Omdat de vertalingen in het Microsoft 365 Berichtencentrum in het centrale Beheercentrum van de tenant vaak wat wonderlijk Nederlands zijn zou je soms zo maar over belangrijke en voor de recordsmanager interessante updates heen lezen. Ik geef mijn cursisten en andere klanten altijd nadrukkelijk in overweging om in de organisatie te regelen dat die berichten ook via (max twee) e-mailadressen breder in het governance team worden gedeeld. Want in de dagelijkse stroom berichten vereist het wel dat het juiste specialisme de impact of mogelijkheden van de wijziging onderkent. En deze – van 5 mei jongstleden – is er weer zo eentje: “aankondiging van openbare preview van meerfasen dispositiebeoordeling”. Dit bericht is gekoppeld aan Microsoft 365 Roadmap ID 70579.
Microsoft kondigt hierin aan dat we vanaf deze maand, mits voorzien van de juiste licenties, bij vaststelling van een vernietigingslijst gebruik kunnen maken van “een gelaagde inhoudsdispositie-ervaring met maximaal vijf beoordelingsfasen.” De oplossing wordt nog als ‘openbare preview’ geleverd, voordat deze definitief in tenants wordt aangeboden. Al eerder bood de toepassing van retentie labels (en dus niet bij retentiebeleid/retention policies) de mogelijkheid om per bewaartermijn een zgn. revisor aan te wijzen. De definitieve verwijdering van een record wordt dan opgehouden totdat de revisor toestemming geeft, of weigert. Dit is een functionaliteit die maar in beperkte mate voldoet aan de gangbare praktijk in organisaties die werken met vernietigingslijsten. Doorgaans wordt door de beheerder van het DMS jaarlijks een rapportage opgesteld van te vernietigen dossiers, vaak geordend per afdeling of proces. De rapportage wordt dan digitaal of op papier aangeboden aan de proceseigenaar of manager voor advies over dossiers die toch nog zijn uit te sluiten van vernietiging. Deze rapportage wordt of uit de applicatie zelf gegenereerd of met hulp van een rapportage tool. Na advies van de proceseigenaar en, afhankelijk van de procedure, archivaris van de toezichthoudende instelling, voert de DMS beheerder de verwijdering uit.
Deze werkwijze impliceert een gefaseerde goedkeuring van de verwijdering. Met de nieuwe gefaseerde oplossing voor “dispositiecontrole” komt Microsoft nu tegemoet aan die wensen. Er kunnen maximaal vijf stappen in die beoordeling worden toegevoegd met elk één of meer revisoren. Een revisor kan in dat geval ook een beveiligingsgroep zijn waar individuele gebruikers aan kunnen worden toegevoegd. Dat lijkt me ook de meest bruikbare oplossing omdat individuele gebruikers van rol kunnen veranderen of vertrekken en de functionele groepen dan telkens kunnen worden aangevuld. Revisoren die zijn toegewezen krijgen alleen de te beoordelen items te zien, samen met contextuele informatie over het bestand. Revisoren kunnen de verwijdering van bestanden goedkeuren, de bewaarduur uitbreiden, inhoud opnieuw labelen of extra revisoren toevoegen om te helpen.
Dispositiecontroleurs moeten de rol Dispositiebeheer toegewezen krijgen om ervoor te zorgen dat ze geen toegang hebben tot andere delen van de oplossing voor recordsbeheer en alleen items kunnen goedkeuren die aan hen zijn toegewezen. Beheerders in de Records Management rollengroep kunnen alle labels en items bekijken die nog in behandeling zijn. Bovendien hebben beheerders de mogelijkheid om de e-mailberichten voor meldingen en herinneringen die naar dispositie-revisoren worden verzonden, aan te passen door inhoud toe te voegen aan het standaardbericht. Deze e-mail berichten worden overigens verzonden voor elke overschrijding van een bewaartermijn van een item. Aangezien de items zullen blijven staan tot de review tot een vernietiging heeft geleid, kunnen de items ook ‘opgespaard worden’ om in bijvoorbeeld een jaarlijks overzicht te worden gegoten. Dat overzicht kan in een Excel bestand worden gedownload en daardoor ook buiten het systeem worden aangeboden voor review (vergelijkbaar met hoe dat nu vaak met vernietigingslijsten gaat uit DMS).
De functionaliteit wordt aangeboden bij het aanmaken van nieuwe retentie labels na de stap van het instellen van de bewaartermijn instellingen. Ook kunnen reeds bestaande retentie labels worden uitgebreid met de de vernieuwde review functionaliteit.
Bedenk wel dat deze functionaliteit voor disposition review in de huidige vorm of de komende uitgebreide, gefaseerde variant een E5 licentie of E5 Compliance licentie of E5 Information protection & Governance licentie vereist. Check hier de download van Microsofts Detailed Microsoft 365 Compliance Licensing Comparison. Microsoft is nog steeds niet echt in staat om heldere antwoorden te geven op vragen wie van de gebruikers (alle? alleen de recordsmanagers?) die aanvullende licentie zouden moeten krijgen toegewezen. Vooralsnog ga ik er op basis van informatie uit antwoorden op wanhopige klantvragen (hier en hier) en degelijke bloggers (hier en hier) van uit dat ‘alle’ het juiste antwoord is. Zoals ik vandaag nog aan mijn cursusgroep meldde geef ik op mijn Microsoft licentie adviezen garantie tot de hoek.
