Algemeen Rijksarchivaris Marens Engelhard blogt vandaag op iBestuur over de babylonische spraakverwarring die kan ontstaan bij het bouwen van grote IT-systemen. Verstrikt in hun eigen jargon proberen bouwers, architecten en adviseurs elkaar te begrijpen. Een waar woord. Ook stelt hij dat ‘de gouden regel is dat wat je bij de start kunt inregelen, inspanning achteraf bespaart.’ Hij doelt dan op het inrichten van archiveringsfunctionaliteiten. Want ‘een [archivering] by design benadering maakt zaken mogelijk die achteraf onmogelijk recht te trekken zijn. Ga maar eens achteraf vernietigingstermijnen of AVG-voorwaarden toevoegen.’
Deze combinatie van onderwerpen interesseert mij in hoge mate. Want juist waar archivarissen, recordsmanagers en DIVers zich altijd in en met hun eigen systemen hebben kunnen afzonderen, is de noodzaak tot samenwerken en elkaar begrijpen bij de ‘archiveren by design’ gedachte zo nadrukkelijk aanwezig. Dat zal alleen gaan werken als we het verschil tussen onze belangen en onze eisen goed uit elkaar kunnen houden. En dat ook in begrijpelijke taal voor andere rollen in het project voor het voetlicht kunnen brengen.
Als het over de inrichting van bewaartermijnen gaat vertel ik graag de anekdote over een project waarin we probeerden de complexiteit van een bestaande archief selectielijst in geautomatiseerde regels te vangen. De bewaartermijn was al afhankelijk van een bepaald resultaat aan het einde van dossiervorming, maar als er dan een bezwaar of beroep op volgde dan kon die ook weer wijzigen. Natuurlijk zal een dedicated zaaksysteem zulks feilloos oplossen, maar een generieke oplossing voor documentenbeheer vroeg wat meer puzzelwerk. Uiteindelijk vroegen we de archivaris hoe die nou omging met dit soort vraagstukken en hoe hij de vernietiging regelde. Hij trok de dozen uit de kast en […] ze in de container, zei hij. Ja, maar, hoe hij dat dan bepaalde, met de wijzigende termijnen enzo. Want het was toch ingewikkeld. Waarop hij de vingers van beide handen liet wapperen en met triomf van dertig jaar ervaring opmerkte: ‘Fingerspitzengefühl!’
We stellen eisen aan archivering, of juist aan tijdige vernietiging bij het verlopen van een termijn of bij persoonsgegevens, maar de verwachtingen van automatisering zijn vaak overspannen. En ook passen de verwachtingen niet altijd bij de huidige praktijk. Automatiseerders reageren soms verbaasd als daadwerkelijke vernietiging in huidige systemen helemaal niet meteen wordt uitgevoerd. Of helemaal niet. Of dat eisen die aan nieuwe systemen wel worden gesteld helemaal niet zijn geconfigureerd in de gebruikte recordsmanagement oplossingen, bijvoorbeeld omdat ze niet werkbaar waren of de performance belemmerden.
Maar goed, als we willen bijdragen aan een succesvol ‘archiveren by design’ project zullen we de belangen van archivering en vernietiging moeten bewaken en wat minder op de details van de eisen moeten letten. Als we een gebruiker al niet heel ‘gebruikersvriendelijk’ een e-mail kunnen laten archiveren, zouden we ons niet moeten bekreunen om exegese van het laatste veld van het TMLO model (hoe is het daarmee trouwens?).
Een paar stappen terug – met die eisen stellen – zou ons veel kunnen helpen, zonder ons belang uit het oog te verliezen! Bewaartermijnen op procesniveau stellen bijvoorbeeld. En de toepassing automatiseren. Waar selectielijsten dat (nog) niet zou toestaan morgen beginnen met die te veranderen. Het kan gewoon niet meer met teveel complexiteit. En metadata? Gebruikers doen geen metadata. Hooguit als het directe tot voordeel strekt in hun eigen werkproces. Vergeet het verder. We weten allemaal eigenlijk best dat gebruikers niet zijn ‘op te voeden’ tot archivarissen van hun eigen werkzaamheden.
Kan niet en mag niet krijg ik dan vaak terug. Maar als we niet heel snel zorgen dat we zoveel mogelijk content in een nieuw systeem gaan vangen, zal dat alles verloren gaan. Ik werk graag mee aan het compliant maken van systemen als het om bewaren en vernietigen gaat. Maar waar mensen in organisaties steeds meer zelf moeten doen, administratieve ondersteuning met mensenhanden geheel verdwijnt, blijft automatisering over als oplossing. Die oplossingen moeten zo eenvoudig mogelijk zijn in gebruik en beheer. Aan de Algemene Rijksarchivaris de taak om bij te dragen de eisen, modellen en regels zo eenvoudig als mogelijk te maken. Zodat het minimale voor het archiveringsbelang is geborgd. Zodat de archivarissen, recordsmanagers en DIVers in het land zich niet hoeven te beroepen op vrijwel onuitvoerbare eisen.
Archiveren by design is zonder meer noodzaak, maar archivering kan niet wachten op implementatie van de laatste komma van de laatste archiveringseis.
