In organisaties die gebruik maken van Teams en SharePoint voor interne en externe samenwerking in afdelingen en projecten zien we een groeiende best practice voor de archivering van content in die teams. Sinds de introductie van retentielabels in 2017 zijn de mogelijkheden voor automatisering van retentie met behulp van Purview telkens verder verbeterd. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van zgn. adaptieve bereiken (‘adaptive scopes’) die het toevoegen van de correcte bewaartermijn bij een team sterk hebben vereenvoudigd. Ook voor dit jaar zijn nieuwe, belangrijke verbeteringen van de archiveringsfunctionaliteit aangekondigd, zoals archiveren op basis van ’laatst geopend’. Zie voor actuele informatie over de uitrol de Microsoft 365 roadmap of bericht MC999442 in je Berichtencentrum.
Waarom zou je eigenlijk retentie willen toepassen in Teams en SharePoint?
Omdat we
- met alléén zorgvuldig archiveren en vernietigen in ons DMS of zaaksysteem – waar we doorgaans slechts enkele promillen beheren van alle documenten – niet voldoen aan onze vernietigingsplicht;
- met gebrekkig vernietigen dan bij Woo-verzoeken óók documenten beschikbaar moeten stellen die formeel al vernietigd hadden moeten zijn;
- met langer onbeheerd vasthouden van documenten het risico lopen privacygevoelige informatie langer op te slaan dan voor het gebruik is toegestaan;
- ongebruikte teams en sites niet tijdig durven op te ruimen (en de ellende met fileshares herhalen);
- teveel kosten maken voor opslag die niet meer nodig is;
- door een gebrek aan beheer in de teams het overzicht en toezicht verliezen;
- ons bij AI gebruik (zoals Copilot!) zullen baseren op verouderde en niet correcte informatie.
Wat houdt de verbetering in?
Zowel retentielabels als bewaarbeleid kunnen de start van retentie straks starten op basis van de datum ‘laatst geopend’ van documenten en andere items.Tot op heden gebruiken we in scenario’s voor teams die een continue samenwerking beogen, zoals afdelingen of structurele samenwerkingsverbanden, de optie om een bewaartermijn te starten op basis van de ‘datum laatst gewijzigd’. Dat is aantrekkelijk, omdat dergelijke teams doorgaans niet afgesloten zullen worden, zoals bijvoorbeeld projecten. En ook omdat er vaak gewerkt wordt met mappen die technisch/functioneel wel gearchiveerd zouden kunnen worden, maar waarvan deze verwachting doorgaans te hoog gespannen is.
Wanneer er dus geen logisch afbreekpunt is om de start van een bewaartermijn te triggeren (einde project>ontneem schrijf/verwijderrechten gebruikers>start bewaartermijn documenten) is een andere trigger gewenst. Daarvoor zijn organisaties in hun ‘afdelingsteams’ gebruik gaan maken van de retentielabel optie ‘start retentie X-tijd na laatste datum gewijzigd’. Als documenten dan niet meer gewijzigd worden, zullen ze na bepaalde tijd dan automatisch worden gearchiveerd.
Daar is nu dus een aantrekkelijker optie bij gekomen: start de archivering (bijvoorbeeld ‘X tijd na’) datum laatst geopend. Deze optie zal meer recht doen aan de manier waarop gebruikers met documenten om gaan.
Wanneer de oplossing beschikbaar komt krijg je dus bij configuratie van een nieuw retentielabel of bewaarbeleid bij Periode de extra optie ‘De retentieperiode starten op basis van: Wanneer items voor het laatst zijn geopend”. Hieronder de preview van de functie in een Engelstalige tenant:
Beperkingen
Retentielabels zijn vooral geschikt voor archivering van documenten in SharePoint en OneDrive, en worden ook wel gebruikt in de Capstone methode voor e-mail archivering. De nieuwe optie zal ook worden aangeboden in Bewaarbeleid (retention policies). Bewaarbeleid wordt onder andere gebruikt voor Teams chat archivering (voor individuele chat en kanaal berichten) aangezien retentielabels daarvoor niet beschikbaar zijn. Ook kan Bewaarbeleid toegepast op het behoud en de verwijdering van Copilot prompts.
In de documentatie geeft Microsoft aan: “beheerders kunnen een bewaarbeleid of retentielabel toepassen in Microsoft OneDrive en Microsoft SharePoint (mijn curs) voor bestanden die gedurende een bepaalde periode door niemand in uw organisatie zijn geopend. Dit bericht is van toepassing op retentie voor Microsoft 365-bestandstypen (mijn curs). In een toekomstige uitrol zullen we andere bestandstypen (niet-Microsoft 365) ondersteunen. Het is dus – nog – niet duidelijk of dat betekent dat deze trigger voor retentie ook uitsluitend van toepassing kan worden gemaakt voor SharePoint- en OneDrive bestanden.
Overigens, Microsoft zelf benadrukt in zijn documentatie dat “deze functie helpt bij het verwijderen van verouderde gegevens, waardoor de kwaliteit en relevantie van Microsoft 365 Copilot-antwoorden worden verbeterd.”
Wanneer treedt de verandering in werking?
De openbare preview wordt naar verwachting vanaf midden september 2025 aangeboden, zodat er ook door organisaties mee getest kan worden. De uitrol naar productie start naar verwachting vanaf midden oktober. In scenario’s waarin eerder gebruik is gemaakt van start retentie op basis van datum laatst gewijzigd, zouden informatiebeheerders en recordsmanagers voor Microsoft 365 dus kunnen overwegen gebruik te gaan maken van deze nieuwe trigger voor retentielabels en bewaarbeleid.
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
