Vanaf januari 2025 stelt Microsoft de Recordcentrum sitesjabloon plus enkele gerelateerde SharePoint functionaliteiten, zoals de ‘verzenden naar’-functie, de content organizer-functie en information-management policies (bewaartermijnen) buiten gebruik in SharePoint Online. Organisaties en bedrijven die deze verouderde recordsmanagement functionaliteiten nog gebruikten, worden verzocht over te schakelen op Recordbeheer en Data lifecyclemanagement in Microsoft Purview met retentielabels en bewaarbeleid (retention policies). Deze vooraankondiging (MC686912) verscheen 3 november jl in het Berichtencentrum van je tenant. Voor de oplettende beheerder kan het niet helemaal nieuws zijn; begin 2019 vermeldde Microsoft in zijn documentatie dat oudere SharePoint retentie functies zouden worden vervangen.
Microsoft bood het Recordcentrum of Recordcenter aan als een sitetemplate sinds Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. Het cloudplatform Office 365 nam in 2011 aanvankelijk alleen de ‘in-place-recordsmanagement’ voorziening over. Het Recordcentrum was bedoeld om documenten vanuit andere sites naar toe te verzenden en daar te archiveren onder verschillende bewaartermijnen. De verzend-optie was een onderdeel van het document menu. De bewaartermijn kon geplaatst op bibliotheken in het Recordcentrum. Daarbij zorgde een zgn. Afgiftebibliotheek (DropOffLibrary) op basis van regels (Content Organizer) voor de distributie naar de juiste recordbibliotheken.
Hoewel het Recordcentrum korte tijd na de start van Office 365 toch weer wel werd aangeboden in SharePoint Online, bleef de sitetemplate en de archiveringsfunctionaliteit volkomen verstoken van doorontwikkeling. Pas met de introductie en voortdurende verbetering van retentielabels nu zo’n zeven jaar geleden werd Microsoft 365 een platform waar archiving by design op verschillende soorten content, ook buiten SharePoint, kon worden toegepast.
Microsoft geeft nu aan hoe de uitfasering eruit zal zien. Uitgefaseerd worden:
- Recordcentrum, inclusief de site-template voor creatie;
- De ‘send to’ functie
- Content Organizer
- Information management policies
- In-place records management
- Document deletion policies
- Policies for site closure and deletion
Uitfasering houdt in dat:
- Microsoft NIET voorziet in automatische migratie van oude naar nieuwe functionaliteiten
- Microsoft bij niet tijdig migreren NIET garandeert dat genoemde functionaliteiten blijven werken
- Retentielabels en bewaarbeleid (retention policies) wanneer toegepast bestaande SharePoint information management policies zullen negeren en overrulen
- De functionaliteiten gaandeweg aan het zicht van gebruikers en beheerders worden onttrokken en configuratie niet langer mogelijk zal zijn
- Na volledige uitfasering backend diensten niet langer beschikbaar zullen zijn.
Ter begeleiding van de overgang van oude naar nieuwere functionaliteiten is een hulp-pagina in de documentatie beschikbaar. Deze verwijst onder andere naar een migratie-strategie die weliswaar nuttig is voor overzicht van oude en nieuwe functionaliteiten, maar verder weinig helpt om van a naar b te komen wanneer je een Recordcentrum hebt met lopende termijnen. Het migreren van de content zelf lijkt me overkomelijk, maar Purview gaat je niet helpen met het continueren van de termijnen.
Check voor actuele informatie over de definitieve deadlines voor uitfasering deze tijdlijn. Let op: “Any future dates and timelines are approximate and might change as we develop our plans further.”
—
Afbeelding: AI gegenereerd met Ideogram
