De WOO en het belang van archivering voor transparantie

Op 1 mei is de Wet Open Overheid van kracht geworden. De wet regelt onder andere als opvolging van de WOB de ‘passieve’ openbaarheidsverplichting op verzoek, maar ook de actieve openbaarmaking van documenten van de overheid. Veel van die informatie wordt al jaar en dag actief openbaar gemaakt, denk aan Tweede Kamer stukken of beschikkingen. Voorwaardelijk voor die passieve en actieve openbaarmaking is wel dat de informatie vindbaar, beschikbaar en betrouwbaar is. Waar documenten, e-mails of andere berichten gemakkelijk kunnen verdwijnen of uit zicht blijven, bijvoorbeeld omdat ze zich aan vastlegging door overheidssystemen onttrekken, ontstaat een probleem. Archivering, het liefst zo geautomatiseerd als mogelijk is, is een voorwaarde voor het realiseren van al deze in de nieuwe wet bepaalde openbaarheidsambities. De technische oplossingen bestaan wel, maar verschillende belemmeringen staan de toepassing in de weg, zoals de complexiteit van archiefselectielijsten.

Archiefselectielijsten

In de jaren negentig van de vorige eeuw werden nieuwe modellen voor archiefselectielijsten geïntroduceerd. De omvang van de overheidsadministratie, de grote volumes documenten en efficiency denken in ondersteunende processen hebben toen geleid tot selectielijsten die minder op documenten, meer op werkprocessen waren gebaseerd. De digitalisering van de archivering stond nog in de kinderschoenen. Waar de opstellers van deze archiefselectielijsten toen geen rekening mee hielden was de afnemende ondersteuning door bezuinigingen op specialisten en de digitalisering. Vervolgens kwamen wel digitale archiefsystemen in zwang, maar bleven de selectielijsten te gecompliceerd. Nu zijn de termijnen in deze lijsten ook nog eens vaak bepaald door weer andere regelgeving, wat kansen voor snelle verandering belemmert en de complexiteit niet minder maakt. Het is een buitenstaander dan ook niet uit te leggen dat aanbestedingsdocumenten niet ‘zomaar’ voor een bepaalde duur bewaard kunnen worden, maar dat niet alleen het type aanbesteding (ondershands, niet-Europees, Europees, etc.) maar ook nog het verloop (afgebroken, geslaagd, afgewezen, etc.) mede bepalend kunnen zijn – moeten zijn – voor verschillende bewaartermijnen. Diezelfde complexiteit in termijn effecten treedt op bij vergunningverlening en de potentiële invloed van afbreken aanvraag, toekenning, afwijzing en bezwaar en beroep. Vraag het een recordsmanager.

Waar dit inmiddels toe leidt is dat informatiebeheerders met steeds meer steun van toezichthouders op zoek gaan naar het oprekken van deze termijnen, zodat toepasbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van het archiverende systeem toch nog een beetje samen op kunnen gaan. Ook zie je dat de instellingen waar de archiveringsrichtlijnen vandaan komen, zoals Nationaal Archief en VNG, aanvullende ‘grovere’ archiveringsmaatregelen als mailbox-archivering (Capstone) gaan propageren en opnemen in aanvullende selectielijsten.

Lastige departementale mail

Maar het moet nog eenvoudiger willen we het archiveringsbelang kunnen blijven dienen. Vastlegging van overheidsbeslissingen en – handelen blijft immers een basisvoorwaarde van de controleerbaarheid van onze democratie. Je ziet het dan ook mis gaan, wanneer ministers hun communicaties uitvoeren in privé mail, waardoor die alleen nog vindbaar en controleerbaar zijn wanneer het doorzendingen of CC’s betreft uit departementale mailsystemen. Waar ministers en bestuurders het gemak van hun privé mail verkiezen boven de oplossingen van de overheid, bijvoorbeeld omdat dat ‘gemakkelijker’ gaat (want minder beveiligingsmaatregelen, als MFA) is niet alleen transparantie, maar ook de veiligheid in het geding. Bovendien is het deze nonchalance, dit dedain voor regels, richtlijnen en aanwijzingen dat ieder streven naar compliance, naar ‘betere informatiehuishouding’ frustreert en tot bijzaak, van lastige informatiebeheerders en juristen maakt. Dan krijg je dit:

“16 van de 29 bewindslieden maken af en toe gebruik van een privé-mailaccount, onder wie minister Yesilgöz (Justitie en Veiligheid) en minister Kaag (Financiën). Zij hebben aangegeven dat ze dat doen om bijvoorbeeld een document te bewerken of uit te printen en uitnodigingen door te sturen naar hun werkmail. In sommige gevallen worden vergaderlinks of documenten doorgestuurd naar een privémailaccount omdat een zakelijk apparaat niet (goed) werkt. Dat laatste doet onder meer minister Ollongren (Defensie). Volgens het ministerie van Defensie zijn de technische beperkingen op zakelijke apparaten dusdanig groot dat het soms niet anders kan. “Defensie kent wegens veiligheidsoverwegingen technische beperkingen … De betrokken ministeries zeggen dat er geen beveiligingsincidenten zijn geweest. Relevante e-mails en chatberichten van de bewindspersonen zijn en worden volgens de ministeries veiliggesteld. In het handboek voor bewindspersonen staat dat ministers en staatssecretarissen om veiligheidsredenen alleen gebruik mogen maken van hun goed beveiligde werkaccount.”

Tegen zoveel negeren en verwaarlozen door bewindslieden van systemen, van afspraken en van regels die er zijn om ons burgers te dienen met controleerbaarheid van het landsbestuur, is moeilijk op te boksen. Iedere parlementaire enquête had conclusies en aanbevelingen over informatievoorziening en archivering. ‘Open op Orde’ is het nieuwste mega programma, deze keer volgend uit de moeizame onderzoeken naar de Toeslagenaffaire, om die informatievoorziening op orde te krijgen. Het probleem zit niet in méér informatiebeheerders, of in andere informatiesystemen. De systemen zijn er al.

Archivering moet  – en kan – eenvoudiger

We maken het onszelf nodeloos ingewikkeld. Eerst spreken we af dat ambtenaren best van overheidssystemen gebruik mogen maken voor wat privé gebruik, zodat ze ook hun loonstrook naar huis kunnen mailen, vervolgens kunnen we mailboxen van ambtenaren ineens niet meer archiveren (wat technisch prima kan) juist OMDAT de privacy van de ambtenaar met archivering van hele mailboxen niet kan worden gegarandeerd. Dus we doen geen mailbox archivering en blijven eindeloos studeren op oplossingen terwijl de mailberg onder onze handen groeit, of verdwijnt omdat ze wordt ge-delete. Ondertussen steken bewindslieden vrolijk de middelvinger op, mailen vanuit de i-Cloud en weten dat hun handelen ongrijpbaar is. Het is bizar, iedereen ziet het, het parlement incluis, maar laat het uiteindelijk gebeuren, want relevante e-mails en chatberichten van de bewindspersonen zijn en worden volgens de ministeries veiliggesteld.’

Ondertussen is archivering op die plekken waar nog wel netjes wordt opgeslagen en vastgelegd te ingewikkeld geworden voor de gewone gebruiker van kantoorsystemen. De oplossing zal nooit meer zitten in ‘het opvoeden van die medewerker’ (die hoor je nog veel bij DIVers van d’oude stempel) of zaaksystemen die de termijnen uit de selectielijsten, inclusief alle resultaat-bepaalde wijzigingen, kunnen toepassen. Want we weten allemaal dat deze zaakgerichte oplossingen maar beperkt slagen, namelijk alleen daar waar een medewerker in zijn werk proces is gebaat bij toepassing van alle metadata en gegevens. De meerderheid wil immers ‘gewoon’ een document opslaan.

En we zouden deze eenvoudigere termijnen moeten willen toepassen op de informatie en documenten die we opslaan, die we gebruiken. Niet op een kopie die we de ene keer wel, de andere keer niet in een tweede of derde systeem opslaan. Om het daar dan heel zorgvuldig te laten beheren. Om het daar uiteindelijk zorgvuldig te vernietigen. Met achterlating van vele kopieën op onze digitale werklocatie. Ik noem dat wel eens het ‘ambtelijk ritualisme’ van archiefvernietiging.

Heel veel ambtenaren werken dagelijks met Microsoft 365 en SharePoint Online. Heel veel overheidsorganisaties hebben de duurste licenties ingekocht. Licenties waarmee je prima kunt archiveren en WOB WOO verzoeken mee behandelen. Als het archiefsysteem het systeem is waarin je werkt, zoals in Microsoft 365 en SharePoint Online mogelijk is, kunnen documenten meer op één en dezelfde plaats worden opgeslagen, bewerkt, geborgd en uiteindelijk van daar uit ook beschikbaar worden gesteld via een website. Archiving by design. Waar een wil is, is een weg. Maar deze overheid moet wel meer gaan willen.


Foto: Rob Wilson, Unsplash

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Scroll naar top