De recordsmanager zal zijn of haar productkennis voortdurend moeten bijspijkeren in organisaties die met Microsoft SharePoint en/of Office 365 werken. De veranderingen op compliance gebied komen snel en bij Office 365 aan de lopende band. Nu het Compliance Center (NL: compliancecentrum) wordt – of inmiddels is – uitgerold naar Office 365 is het belangrijk te weten wat daar kan, wat niet kan en waar de recordsmanager tijdig een hoofdrol moet pakken.
In het compliancecentrum komen voor het eerst een aantal beheer functionaliteiten samen die voorheen in vrijwel alle organisaties en bedrijven organisatorisch en technisch op eigenaardige wijze waren gescheiden. Is het niet vreemd dat de recordsmanager zich druk maakte over en voor het behoud van een dossier in het documentmanagement systeem, maar tegelijkertijd een applicatiebeheerder liet bepalen wanneer de mailbox ‘vol’ was. De – feitelijk onjuiste – melding in de pop-up luidde dan: ‘uw inbox is te groot’. En of je dan een en ander wilde verwijderen tot het weer passend was. De eerste suggestie van het systeem was dan het verwijderen van e-mailberichten met grote attachments. Alsof omvang en belang ook maar iets met elkaar te maken hebben. Ondertussen zat dan de recordsmanager smachtend op vrijwillig aangeboden e-mails te wachten om deze via te ingewikkelde knoppen en procedures en veel handmatige metadata te kunnen toevoegen aan dat ene dossier. Tenzij de organisatie de policy hanteerde om de beleidsmedewerker te verzoeken zijn e-mails te printen. Om ze vervolgens door de recordsmanager weer te laten scannen. U denkt dat het niet gekker kan? Jawel hoor, het kan ook nog dat het verzoek aan de beleidsmedewerker werd vergezeld van de opgave om de e-mail thread voor het printen te scheiden in inkomende en uitgaande berichten, aangezien het DMS het (natuurlijk verplichte) veld ’inkomend/uitgaand’ anders niet zorgvuldig kan toepassen. Wat de jaarlijkse statistieken nadelig zou kunnen beïnvloeden.
Weet je wat de jaarlijkse statistieken nadelig beïnvloedt? Dat de meeste e-mailberichten die uit oogpunt van bedrijfsvoering en compliance het bewaren waard zijn helemaal nooit in een archief terecht komen.
Heeft Office 365 het nu opgelost? Ja en nee. Ja, eindelijk kunnen we communicatie, documenten en andere content vanuit één punt benaderen als het om bewaren en vernietigen gaat. En nee, omdat het nog steeds niet goed genoeg is, uit recordsmanagement perspectief.
Om te beginnen moet 
de recordsmanager – en niet de administrator – in het compliance centrum rechten krijgen om de verschillende krachtige functionaliteiten voor onder andere e-discovery, auditing en ‘archiving’ te kunnen beheren. De rollen zijn onder ‘Machtigingen’ tot op detailniveau afzonderlijk te regelen. Vervolgens kan deze het zgn. Messaging records management (MRM) inrichten voor de e-mailboxen van gebruikers. Het biedt mogelijkheden om aan vaste folders standaard regels toe te kennen voor het vernietigen of doorzenden naar een ‘archief’- box. Ook kunnen individuele gebruikers eigen regels aanmaken. En kunnen verschillende groepen van policies worden toegekend aan verschillende groepen gebruikers (bv. medewerkers en management). Check de afbeelding hiernaast en de link voor de vele mogelijkheden. Overigens gelden deze functionaliteiten zowel Microsoft Exchange Server 2013 als Exchange Online, zodat de recordsmanager zowel on premise als in de cloud aan de slag kan met e-mailarchivering.
Twee nadelen springen de recordsmanager in het oog: nee, deze vorm van e-mailarchivering biedt geen voorziening voor een compleet zaakdossier, bestaande uit verschillende soorten content. En nee (maar dat wordt niet zo duidelijk uit de handleidingen in Microsoft Technet!) het archief is eigenlijk geen archief zoals wij dat zouden definiëren: de gebruiker kan nog steeds vernietigen uit dat archief! Al zijn zelfs door de gebruiker verwijderde items terug te halen of door een recordmanager ‘on hold’ te plaatsen. Eigenlijk was het van het Amerikaanse ‘e-mail archiving’ altijd al helder dat het meer om ‘storage’, om de opslag, ging dan om archiveren in onze betekenis, waarbij het regelen van ordening, duurzaam behoud, toegankelijkheid en vernietiging een rol spelen. Microsoft heeft inderdaad bewaartermijnen aan de mix toegevoegd en spreekt daarom van recordsmanagement. Maar een individueel beheerd archief borgt geen duurzaam behoud gedurende de bewaartermijn.
Natuurlijk zijn leveranciers in dit gat gesprongen, zoals het van oorsprong Duitse Mailstore.com:
Mijn voorlopige conclusie: ja, de recordsmanager moet zich actief tegen Office 365 en het nieuwe compliance centrum aanbemoeien. Immers, de organisaties en bedrijven waarin traditionele document management systemen verdrongen (dreigen te) worden door SharePoint en Office 365 nemen toe, kan ik uit eigen waarneming vaststellen. En hoewel het Messaging records management nog steeds geen recordsmanagement biedt as we know it, biedt het de recordsmanager nieuwe kansen voor grip op en beheersbaarheid van zakelijke e-mail.
