#SharePoint 2010: farms groeien, maar ook de issues

Wanneer je weer eens al je NAW-gegevens invult in een webpagina om een whitepaper te downloaden, heb je vaak het idee dat je er met een aandachttrekkend twitterberichtje toch weer ingeluisd gaat worden. Maar dat was dan nu eens een aangename verrassing met de actuele Whitepaper Managing SharePoint as a business-critical Application van Enterprise Strategy Group.

In veertien pagina’s worden toch enkele heikele kwesties aangesneden, die vooral draaien om de issues die ontstaan door de groei van SharePointomgevingen in organisaties. Het eerste hoofdstuk laat aan de hand van een survey zien wat we eigenlijk al weten: SharePoint implementaties vliegen als paddenstoelen uit de grond en de impact van de 2010 versie laat zich goed voelen bij een vergelijking tussen 2009 en 2011. Een andere vraag toont de groei van Sharepoint als  ‘één van de vijf belangrijkste bedrijfsapplicaties van uw organisatie nu en binnen twee jaar’. We zien het allemaal gebeuren dus daar niks nieuws.

Requirements – programma van eisen

Boeiender is de rangorde in belangrijkste requirements die hadden geleid tot invoering van SharePoint. In de top 5:

  1. Eenvoudige werkwijze voor teamleden om samen te werken;
  2. Gecentraliseerde documenten opslag om samenwerking mogelijk te maken;
  3. Versiebeheer voor documenten;
  4. Vinden van documenten en bestanden over breedte van het netwerk;
  5. Creëren van webportalen en ‘Mysites’ voor samenwerking tussen medewerkers.

Als motivatoren voor de invoering van SharePoint gelden verder het werken op gespreide locaties (zowel bij startups als bij internationale bedrijven), de 24uurs economie (‘around the clock business means around the clock collaboration’) en de werkelijkheid dat samenwerking en communicatie heden ten dage gewoonweg niet meer bevredigend lukt met locale fileshares of e-mailcommunicatie (‘where it’s hard to keep track of document versions and message recipients’). Het lijkt wel, zeggen de schrijvers van de whitepaper, of iedereen gewend is geraakt aan “real-time” everything, including chats, document sharing and social-media-like experiences.’

Ook benadrukt het stuk dat, hoewel SharePoint vaak wordt ingevoerd voor de basiskenmerken van het pakket (documenten delen en gecentraliseerd opslaan) het vooral ook als een platform wordt gezien voor de toepassing van andere applicaties.

Performance-issues en -oplossingen

Het succes van SharePoint 2010 houdt ook een risico in door de groei van data. Het onderzoek toont aan dat de totale volumes die in SharePoint worden opgeslagen in de laatste twee jaar enorm zijn gestegen in de bevraagde instellingen en bedrijven. Vooral in de 1-5TB en 10TB> databases is de groei significant. De risico’s van verminderde responstijden en andere performance- issues  worden wel bestreden door IT-afdelingen, maar de uitdaging en daar lijken alleen maar groter te worden:

‘Because workload rebalancing, database migrations, and other optimization efforts have to take place after the hardware is ready for  use, provisioning these resources is not as easy as it appears. There is, however, consistency amongst respondents – regardless of total content database size – when it comes to completing backups and recoveries. Most IT departments split content databases to more manageable sizes to ensure backups can be completed, but even this tactic may not be enough.’

Verder wijst het stuk op het bij respondenten veel voorkomen van WAN (wide area network) performance- en responstijden issues bij content databases van 5TB>. Daarbij komt nog dat Microsoft Enterprise Search door indexerenvolgens de schrijvers  slomer wordt in de 500GB-5TB range. Verderop (‘Hardware-based alternatives’) wijzen de schrijvers dat IT afdelingen daardoor steeds grotere en snellere servers moeten inzetten. Maar dat die tegelijkertijd de onder druk staande budgetten opzadelen met niet voorziene uitgaven. Ook leiden de splitsingen van databases boven een bepaalde limiet tot extra inspanningen en monitoring bij het instellen van backup- en disasterrecovery schema’s.

Interessant maar zeker ook verontrustend is dat performance-issues ook worden opgelost met het bewust beperken van de functionaliteiten die daar invloed op uitoefenen. We kennen dat al een beetje van de documentmanagementsystemen die – NEN/ISO-gecertificeerd en wel – net zo gemakkelijk worden ontdaan van hun audit-capaciteit. Zo blijkt bijna 20% van de 5TB> database bezitters de versie-functionaliteit UIT te schakelen. Ik vind dat nogal een schokkende conclusie. Vooral omdat– zoals het stuk ook terecht opmerkt – versiebeheer juist één van de belangrijkste requirements was om met SharePoint aan de slag te gaan!

Een ander boeiend issue dat het stuk aansnijdt is de groeiende problematiek van autorisatie en informatie/documentbeveiliging. In content databases boven de 500 GB lijken de autorisatie-issues toe te nemen. Zelfs als active directory wordt ingezet voor toedeling van permissies, blijft het de vraag of medewerkers  – en vooral externen volgens de schrijvers – de content altijd op de juiste locatie plaatsen (wat naar mijn idee zou pleiten voor het optimaliseren  van de regelgestuurde mogelijkheden om documenten automatisch te plaatsen in SharePoint 2010).

Het stuk gaat veder in op veel gesignaleerde issues rond de import van data en documenten uit andere (documentmanagement-) systemen. Het gebeurt weinig door a. de omvang van de data, b. het ontbreken van adequate tools in SharePoint zelf. Het stuk sluit – helemaal mijn ding! – af met de aanbeveling (‘The Bigger Truth’)  dat de combinatie van performance-  en autorisatie-issues vraagt om SharePoint management als ‘investment priority’.

Afbeelding ‘warehouse’ van Newman

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top