Office 365 wordt voortdurend verrijkt met nieuwe apps en nieuwe functionaliteiten. Om verwachtingen te managen publiceert Microsoft een roadmap. Microsoft probeert aankondigingen en onthullingen enigszins te sparen voor tweejaarlijkse conferenties zoals SPC19, afgelopen week in Las Vegas en MS Ignite, in het najaar. Veel van het gebodene afgelopen week is een mix van zeer recente updates, echte vernieuwing, aankondigingen voor dit verdere jaar en ‘top of mind’ van de verdere roadmap. Heel veel SharePoint gerelateerde vernieuwing dus deze keer, al is de interne verwevenheid van Office 365 zo groot, dat bijvoorbeeld welkome verbeteringen in MS Teams (Team bibliotheken) ook zijn aangekondigd.
Hieronder mijn krenten uit (vooral) document management-, records management- en compliance pap.
MS Teams en documentmanagement
Belangrijkste nieuws vind ik de verbetering van de MS Teams bibliotheken, die nu de volledige SharePoint documentenbibliotheken (documentlibrary) functionaliteit krijgen. Dat wil zeggen: metadata, views en filtering als in een standaard documentenbibliotheek. De primitieve bibliotheek met map-per-kanaal is daarmee dus verleden tijd. Dit zal een omslag betekenen in implementatiescenario’s die meer of minder gecompliceerde metadatastructuren vereisen in documentopslag en archivering. Het veelal kunstmatige onderscheid tussen documenten voor ‘samenwerking’ en (vooral buiten het vakgebied van recordsmanagement…) als ‘archiefwaardig’ aangeduide documenten komt daarmee gelukkig te vervallen.
OneDrive
Veel organisaties zijn bang voor OneDrive. Gebruikers zouden teveel ruimte krijgen, gebruikers zouden wel eens extern kunnen gaan delen. Gebruikers zouden wel eens buiten de teamsites kunnen gaan samenwerken. Etc. Ik denk dat het belangrijk is om kennis te nemen van de Microsoft visie op OneDrive, als De Plek van waaruit gebruikers met hun documenten zullen werken. Want dat maakt het – al dan niet voorlopig – uitsluiten van deze razensnel groeiende app voor in- en extern gebruik tot een beslissing die mogelijk op onbegrip over de positionering stoelt:
OneDrive is the files app for Microsoft 365. Use OneDrive on the Web to upload files and folders, access and manage files from throughout Microsoft 365, discover files based on recent activity and trending motions, and get back to your recent files, shared files and the files you’ve saved for later.[…] Recommended files appear right at the top of your Files view, showcasing relevant files based on how you work and collaborate with others. This view brings attention to important files you may not want to miss, based on actions like a recent edit from a fellow collaborator, highlighting a file you recently opened, and general file activity trends.
Klinkt voor mij ook of de verwachtingen van Delve nu ingelost gaan worden via OneDrive. Toch? Check de link voor heel veel OneDrive updates.
Documentsets en metadata
Verder in documentmanagement nieuws: de al eerder aangekondigde vernieuwing van documentsets (landingspagina en metadata weergave). Ook zijn er voor dit jaar verniewingen beloofd van de managed metadata service en taxonomie. Opvallende investeringen, waar deze functionaliteiten in de afgelopen acht jaar nauwelijks aandacht hadden gekregen van het sharePoint team in Microsoft. Hier vast een overzicht. Meer daarover binnenkort (bij mij of via Invenier).
Labels en recordsmanagement
Microsoft heeft in 2017 de ‘Label’ functionaliteit geïntroduceerd voor recordsmanagement en informatiebeveiliging over de gehele breedte van Office 365. De functionaliteit groeit in rap tempo door naar volwassenheid. Importeren van selectielijsten, event triggers (resultaattypen), automatische en handmatige toekenning, etc. Bepaalde functionaliteiten zijn nog niet beschikbaar en worden op dit moment helaas alleen door aanvullende software geleverd. Zo is bij automatische toekenning (op basis van locatie van de content of op basis van search) prioritering een must, gezien de kans van een meervoudige toekenning. Automatische toekenning van bewaartermijnen, gebaseerd op queries en AI is zonder meer de toekomst van archivering en informatiebeveiliging. Alle goedbedoelde suggesties van archivarissen voor handmatige classificatie en controle ten spijt (sorry vrienden…).
De visie van Microsoft is alle soorten content in Office 365 onder één compliance regime te kunnen brengen, waarbij content ‘in-place’ blijft. Dus de documenten in hun respectievelijke bibliotheken, e-mails in hun mailboxen. Inderdaad is deze visie niet echt compatibel met een meer zaakgerichte visie op archivering, waarbij content wordt samengebracht om hun context te kunnen garanderen. Microsoft staat dit zeker toe en heeft nieuwe investeringen gedaan in documentsets (dossier-)functionaliteit. Maar Microsoft ondersteunt nog altijd niet met eigen, geïntegreerde tooling om e-mails toe te voegen aan deze documentsets. Daarvoor is al – sinds 2006? – software uit de markt nodig.
In SharePoint on premise – en later ook in Online – bestonden sinds 2007 recordsmanagement functionaliteiten als bewaartermijnen en recordcenter. Deze worden nog steeds ondersteund door Microsoft. Inmiddels spreekt Microsoft in de laatste blogs nadrukkelijk van een ‘new recordsmanagement solution’ in Office 365. En Microsoft geeft ook expliciet advies aan organisaties en bedrijven:
There are several other features that have previously been used to classify content or manage records in Office 365. [nl. records center, in-place records en information management policies, EB]. These features will continue to work side by side with retention labels. Note that while there are instances where the implementation of retention labels differs from previous features, the evolution of retention labels will drive the future of records management across Office 365. Therefore, moving forward, for data governance, we recommend that you use retention labels instead of these features.
Eén van de in het oog springende vernieuwingen voor labels is de mogelijkheid om documentversies afzonderlijk van een label te kunnen voorzien. Daarmee worden recordsmanagement scenario’s mogelijk die goed zouden kunnen passen bij documentregistratie en parafering/ondertekening. Het document kan nu immers tot record gemaakt worden en vervolgens toch nog bewerkt, gedistribueerd, etc. Mogelijk maakt dit ook nog de noodzaak van duurdere E5 licenties nog kleiner?
Beveiliging en compliance
In beveiliging en compliance nieuws van SPC19 onder veel meer aangekondigd:
- Met ‘multi-geo capabilities’ wordt het mogelijk te kiezen in welke regio mailboxen en data uit sites worden opgeslagen. Daarmee wordt voor internationaal opererende organisaties en bedrijven mogelijk de regio te kiezen die bij hun compliance voorkeuren het beste past.
- ‘Sensitivity labels’ kunnen formele classificatie niveaus (geheim, vertrouwelijk, etc.) toekennen aan sites, teams, groepen, bestanden, e-mails. Daarbij kunnen per label verschillende beperkende maatregelen (niet extern delen, downloaden etc.) en autorisaties worden toegevoegd aan lokatie of bestand.
- De administrator kan in de settings voor ´delen’ met het toevoegen van een aantal dagen de toegankelijkheid door externen voor de gehele tenant in tijd beperken. Ook kunnen externe gebruikers in de tenant worden uitgesloten van het gebruik van OneDrive en toegang tot Onedrive content van anderen.
- Nieuwe, aan OneDrive of SharePoint toegevoegde documenten kunnen worden uitgesloten van externen, totdat een Data Loss prevention scan heeft vastgesteld dat ze geen (gedefinieerde) gevoelige informatie bevatten.
Ook in het SharePoint beheercentrum belangrijke en veel gevraagde updates, zoals:
- het hernoemen van site- en sitecollectie URLs, zonder verlies van de oorspronkelijke links (redirect)!
- bulk updates van site- en sitecollectie functies.
- SharePoint server 2013 migratie tooling (nu beschikbaar)
Check voor een groter overzicht van vernieuwingen, ook in Microsoft Search (en hier), intranet en Yammer vooral ook deze blog van Jeff Teper, Corporate Vice President OneDrive, SharePoint & Office.
