“Open source software bevordert een transparante overheid’, kent u die uitdrukking? Ik moest daar onlangs aan denken toen ik de verkiezingsprogramma’s van verschillende partijen tot mij nam. Zoveel keus! Het mij overigens zo sympathiek voorkomende partijprogramma van nieuwkomer Volt maakte expliciet gewag van zijn voorliefde voor opensource, want – zoals ze het zelf noemen – “vrije software geeft burgers en journalisten inzage in systemen die door de overheid gebruikt worden. Dit komt naast de transparantie ook de veiligheid ten goede.” En vorige week sloot een opvallend brede coalitie van politieke partijen ‘Het digitale Stembusakkoord’, waarin de partijen beloven in de komende kabinetsperiode maatregelen uit te voeren als ‘Open source standaarden en open data worden de standaard.’ Nu heb ik open source adepten onder mijn beste vrienden (zo hoor je dan te beginnen), maar…
Ik heb in dertig jaar activiteit in informatievoorziening en recordsmanagement bij inmiddels honderden overheidsinstellingen en ZBO’s nooit, geen moment, de indruk gehad dat de aard van de software het verschil maakt voor de terecht bejubelde en in een democratie vereiste transparantie van overheidshandelen. Nooit.
Ik kan wel aanwijzen waar het heeft geschort aan transparantie, maar die factoren krijgen dan weer wonderlijk weinig aandacht in die verkiezingsprogramma’s. Transparantie is in de eerste plaats een kwestie van attitude en beleid. Een overheid die niet transparant wil zijn kan software inkopen tot ze een ons weegt, maar we gaan er niet méér van horen of lezen dan daarvoor. De toeslagenaffaire is wel het ultieme voorbeeld van deze grondhouding uit de afgelopen tijd. Enkele Kamerleden en journalisten van uitzonderlijke klasse en doorzettingsvermogen bleven maar documenten openbaren, het ene nog schokkender dan het andere. Was het beleid en de uitvoering daarvan van meet af aan transparant geweest, dat wil zeggen inzichtelijk voor allen, dan had het ook van begin af aan kunnen worden gecontroleerd. Nu kunnen we alleen achteraf onze boosheid op social media kwijt en raken burgers nog meer hun vertrouwen in de overheid kwijt. Was hier met open source iets te redden geweest? Weet zeker van niet.
Waar burgemeesters of ex-burgemeesters hun e-mails stilletjes in de Verwijderde berichten laten verdwijnen, kunnen we achteraf kritiek uiten, of moeizame inspanningen plegen om verloren mailboxen nog terug te halen. En er raken wel meer . Of dat de lokale ambtenarij documenten niet meer wil terugvinden, terwijl ze wel degelijk bestaan. Hing transparantie daar van open source af? Dacht het niet.
Bestuurders appten er lustig op los in Whatsapp berichten die dan ook nog bewust werden bewaard, om ze weer te kunnen lekken ‘met het oog op de WOB’. Buitengewoon gênant allemaal, maar hadden ze anders gedaan als het in een open source communicatie app was geweest? Er zijn zelfs overheidsorganisaties waar communicatieadviseurs juist expliciet voorschrijven om appjes maar zo snel mogelijk te laten verdwijnen ‘met het oog op de WOB’. Ik bedoel maar, het heeft allemaal weinig met software van doen.
Software is sexy, het verdwijnen van kennis en vaardigheden op informatiebeheer gebied niet. In de afgelopen tien-twintig jaar hebben veel overheidsorganisaties hun informatie- en archiefspecialisten verwaarloosd of de gelederen uitgedund. Immers, digitalisering was het toverwoord en eindgebruikers zouden alles zelf kunnen gaan doen in document management systemen. En inderdaad, met de hoeveelheid informatie die op organisaties afkomt is automatisering de enige weg naar een toekomst waarin behouden kan worden wat nodig is en opgeruimd wat overbodig wordt. Transparantie is gebaat bij een zorgvuldig behoud en beheer van records: waar geen informatie meer is dooft het licht.
Maar de overgebleven informatiebeheerders van nu houden zich vast, nee moeten zich vast houden, aan wettelijke kaders en middelen (zoals veel onwerkbare selectielijsten en metadadatavoorschriften), interne voorschriften en systemen waar niemand mee kan werken en een stortvloed aan mailtjes, chatberichten, documenten, data en – oja – ook nog appjes. Een minderheid van records komt daarbij in een recordsmanagementsysteem, al dan niet opensource. En die minderheid wordt dan weer heel zorgvuldig gekoesterd, tot en met de voorgeschreven vernietiging of overbrenging. Het ‘ambtelijk ritualisme’ van vernietigen, noemde ik dat eerder. De informatiebeheerders van nu moeten zich soms nog invechten in de governance structuur rond deze producten. Maar ook daar staan ze op achterstand met al die moeilijk in te bouwen voorschriften en verplichtingen. Dat is dus waar we aan moeten werken: het belang van informatie en informatiebehoud voorop en de complexiteit uit voorschriften en regels. Niet iets wat verandert als we morgen andere software inkopen. Helaas.
We zijn precies een jaar in deze coronacrisis verder en heel veel van die informatiebeheerders bij de overheid hebben zich halsoverkop in projecten moeten storten om communicatie op afstand en thuis werken mogelijk te maken. Tussen hun huiswerkondersteuning, ook thuiswerkende partners, coronazorgen voor de familie en naasten door. Mijn klanten slingerden in no time Microsoft Teams aan voor de communicatie. En natuurlijk zijn er volop zorgen over het behoud van besluiten en transacties, verwijdering van AVG gevoelige informatie, beschikbaarstelling vanwege de WOB, etc.
En ik weet dat die informatiebeheerders hun werk en de regels serieus nemen, ook in die overheidsorganisaties waar ze volop en steeds meer van Microsoft producten gebruik maken. En ik blijf als onafhankelijke consultant ook kritisch op die tech gigant. Maar kom nou alsjeblieft niet aan met open source als de oplossing voor het transparantieprobleem in dit land.
PS: U gaat toch wel stemmen?
