E-mail berichten: zijn dat dan ook records?

Niet zonder trots presenteerde David Ferriero, Archivaris van de Verenigde Staten, gisteren de nieuwe burelen van de George W. Bush Presidential Library and Museum in Dallas Texas. De Verenigde Staten hebben sinds Roosevelt van deze historische centra opgericht voor hun voormalig presidenten, maar deze is volgens Ferriero extra bijzonder: niet alleen is het de eerste die ‘de oorlog tegen het terrorisme’ vastlegt, maar ook de eerste

‘to fully reflect the growth of the use of electronic records in government. While the Clinton Library holds 4 terabytes of electronic records, the Bush Administration produced 80 terabytes. And it will preserve more than 200 million emails, compared to 20 million at the Clinton Library.’

Heeft iets genants, dat nu juist in één zin die link tussen de oorlog (of oorlogen?) tegen het terrorisme (Irak, Afghanistan) en die miljoenen e-mails moet worden gelegd. O ja, die e-mails van het Witte Huis, wat was daar ook weer mee aan de hand? Lees vooral The Untold Story of the Bush White House Emails van CREW (Citizens for Resposibility and Ethics in Washington, een onafhankelijke non-profit organisatie) en huiver bij zoveel falen in achtereenvolgende pogingen tot het organiseren en inrichten van recordsmanagement voor het e-mailgebruik door het Witte Huis. Ik schreef daar eerder over in een blog.  Het Witte Huis onderhield weliswaar contacten met het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) in die periode en was ook door NARA gewaarschuwd voor dreigende vernietiging van e-mails, maar

‘The Bush White House failed to inform NARA about the missing emails or shareinformation with NARA until well after CREW released its report and CREW and the National Security Archive sued both the Executive Office of the President and NARA.’

Uiteindelijk zijn er dus miljoenen e-mail berichten, uit een cruciale periode, zoek geraakt, is er voor miljoenen gespendeerd aan projecten om emails terug te halen (o.a. uit PST files en backups) en heeft Obama’s Witte Huis nog wat correspondentie uit en over deze onverkwikkelijke gebeurtenissen vrijgegeven, maar de schade is natuurlijk onherstelbaar. En wat er wel over is gebleven wordt niet meteen openbaar,  eerst

‘the roughly 200 million emails have to be reviewed by the center’s archivists, a process that could take a long time. With current technology, archivists can only review about 800,000 pages a year.’

De directeur van de Bush library geeft toe dat het niet alleen een geweldige bron is, maar “Our challenge is, how do you preserve it? And how do you process it to make it available?”

Tsja, natuurlijk beslissen we niet allemaal elke dag over oorlog en vrede, maar hoe is het in uw organisatie met e-mailgebruik en e-mailarchivering? Want ondanks de nog altijd volhardende anti-email-activisten in de sociale media (ook in Nederland) worden ingrijpende beslissingen en afspraken door de meesten van u toch echt in emailberichten verpakt.  En in veel organisaties komt de kwetsbaarheid daarvan pas aan het licht als het te laat is, als de juridische conflicten of parlementaire onderzoeken zich aandienen. Het blijft me verbazen, dat de records uit een communicatietool die als zo lang gemeengoed is, zo moeilijk uit dat persoonlijke domein zijn te krijgen. De email op de zaak is van de zaak en waar zakelijke belangen in het geding zijn, moet de vastlegging zijn geborgd. Omdat archiveringstools en addons op emailapplicaties al langer voorhanden zijn, steeds vriendelijker in gebruik en steeds goedkoper worden, is er eigenlijk geen excuus voor een organisatie en is de businesscase denk ik snel gemaakt. Onderzoek de verschillende processen in de organisatie, analyseer de risico’s bij het gebruik van e-mail en pas een bewaarstrategie toe die bij het gebruik en de gebruikers past. Strategieën kunnen variëren van volledig geautomatiseerde classificatie en vastlegging, tot handmatige toevoeging aan dossiers door middel van drag-and-drop.

Mocht u morgen desalniettemin toch nog de piratenvlag willen hijsen, e-mail willen quitten of zich enthousiast met uw prezi’s in nieuwe vormen van communicatie wensen te storten, bedenk dan dat anderen u mogelijk na één of tien jaar via aangetekende post aan uw digitale afspraken, toezeggingen en beloftes kunnen herinneren.