Microsoft 365 recordsmanagement en expiratie van vergadering opnamen

Let op: deze blog is herzien per 31-01-2022 ivm verlenging default expiratietermijn (60>120 dg)

Microsoft kondigde eind juli2021  in Roadmap en Berichtencentrum een ‘automatische vervaldatum’ aan voor opnamen van vergaderingen in Teams. Wat houdt deze expiratie (‘verval’ in NL-tenants) in, wat betekent dit voor gebruikers en beheer en hoe verhoudt expiratie zich tot archivering in Microsoft 365?

Wat gebeurt er bij het opnemen van een vergadering?

Begin 2021 schreef ik over de opslag locatie van vergaderopnamen en de verschuiving van Stream naar OneDrive en SharePoint. Wanneer de opname van een vergadering in Teams wordt beëindigd, wordt deze geupload naar OneDrive of SharePoint. Dat is afhankelijk van hoe het Teams gesprek heeft plaats gevonden: was het een individueel gesprek met één of meer deelnemers of was het gesprek gestart vanuit een Teams kanaal? Eenmaal opgeslagen als videobestand, in een automatisch aangemaakte map ’Opnamen’, wordt er een link weergegeven in de chat van de vergadering. Het bestand is toegankelijk voor de genodigden van de vergadering. Check deze blog voor info over die eerste categorie ‘individuele gesprekken’ en wie wat mag met dit bestand. Ook wordt het bestand aan diverse lijsten (‘gedeeld met mij’ ‘aanbevolen’ etc.) toegevoegd en geïndexeerd door Microsoft 365 Search.

Overigens: voor die organisaties die WEL al van Teams vergaderen gebruik zijn gaan maken, maar (nog) GEEN OneDrive of SharePoint hadden uitgerold: voor jullie tenant blijven vergaderopnamen slechts 21 dagen in een ‘tijdelijke opslag locatie’ beschikbaar. Tenzij de gebruiker ze binnen die tijd downloadt, zullen ze definitief verwijderd worden door het systeem!

Expiratie van vergadering opnamen

Microsoft rolt vanaf begin november 2021 een nieuwe maatregel uit, aangepast per 31-01-2022, waarbij alleen nieuwe, vanaf dat moment gemaakte opnamen van vergaderingen 120 dagen bewaard zullen blijven. Het nieuwe beleid geldt bovendien niet voor reeds in Stream opgeslagen vergaderopnamen. Microsoft zegt deze termijn te gaan hanteren omdat “gemiddeld voor alle huurders de meeste opnames van vergaderingen na 60 dagen nooit meer worden bekeken.”Teams admin center beheerders kunnen  de termijn wijzigen naar een zelf in te stellen expiratie, naar wens met een Powershell commando, ofwel met een instelling in het Teams beheer centrum.  De instelling staat toe om een verlooptermijn toe te voegen variërend van één dag, tot meerdere jaren (of zelfs om nooit automatisch te verlopen: “Het minimum aantal dagen dat kan worden ingesteld op MeetingRecordingExpirationDays is 1 en het maximum is 99.999 (bijvoorbeeld 273 jaar).” Voor ‘nooit verlopen’ is de instelling -1.

Wanneer het systeem na expiratie de opname verwijdert, krijgt de eindgebruiker daarvan bericht. Omdat het bestand in de Prullenbak-functie terecht komt, gelden op herstellen van het bestand de zelfde rechten en beperkingen als bij andere bestanden. En is dat met in acht nemen van die beperkingen tot max 90 dagen mogelijk.

Expiratie is geen bewaartermijn

Dat er een default expiratietermijn en straks ook een door de organisatie zelf te bepalen termijn kan wordt toegevoegd aan vergaderopnamen houdt niet in dat ze ook in de tussenliggende periode behouden blijven. Voor wie volledig beheer heeft over de opname blijft het namelijk mogelijk deze te verwijderen uit OneDrive of SharePoint. Tenzij er een bewaartermijn op geldt vanwege toepassing van retentielabels, bewaarbeleid of e-Discovery legal hold. In dat geval heeft die bewaartermijn voorrang. Dat betekent bijvoorbeeld dat een opname die is toegevoegd aan een map of documentset met een bepaalde termijn, óók zo lang bewaard zal blijven, of dat nu korter of langer is dan de standaard of custom expiratietermijn. Microsoft 365 geeft retention immers altijd voorrang boven deletion.

Microsoft adviseert om de gebruikers op de hoogte te stellen wanneer deze wijziging wordt doorgevoerd. Natuurlijk is het ook aan Microsoft 365 functioneel beheerders en recordmanagers om naar wens en verplichting maatregelen te treffen voor het behoud voor langere of kortere duur van vergaderopnamen.

Microsoft documentatie

Expiratie instellen in Teams beheercentrum

Foto: Unsplash

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Scroll naar top