Office 365 en compliance: Opname van vergadering

Microsoft rapporteerde in 2020 een enorme stijging van het Teams gebruik: van 44 miljoen dagelijkse gebruikers in maart, aan het begin van de coronacrisis, naar 115 miljoen in oktober 2020. Al die Teams gebruikers hebben zich gaandeweg de mogelijkheden en beperkingen eigen gemaakt en ontdekt dat een cloudoplossing niet stilstaat in ontwikkeling. Ook hebben de vergaderaars natuurlijk ontdekt dat beeld en geluid van online vergaderingen kan worden opgenomen. Handig bij presentaties, interne webinars of gewoon als je de vergadering had gemist. In Stream, het videoportaal van Office 365 kon je dan, mits geautoriseerd, de video terug vinden. Stream was echter beperkt in beheer mogelijkheden: geen dossiervorming, geen recordsmanagement, beperkte metadata. Microsoft brengt vanaf 1 maart definitief – de timing verschilt per tenant en is deels afhankelijk van beheer instellingen die de invoerdatum tot 1 maart kunnen uitstellen – de vergaderopnamen onder in OneDrive (for Business, onderdeel van Office 365) en SharePoint Online. En dat biedt zowel kansen als uitdagingen!

Voordat we ons op deze verandering storten: in het algemeen is er nog wel een en ander te zeggen over compliance bij deze fijne moderne mogelijkheden, die we bij fysieke vergaderingen ontbeerden. Want het vastleggen van beeld en geluid roept nieuwe vragen op over de privacy van deelnemers, die zelf kunnen besluiten om op te nemen (organisatoren en personen van dezelfde organisatie kunnen starten/beëindigen, gasten, personen van buiten de organisatie en anonieme deelnemers niet). Hoewel een banner in het beeld aankondigt dat de vergadering wordt opgenomen zou het standaard etiquette moeten zijn om dit vooraf in overleg te besluiten op aangeven van de voorzitter. Of, beter nog, bij reguliere vergaderingen als eenmalig bespreekpunt en besluit voor alle volgende.

Het toestaan van vergaderopnamen kan overigens centraal geregeld worden in het Teams beheercentrum van de tenant (ga naar: Vergaderingen>Beleidsregels voor vergaderingen>Toewijzing van groepsbeleid). Er kan aan alle gebruikersgroepen één default beleid worden toegekend waarin opnamen wel of niet zijn toegestaan. Of er kan worden gekozen van een verfijnd beleid waarin sommige groepen wel en andere geen toestemming hebben.

Een ander algemeen punt is wat vervolgens mogelijk is om deze beelden verder te verspreiden. Hoewel de deel-functie is beperkt tot gemachtigden, is het doorgaans – zonder aanvullende maatregel – wel mogelijk om het bestand te downloaden en via andere kanalen weer verder te verspreiden. Er zijn mogelijkheden om download of verzending tegen te gaan (waarover een andere keer meer), maar doorgaans zijn organisaties in deze tijden al blij dat ze überhaupt online kunnen vergaderen. Zoals alle handelingen van gebruikers in Office 365 is het ook het maken, verplaatsen, verzenden, verwijderen etc. van de vergaderopnamen eenvoudig te achterhalen in de audit log (ga naar: Compliance Centrum>Controleren>Oplossing openen).

De nieuwe werkwijze van Microsoft slaat de video’s bij afsluiten van de opname als MP4 op in OneDrive en SharePoint. Het verschil wordt gemaakt door het beleggen en aangaan van het overleg. Een video van één-op-één of één-op-meer vergadering of gesprek wordt opgeslagen in OneDrive en is daarbij meteen gedeeld met de andere deelnemers. Een Teamsvergadering wordt opgeslagen in SharePoint en is daarmee gedeeld met de leden van het Team die toegang hebben tot het kanaal waarin de opname is opgeslagen. Dat kunnen dus alle leden van het team zijn, inclusief gasten, maar bij een private channel (privé kanaal) kan dat beperkt zijn.

In mijn tenant creëerde het systeem in mijn OneDrive een nieuwe map ‘Opnamen’ in de root, zoals OneDrive ook mappen automatisch aanmaakt voor bijvoorbeeld OneNote en e-mailbijlagen. SharePoint maakt in de kanaal map van het Teams kanaal waar de vergadering is belegd een map genaamd ’Recordings’ aan en plaatst daar de video. De video’s worden in de bestandsnaam automatisch gecodeerd met {[kanaalnaam], datum, tijd en ‘Opname van vergadering’}. Vervolgens is ook alle SharePoint functionaliteit beschikbaar, dat wil zeggen Kopiëren, Downloaden, Verwijderen, Automatiseren (bv mbv Power Automate) Vastmaken aan de bovenkant (pinnen), Naam wijzigen, Openen in SharePoint, Verplaatsen, Versiegeschiedenis, Uitchecken. Eigenschappen bekijken, Publiceren (naar 1.0 versie).

Als er voor de SharePoint site retentie- en/of vertrouwelijkheidslabels zijn aangemaakt, dan kunnen die ook worden toegepast, zoals bij andere bestandstypen die daar zijn opgeslagen. Hoewel de video’s dus standaard in een map ‘Recordings’ worden geplaatst, is het mogelijk ze naar een andere map of documentenset (dossier) te verplaatsen en in het dossier gebruik te maken van metadata door overerving van het dossier, default metadata van de documentenbibliotheek of handmatig toegevoegde metadata.

Preview vergaderopname in Activiteit in teamsite Wees er op bedacht dat het bestand  – net als Office bestanden – zowel in de Activiteit webpart van een teamsite als in het informatiepaneel van items rechts op het scherm in OneDrive èn sharePoint bibliotheken  óók van een preview-afbeelding is voorzien en we daardoor misschien zomaar in de huis-, werk- of slaapkamer van een vergaderaar kunnen kijken!

Een andere consequentie van de nieuwe opslaglocaties is dat video’s doorgaans veel, heel veel ruimte innemen (gemiddeld ruim 7,5MB p/min) en nu meetellen in de quota van OneDrive en SharePoint. De standaard opslagruimte in Azure voor Stream is zeer beperkt, 500GB per tenant plus een halve GB per gebruikerslicentie. Dat zal nu dus bestemd zijn voor andere video’s dan vergaderopnamen. Dat kunnen andere bedrijfsvideo’s zijn, voor instructie of presentatie, maar ook schermopnamen – met beperkte editing mogelijkheden – kunnen opgeslagen in Stream. Vergaderopnamen dus voortaan in SharePoint en OneDrive. Voor SharePoint en OneDrive zullen organisaties dus de quota moeten bewaken en mogelijk uitbreiden. OneDrive biedt nu standaard 1TB ruimte, uitbreidbaar tot 5TB.

De herziene opslag van vergaderopnamen betekent dat de hier en daar gehoorde suggesties om de OneDrive opslagruimte van gebruikers vergaand af te knijpen – om daarmee oneigenlijk gebruik tegen te gaan – wellicht moeten worden herzien.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top