Hoewel het SharePoint platform met de 2010 versie een stijgende populariteit geniet, is de technische installatie, het voorzien in adequaat en deskundig technisch beheer en het voorzien in compatibiliteit met MSOfficeversies en andere software vaak ook een belasting die organisaties en bedrijven niet (meer) zelf willen dragen. Microsoft biedt als cloudservice Office 365 met SharePoint Online. Dus Office en SharePoint afnemen als dienst. Met opslag van data en documenten. Geen gedoe met inrichten en beheren van SharePoint farms meer, betalen per gebruiker en per extra Gb opslagruimte.
De recordsmanager die zich inmiddels heeft verdiept in de mogelijkheden en beperkingen van SharePoint 2010 zal zich zeker op de hoogte
moeten stellen van deze nieuwe Microsoftproducten en – diensten. Ik heb – puttend uit de openhartigheid van Microsoft zelf – wat recordsmanagement features van Office 365/SharePoint Online nader bekeken.
Eerder besprak ik de nieuwe voorziening ‘in-place-recordsmanagement’ in SharePoint 2010 die nu als optie naast het in MOSS2007 gecreëerde ‘recordcenter’ wordt aangeboden. In Office 365 wordt alleen in-place-recordsmanagement aangeboden, inclusief de functionaliteiten voor verwijdering, bewaartermijnen en ‘holds’ (opschorten van bewaartermijn). We weten inmiddels dat het werken met documentsets (de nieuwe ‘dossier’functie in SharePoint 2010) een ernstige beperking (en recenter: hier) heeft, omdat ze niet met in-place-recordsmanagement kunnen worden gearchiveerd. Verder is de auditfunctie beperkter dan in SharePoint 2010. (Buiten de scope van deze blog: ook de
geavanceerde mogelijkheden voor business intelligence ontbreken, alsmede een aantal andere functionaliteiten. Voor een vergelijking tussen SharePoint Online en SharePoint 2010, zie Bijlage B ).
Een oplossing waar Microsoft zelf ook (en degelijk) over heeft nagedacht is om twee SharePoint omgevingen te creëren: eentje in de cloud met
SharePoint Online in Office 365 en één ter plaatse (‘on premises’). Microsoft beschrijft de ins en outs in zijn aanbevolen whitepaper Hybrid
Sharepoint Environments with Office 365 (september 2011). Komt er toch in het kort op neer dat je wel heel goede redenen moet hebben om hier aan te beginnen, omdat het belemmeringen met zich meebrengt voor zowel het functioneel beheer als het gebruik:
‘Creating and maintaining a hybrid design will introduce additional complexity to both SharePoint environments, including making changes to both the on-premises and Office 365 environment. Organizations must be in control of their existing SharePoint Server on-premises farm(s) and be confident they have a mature level of operational governance. ‘
En we weten inmiddels ook dat juist (gebrekkige) governance één van de grote knelpunten is in het succesvol beheren van SharePointomgevingen. Recordsmanagers in het bijzonder zullen een handicap ondervinden:
‘Additionally, be mindful that there are no product features which will allow records administrators to manage records in both the on-premises and Office 365 environments in a central location. Actions such as declaring records and retrieving auditing information would need to be conducted in both environments, and underlying compliance configurations – such as content types and information management policies – would also need to be duplicated and maintained in the two environments.’
Dat dus vast voor wat betreft het (functioneel) beheer. Maar ook de gebruiker wordt belemmerd doordat het niet mogelijk is de twee omgevingen dusdanig te koppelen dat de zoekmachine(-s) resultaten teruggeven uit twee omgevingen (‘it is not possible to search a single index and return content from both environments ranked together on the same results page.’) Microsoft doet de aanbeveling om de opslag en ordening van documenten helder te regelen binnen de twee omgevingen, omdat gebruikers anders gedwongen zouden zijn in de twee omgevingen aparte zoekacties uit te voeren. Maar eigenlijk is dat dan al de situatie, want hoewel er maatwerkmogelijkheden zijn om resultaten naast elkaar weer te geven, blijven de ranking, verfijningen en resultaatvolgorde toch gescheiden.
Microsoft maant tot voorzichtigheid bij het toepassen van metadata in de twee afzonderlijke omgevingen. De rijke mogelijkheden van ‘managed metadata’ waarbij metadata ook de opslaglocatie en bewaartermijn kunnen aansturen gaat wel verloren bij verplaatsing naar de andere omgeving (let wel: in een on-premises SharePoint 2010 omgeving is dit bij het werken met een afzonderlijk recordcenter juist een arbeidsbesparende verrijking). Tagging, taxonomie, het (nieuwe) unieke document ID: gaat allemaal verloren bij verplaatsing (‘the fields will be blanked’).
Voor het werken met recordsmanagement in een hybride (cloud/on-premises) omgeving lijken mij de informatie-architectuur aanbevelingen van Microsoft wel te wringen, zeker als in-place-recordsmanagement afvalt als optie. Microsoft adviseert om vergelijkbare content op dezelfde plaats te managen (‘Users are more likely to work from a single environment’), maar biedt als (alternatieve?) strategie ook om informatie te organiseren ‘by security or compliance – Place content with specific access or compliance requirements in the same environment. This avoids the need to implement and maintain duplicate compliance policies, and it may reduce the burden of records administration across two environments.’
Voor een optimaal profiteren van de recordsmanagement mogelijkheden die SharePoint 2010 te bieden heeft, lijkt een on-premises implementatie me voor dit moment te verkiezen boven een Office 365/SharePoint Online uit de cloud, danwel een hybride oplossing.
