Microsofts CEO Satya Nadella liet in zijn keynote voor MSIgnite conferentie in Orlando, Fl. de termen artificial intelligence en AI niet per ongeluk zo vaak vallen. Zelfdenkende, intuïtieve systemen, ondersteund door nieuwe en vernieuwde Microsoft producten die de digitale samenwerking naar een ander level moeten helpen waren in alle cases en presentaties tijdens de keynote prominent aan de orde. Zoals ieder jaar was er weer veel aan nieuws opgespaard tot de grote dag voor keynote en MS blogpagina’s. Grootste onthulling wat mij betreft was Project Cortex, het eerste grote nieuwe product sinds MS Teams, maar verder ook genoeg te genieten op het gebied van document management. Hieronder een aantal krenten uit die pap.
Project Cortex
Microsoft had jaren geleden al eens een poging gedaan om kennismanagement in organisaties te faciliteren met het Infopedia project, dat microsites moest creëren rond topics. De tijd en techniek waren nog niet rijp: “Microsoft’s advances in AI and machine learning, SharePoint’s massive cloud content repository, the intelligence of the Microsoft Graph and integration with Office 365 apps have helped overcome previous challenges in knowledge management.” Met Project Cortex zet Microsoft zwaar in op AI om automatisch en autonoom (ook een keynote buzzword) informatie te extraheren uit documenten en andere content. De informatie wordt vervolgens verwerkt en gepresenteerd als kennis. Uit de Microsoft nieuws blog en Office365 blog maak ik op dat het ingrijpende gevolgen kan hebben voor zowel de registratie en (handmatige) metadatering van documenten als de (handmatige) creatie van kennispagina’s op een intranet zoals met wiki’s:
“Powered by AI, it can extract information from structured content like forms, receipts and invoices. With machine teaching – having experts teach the AI how to respond – Project Cortex can also pull information from unstructured content like legal contracts and employee agreements. It then adds metadata and classifies the documents into topics, automatically doing tasks that are traditionally manual and slow.”
Project Cortex is in staat tot beeld – en tekst herkenning uit gescande of geuploade afbeeldingen en tekstdocumenten, metadata extractie, machine learning op basis van training sets van documenten, maar ook herkenning vanuit chat berichten in Teams en video in Streams. Vervolgens stelt Project Cortex uit al deze informatie kennis entiteiten samen, om deze vervolgens weer aan de (geautoriseerde!) gebruiker te tonen.
Voor de toepassing van metadata maakt Project Cortex handig gebruik van de vernieuwde Managed Metadata Services. Een mooi bijkomend voordeel van deze ontwikkeling is dus dat Microsoft voor het eerst (ik denk echt voor het eerst?) sinds de introductie van managed metadata in SharePoint de Managed Metadata Services een update heeft gegeven.
Project Cortex is op dit moment alleen nog voor genodigden in preview beschikbaar en wordt verwacht in de eerste helft van 2020, naar verwachting tegen een extra, maar nog niet vastgestelde licentieprijs.
MS Teams
Hoewel slechts 2,5 jaar jong is Teams het meest populaire en snelst groeiende MS product. Hoewel provisioning en integraties aan het begin – en hier en daar nog altijd – te wensen overlieten, is het ook in mijn klantenkring een breed gebruikte communicatietool. De integratie van Teams met onder andere SharePoint en Exchange maakt het voor recordsmanagers nodig zich te verdiepen in de opslagplaatsen van alle in een Team betrokken content. Maar de gebruiker wil alleen maar meer integratie. Kort voor MSIgnite werd al de ‘rijkere bibliotheek ervaring’ in Teams aangekondigd. Inmiddels is ook het gemakkelijker betrekken van e-mailberichten in chat daarbij gekomen.
‘Private channels’, afgeschermde kanalen binnen een Team, was een veelgevraagde feature en komt deze week beschikbaar. Overigens zijn die, juist door de beveiliging, voor gebruikersgroepen wel heel aantrekkelijk, maar ook een risico voor beheersbaarheid en beheer. De Team-eigenaar ziet wel de private channel naam, maar heeft zelf geen toegang! Deze beveiligde kanalen creëren voor documentopslag geen eigen map (brrr mappen…) maar een geheel eigen site (let op = sitecollectie tegenwoordig hè). Die site is weer niet verbonden met een Group en heeft functionele beperkingen.
Voor een groot overzicht van alle MS Teams verbeteringen, check deze MS blog.
SharePoint
Voor SharePoint dus niet alleen nieuws over managed metadata, maar ook over functionaliteit voor bibliotheken. Na de grote update in 2018 naar ‘modern libraries’ wordt de weergave van de bibliotheken zelf en de content daarbinnen ondersteund met onder andere de volgende vernieuwingen:
- ‘expand button’ vult hele scherm uit voor bibliotheek, ten koste van linker navigatie en site header.
- PowerApps integratie voor bibliotheken. Bestond al voor andere lijsten, maar maakt het mogelijk maatwerkaanpassingen te doen op uiterlijk en functionaliteit van bibliotheken.
- Verslepen kolom koppen en meer mogelijkheden voor de tegel view.
- Opmaak en kleur mogelijkheden, onder andere op basis van condities en regels. Maakt het mogelijk om items en metadata vet, onderstreept of gekleurd weer te geven, bijvoorbeeld door een metadatawaarde, zodat items eruit springen en beter zichtbaar zijn. Ook kunnen rijen afwisselend van kleur of tint worden voorzien (zoals al bijna ons heel werkende leven in Excel) zodat we niet meer moeizaam een rij hoeven te volgen om de juiste metadatawaarde af te lezen…
Verder is er de aankondiging dat de upload limiet voor OneDrive, Teams en SharePoint is verhoogd naar 100 Gb per item. Zie dezelfde blog voor meer aanpassingen in OneDrive.
Ander nieuws van het MSIgnite front: let op dat de naam van Flow, het product voor het verbinden van MS apps en andere applicaties en workflow is gewijzigd naar Microsoft Power Automate, waarmee het aan de groeiende Power applicaties familie is toegevoegd. Daarbij is de functionaliteit van Flow verder uitgebreid in Power Automate, waarover later meer.
Binnenkort meer op deze plek over Office 365 recordsmanagement en compliance!
