Het Berichtencentrum in Microsoft 365 Beheercentrum (Bericht-Id: MC696576, 12 april jl.) is er enthousiast over in de update: “Voor een gepauzeerd of voltooid project waarbij eigenaren kanaalinhoud willen behouden, maar het kanaal niet langer actief willen houden, kunnen ze kanalen nu archiveren! Archiveringskanalen zijn beschikbaar voor Teams-gebruikers. Als kanaaleigenaar of -beheerder kun jij een kanaal waarvan je de eigenaar bent, archiveren.” Maar in het land zien we de verwarring al toeslaan: want wat is dat “archiveren” hier? En hoe verhoudt zich dat tot archiveren met retentielabels en bewaarbeleid? En teams “archiveren”? En Microsoft Archive voor SharePoint? In deze blog zal ik de functionaliteit alleen tussen “” noemen.
Team “archiveren”
Sinds een paar jaar kunnen Teams administrators in het Teams beheercentrum met de functie team “archiveren” een team op ‘alleen lezen’ zetten (zie afbeelding onder). Wat het doet is dat leden en gasten van het team daar geen handelingen meer kunnen verrichten. Als optie kan ook de bijbehorende SharePoint teamsite op ‘alleen lezen’ worden gezet. De administrator èn de team eigenaar(-s) blijven de mogelijkheid behouden om leden toe te voegen/verwijderen of hun rollen in het team aan te passen. Bovendien blijft het eigenaars wel toegestaan om content in de teamsite te bewerken. In het beheercentrum wordt een en ander aangegeven met “Dit team is gearchiveerd” en “Archiveren ongedaan maken”.
Het is voor informatiebeheerders, recordsmanagers en functioneel beheerders belangrijk om te begrijpen dat deze functie “archiveren” niet vergelijkbaar is met de recordsmanagement functies die vanuit Purview worden aangeboden. Met retentielabels en bewaarbeleid kunnen we documenten, e-mail en chat voor een bepaalde duur behouden en naderhand, afhankelijk van instellingen en oplossing gecontroleerd vernietigen. Regels en bewaarduur kunnen bijvoorbeeld verschillen, voor verschillende typen teams, of wanneer iemand al dan niet ‘sleutelfiguur’ is. Of dat bewerkingen, zoals van van metadata, verder ingeperkt moeten zijn door het document tot een ‘record’ te maken. De inrichting en controle op al deze bewaarregels is centraal, vanuit Purview en meestal voorbehouden aan informatiebeheerders met kennis van de wet- en regelgeving.
Kanaal “archiveren”
De optie om, naast gehele teams, nu ook losse kanalen te “archiveren” is toegewezen aan teams eigenaars en kan dan ook rechtstreeks vanuit de Teams desktop app of webversie worden bediend.
- ‘archiveren’ in deze context is dus ‘alleen lezen’ maken van de inhoud van het kanaal voor leden en gasten van het team. Het is geen vorm van recordsmanagement, met voorwaarden aan bewaring, bewaartermijn, verwijdering/vernietiging, centraal beheer, etc.;
- de maatregel kan door iedere eigenaar in het team worden genomen, maar ook net zo snel weer ongedaan gemaakt, ook hier dus geen garanties of termijnen als in recordsmanagement;
- de maatregel heeft een optie om naast kanaalberichten in het kanaal ook de documenten in de gelinkte SharePointmap op alleen lezen te zetten voor leden en gasten van het team (zie afbeelding onder);
- een eigenaar blijft controle houden over de documenten, maar leden en gasten worden geblokkeerd in hun handelen op de documenten. Die zien een potlood met streep er door als symbool;
- een eigenaar ziet de kanalen als apart lijstje ‘Verborgen kanalen’ met een doos symbool ernaast, een gebruiker ziet ze gewoon in de standaard kanalen lijst;
- eigenaars èn gebruikers zien in de editor balk van kanaalbericht een verbods-bordje symbool met de tekst ‘Dit kanaal is gearchiveerd, dus u kunt geen berichten meer posten’.
Microsoft 365 Archive (Microsoft 365 -archief)
En ook dit is geen archieffunctie in de betekenis die recordsmanagers er aan zouden geven. De oplossing wordt momenteel uitgerold en is misschien nog niet in je tenant beschikbaar. Sinds enkele weken (zie Bericht-Id MC789317 van 30 april jl.) biedt Microsoft – zoals ze zelf noemt – met Microsoft 365 Archive ‘een archieffunctie voor SharePoint om inactieve sites te archiveren, waardoor u kunt besparen op opslagkosten’. Wat de oplossing doet is dat het gehele sites kan verplaatsen naar een ‘een koude opslaglaag (archief) in SharePoint.’ Opslag daar kan gecombineerd worden met retentie vanuit Purview. Hoewel de lagere opslagkosten aantrekkelijk zijn voor langere termijn opslag, is het belangrijk te beseffen dat de toegankelijkheid wordt ingeperkt tot globale beheerders, SharePoint beheerders en gemachtigden in Purview zoekoplossingen.
Mijn conclusies: team ”archivering”, kanaal “archivering” en MS365 “archief” zijn geen van alle recordsmanagement-oplossingen voor compliance met wet en regelgeving. Wel kunnen ze op archiveringsmaatregelen vanuit Purview zeker aanvullend zijn binnen bepaalde scenario’s:
- Archiveer de documenten van een projectteam met retentielabels en zet het hele team+teamsite op ‘alleen lezen’ met de team “archiveren” functie in het Teams beheercentrum;
- Sluit als eigenaar met kanaal “archiveren” een Teams kanaal en bijbehorende SharePoint map af aan het einde van een bepaalde activiteit in het team, bv als de aanbesteding, projectfase of deeltaak in het team is voltooid, waardoor het aantal kanalen voor de leden overzichtelijk blijft.
- Verplaats als SharePoint beheerder een teamsite naar het Microsoft 365 Archive door de teamsite te “archiveren” en verlaag voor teamsites met bijvoorbeeld records met een lange bewaarduur de opslagkosten.
Maar blijf opletten en de functionaliteiten op hun waarde èn beperkingen beoordelen. De maatregelen zijn (te) gemakkelijk te herroepen en geen robuuste oplossing voor recordsmanagement.
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
