Deze blog is oorspronkelijk geschreven voor Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (NKOO)
De afhandeling van Woo-verzoeken leidt ook wel tot rechtszaken, waarbij de kwaliteit van de zogenaamde zoekslag ter discussie wordt gesteld. Overheidsorganisaties kunnen voor verbetering van hun Woo-procedure veel lering trekken uit deze zaken. Wat is daar op basis van actuele uitspraken over te zeggen en hoe zou moderne tooling zoals Microsoft Purview Premium eDiscovery kunnen helpen bij verbetering van de kwaliteit en verantwoording van die zoekslag?
De zoekslag in Woo-zaken
De zoekslag omvat onder andere de vertaling van het verzoek naar passende vragen om bij management en medewerkers uit te zetten. En geschikte zoektermen om in systemen in te zetten. Natuurlijk wordt de kwaliteit van zoekresultaten dan ook in belangrijke mate bepaald door de werkwijze bij uitvragen. En zal er ook verschil zijn in het bevragen van een persoon ten opzichte van bevragen van een systeem. De gebruikte zoektermen, de plaatsen waar wel of juist niet gezocht is, al dan niet vernietigde informatie, informatie in back-ups, al eerder openbaar gemaakte informatie: het kan allemaal een rol spelen in conflicten over de zoekslag in Woo-verzoeken.
De zoekslag bij de rechter
Cornelis van der Sluis, oprichter en kennismanager van het Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (NKOO), schrijft regelmatig – zoals hier – over de zoekslag en de eisen die een rechter daar aan kan stellen. We zien in de rechtszaken rond deze zoekslagen dat een zorgvuldige verantwoording van de uitvoering van de zoekslag belangrijk is. Duiding van deze zaken door Van der Sluis geeft een goed beeld van wat er dan nodig is, zoals
“in het primaire besluit al duidelijk maken:
- welke systemen zijn geraadpleegd,
- welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen,
- welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en
- welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.”
Microsoft Purview eDiscovery
Wat we ook in gepubliceerde resultaten van de Woo-verzoeken en de rechtszaken terugzien: informatie kan op vele plaatsen berusten en de organisatie komt er niet zomaar mee weg om alleen in gemeenschappelijke opslag als een document management systeem, zaaksysteem of gemeenschappelijke schijf te hebben gezocht.
Veel gemeenten, uitvoeringsorganisaties en ZBO’s die met Woo-verzoeken te maken hebben gebruiken Microsoft 365, onder andere voor de e-mail voorziening, de opslag van documenten, chat communicatie, online vergaderen, planning en andere kantoorwerkzaamheden. De mogelijkheden van eDiscovery in Purview voor het bevragen van de opslag van onder andere documenten, e-mails en chat zijn daarbij niet altijd breed bekend. Misschien wel bij functioneel beheer, maar vaak niet in het juridische domein. Je mist dan veel van de mogelijkheden die deze oplossing kan bieden, zoals de zorgvuldige vastlegging van zoekvragen, genomen stappen, doorzochte locaties en de schifting die je in de analyse van alle gevonden informatie hebt gemaakt. Daarmee verzamelen we dus ook een deel van de voor het primaire besluit relevante informatie over de zoekslag. Na verzameling, selectie en analyse kan de informatie ook geëxporteerd worden uit Microsoft 365. Daarna zou je tooling voor anonimisering willen toepassen, want de oplossing in eDiscovery zelf is geheel handmatig.
On hold!
Informatie die onder het Woo-verzoek valt op het moment van indiening, mag natuurlijk niet zomaar weg raken. Bedenk dat dit ook geldt voor informatie die formeel conform archiefselectielijst vernietigd had moeten zijn, maar dat op dat moment niet is – om wat voor reden dan ook. En dat laatste is geen zeldzaamheid, ik schreef al eerder over de informatieberg en archiefvernietiging, omdat vernietiging doorgaans te beperkt wordt toegepast, veelal alleen in het formele ‘archiefsysteem’ en niet in de ‘samenwerkingsomgeving’.
Gelukkig is het mogelijk de in Microsoft 365 gevonden informatie te beschermen tegen mutatie en verwijdering door een eDiscovery ‘hold’ of ‘bewaring’ toe te passen. Let er op dat het instellen van holds komt met mogelijkheden en beperkingen:
- overruled bestaande retentiemaatregelen, zoals Retentielabels en bewaarbeleid (retention policies)
- een toegepaste hold kan tot max 24 uur nodig hebben om van toepassing te worden
- zowel locaties (bv een site, een mailbox) als resultaten van een query kunnen aan hold worden toegevoegd, in het laatste geval zal de hold korte tijd – 7 tot 14 dagen – van toepassing zijn op de gehele content van de locatie en daarna vrijgeven wat buiten de hold valt, behalve als er 5 query-gebaseerde holds tegelijk van toepassing zijn
- bij verwijdering van een hold zal de hold tijdelijk (30 dg) van toepassing blijven om te voorkomen dat informatie die door gebruiker of regel voor verwijdering was aangemerkt a la minute verdwijnt.
eDiscovery: niet voor iedereen
De mogelijkheid om die zoekvragen ook aan de persoonlijke werkomgeving van ambtenaren te stellen, zoals hun e-mailbox, persoonlijke (Teams-)chat berichten of OneDrive documenten leidt tot veel interne discussie over de inzet van eDiscovery in Microsoft 365. Niet zelden zijn daarbij – al dan niet vermeende – rechten van ambtenaren, ontleend aan AVG, interne privacyreglementen, ambtenarenwetgeving of medezegenschap een rem op gebruik van deze tooling waarover organisaties al aanzienlijke licentiekosten betalen om er gebruik van te mogen maken.
Natuurlijk is het zaak om de toewijzing van rechten op de toepassing van de tool streng te reguleren en gelukkig kan dat ook. Microsoft Premium eDiscovery beschikt over een strikte, tot individuele cases te beperken autorisatie. Standaard rollengroepen, bestaande uit totaal 11 afzonderlijke rollen) kunnen daarbij een eDiscovery Administrator (alle cases + centrale instellingen), eDiscovery Manager (per case) en Reviewer (alleen geselecteerde te analyseren informatie) benoemen. Aanvullend zouden oplossingen voor Privileged Access Management daar nog nadere tijdsgelimiteerde beperkingen aan kunnen stellen. De uitgevoerde handelingen in eDiscovery worden uitgebreid gelogd in de Audit log van de tenant en beperkt opgenomen in iedere case.
Voortdurende verbeteringen
Microsoft werkt hard aan verbeteringen in eDiscovery. Met de introductie van de nieuwe Purview portal is ook de hele weergave van eDiscovery en Content Search op de schop gegaan. Het zal voor iedereen nog even wennen zijn. Sommige nieuwere functies kunnen tijdelijk ‘in openbare preview’ worden beproefd. Dat geldt bijvoorbeeld voor:
- Historische versies (preview): deze functie maakt het mogelijk om gedurende de preview periode 100 SharePoint sites toe te voegen waarvan niet alleen actuele, maar ook de oudere versies worden doorzocht op de gebruikte trefwoorden.
- Bewaringsrapport (preview): verschaft inzicht in alle ‘holds’ die zijn afgekondigd of inmiddels vrijgegeven. Uitgebreid inzicht in zowel de status als ook de gebruikte queries voor iedere hold.
- Content Search: nieuwe, met eDiscovery geïntegreerde weergave. Met Content search maak je zoekopdrachten die net als eDiscovery alle locaties in Microsoft 365 kunnen bereiken, je kan er ook informatie mee exporteren, alleen de uitgebreide analysemogelijkheid van eDiscovery ontbreekt.
—-
Meer weten over de zoekslag bij Woo-verzoeken?
Voor geïnteresseerden in de zoekslag bij Woo-verzoeken, de juridische consequenties van het document-begrip volgens Woo en Archiefwet en de mogelijkheden van eDiscovery als zoekoplossing is er in maart 2025 een training vanuit het NKOO: Zoekslag bij Woo-verzoeken (Documenten bewaren, zoeken en vinden).
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Photoleap
