Microsoft vraagt recordsmanagers om vóór 21 april aanstaande te reageren. In een enquête met enkele gestructureerde vragen, maar ook met ruimte voor het indienen van eigen wensen. Ik werd op deze kans attent gemaakt door een tweet van Joanne C. Klein, wier blogs iedere Microsoft 365 recordsmanager kent.
In mijn adviespraktijk en cursussen zie ik dat het aantal recordsmanagers en informatiebeheerders dat betrokken is in Microsoft 365 projecten in Nederlandse en Vlaamse overheidsorganisaties, ZBO’s, onderwijsinstellingen, verenigingen en stichtingen rap toeneemt en dat is mooi. Sinds corona een jaar geleden velen tot werken op afstand veroordeelde hebben veel van die thuiswerkers kennis gemaakt met Microsoft Teams. En in al die organisaties gist en borrelt het wat archiveringsvragen aangaat. Archiving by design in Microsoft 365 voor documenten en mappen, email berichten en mailboxen, vergaderopnames en Teams chat? Het kan. De functionaliteiten zijn er en sinds een jaar of vier zien we een toename in mogelijkheden èn beschikbaarheid in meer applicaties binnen het platform.
Maar er blijft zeker nog te wensen over. Zoals voor gefaseerd recordsmanagement (multistaged retention), om bijvoorbeeld documentsoorten als contracten, vergunningen en aanstellingen met een vaste of onbeperkte geldigheidsduur te archiveren en pas na vervallen onder een bewaartermijn te brengen (voorheen nog aanwezig in SharePoint 2010…). Of een wens voor out of the box mogelijkheden om bewaartermijnen te associëren met metadata (metadata based retention). Wensen die heel veel organisaties in heel veel landen niet vreemd zullen zijn en in een behoefte voldoen die niet met custom werkstromen of maatwerk zouden moeten hoeven worden vervuld.
Ik nodig je graag uit om de stem van de recordsmanager hierin te laten horen. Vertaal je eisen desnoods met Google eenvoudig in het Engels en plak ze in de enquête velden. Voor 21 april!
