral handhaving van metadatasets, maar ook over toegankelijkheid, beveiliging, search faciliteiten en –instellingen en archivering.
Vaak beschouwen de verschillende disciplines hun gezamenlijke verantwoordelijkheid eerst als een last. Ineens gaan die recordsmanagers zich bemoeien met de inrichting van de zoekmachine die altijd eigendom was van de intranetbeheerders. Ineens gaat de business zijn eigen gang bij digitale archivering, waar dat eerst nog – in DMS of op papier, of meestal allebei – gebeurde onder professionele begeleiding van de recordsmanager. En men spreekt niet elkaars taal!
In zijn geheel herziene versie van governance planning voor SharePoint 2013, gepubliceerd 19 november jl. heeft Microsoft gekozen voor een meer flexibele en te actualiseren aanpak op de webpagina’s van technet. Het document is opgeknipt in verschillende webpagina’s en alleen een – geheel nieuw – governance model is als PDF te downloaden.
Van de drie gebieden die het nieuwe governance model nu omvat (IT Governance, Application Management en Information Management), zal Information Management onze meeste interesse hebben. De aandacht voor compliance is daarbij veel nadrukkelijker aanwezig in doelstellingen, checklists en inzet voor het governance team. De vorige versie legde namelijk vooral nadruk op beheersbaarheid en efficiency van de SharePoint omgeving.
En waar ik in mijn cursussen over SharePoint governance nog wel eens een teleurgesteld gezicht zag van de recordsmanager (die onverklaarbaar absent was in de oude versie van het voorgestelde governance team), is het governance team voor SharePoint 2013 nu overdadig opgetuigd met: Information architects or taxonomists, Compliance officers, Influential Information workers, IT technical specialists, Development leaders, Trainers, IT managers, Business division leaders, Financial stakeholders, Executive stakeholders. Teveel mensen aan tafel, vind je? Ga eens de checklisten en vragen van de technet pagina’s langs en bepaal zelf wie er nu allemaal ontbreken in je ECM governance team!
PS: Lees vooral ook de review van deze nieuwe Microsoft aanpak voor governance door de ongekroonde, onafhankelijke SharePoint governance koning Ant Clay, die eerder al zijn provocatieve en amusante must-read The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses leverde.
