Microsoft 365 recordsmanagement – ESPC23

ESPC is Microsofts Europese meerdaagse veel-meer-dan-SharePoint-alleen-conferentie, dit jaar in Amsterdam, 27-30 november. Als verwacht stond op ESPC23 veel in het teken van Copilot, Microsoft 365’s nieuwe intelligente assistent. Natuurlijk blijf ik graag naar dit alles kijken met een recordsmanagement & compliance bril op. En neem ik jullie graag mee in mijn highlights.

Microsoft Copilot(-s)

Om meteen bij Copilot te beginnen: er is inmiddels niet één, maar een dusdanig groeiend aantal Copilots (meervoud) dat keynote sprekers geen sheet hadden die actueel genoeg was om ze allemaal te kunnen benoemen (Donna Sarkar). Bedrijven en organisaties worden ook uitgedaagd om met Microsoft Copilot Studio te voorzien in hun eigen, doel- en procesgerichte specifieke AI assistent.

Gelukkig was daar ook Tony Redmond, die ons met een portie nuchterheid weer met beide benen op de grond wist te zetten. Onder heel veel meer (o.a. de hoge licentiekosten van minimaal een ton per jaar) wees hij op de kwaliteit van de data waaruit de AI assistent zal putten als je een vraag stelt. Het kwam in meer presentaties wel voorbij, maar er was dan vooral aandacht voor informatieveiligheid: Copilot zal antwoorden ophalen uit alle voor jou toegankelijke informatie. Dat is een risico op zichzelf, wanneer daar nog geen goede zorg voor is geweest. Maar inderdaad: de kwaliteit van informatie, in mijn OneDrive, in de SharePoint teamsites waar ik bij kan, in mijn mail en chat, in databases? De indrukwekkende demo’s reflecteren een ideale wereld en de resultaten zien er gelikt uit. Maar ‘in the real world, are your users and your data as perfect?’, aldus Redmond. Schrokken we in het verleden al bij de introductie van Microsoft Delve, dat hooguit suggesties deed voor documenten, Copilot consumeert die documenten en geeft inhoud daaruit terug.

AI assistenten inzetten betekent dat organisaties  – juist ook die welke Teams/SharePoint slechts als een platform voor ‘samenwerking’ zagen – maatregelen moeten treffen om de betrouwbaarheid van informatie te verhogen. Bijvoorbeeld door zorgvuldige en tijdige verwijdering van verouderde informatie en documenten. En dat gebruikers moeten leren om AI gegeneerde resultaten te controleren en op waarde te schatten.

Microsoft 365 Recordsmanagement implementeren

Zorgvuldig beheerde informatie is er niet zomaar, ook niet in Microsoft 365. In een eendaagse workshop op ESPC23 over Microsoft recordsmanagement, toonden Joanne C. Klein en Martin Lingstuyl dat nog eens overtuigend aan. ‘There are no quick wins in recordsmanagement implementations’ stelde Klein vast. Maar ook: recordsmanagement in Microsoft 365, het kan en als compliance regels het vereisen moet het ook.  Klein kwam met een uitputtend overzicht aan uitgangspunten, best practices en aanbevolen stappen (‘Having a SharePoint/Teams provisioning solution in place will help automate some retention controls and, in most cases, you can’t do it without one’). Veelal verpakt in de beste infographics (deels voor download hier) die je je in een Purview recordsmanagement project of -beheer kan wensen. Lingstuyl vulde dit fraai aan met zijn tutorials voor het scripten van recordsmanagement implementaties. Beiden bevestigden ook dat het SharePoint team van Microsoft nog huiswerk heeft waar het de documentsets feature aangaat: documentsets zijn een zegen in processen met een zaakgerichte afhandeling, maar de doorontwikkeling en aansluiting op Purview’s recordsmanagement laat nog steeds te wensen over, bijvoorbeeld waar het de archivering – en op termijn vernietiging – van de container zelf aangaat.

Meer nieuws

Verder waren er leerzame presentaties over SharePoint Premium (vh. SharePoint Syntex, ook daar weer een naamswijziging), backup & restore, Microsoft search en provisioning. Ik kom er op terug. De beursvloer met tientallen softwarebedrijven had trouwens ook noemenswaardigs: onder heel veel meer waren daar onder andere de migratiespecialisten Xillio en de provisioning oplossing Orchestry (over beide ook een andere keer meer).

En: aantrekkelijk nieuws voor de archiefgemeenschap  – en eindelijk een antwoord op de vrijwel wekelijkse vragen in mijn cursussen en sessies –  is wel de zojuist gepresenteerde oplossing van Preservica: ‘Preserve365‘ kan via Purview retentielabels documenten, met metadata, automatisch naar een Preservica e-depot routeren. En naar wens ook weer in M365 search worden opgevraagd door gebruikers.


foto: Eric Burger

Over de auteur

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *