Het zal de open-source gemeenschap genoegen doen dat Microsoft met Loop componenten (spr. uit ‘loep’ – in NL ‘lus’) een nieuw bestandtype heeft geïntroduceerd dat voortbouwt op Microsofts Fluid Framework open-source project. Loop is, na de aankondigen in november 2022, vanaf dit voorjaar stilletjes de Microsoft 365 tenants binnen geslopen en is wellicht bij jou ook beschikbaar? Check anders de icoontjes onder een individuele chat even. Loop componenten bieden kant en klare sjablonen om in chatberichten en te verzenden e-mails op te nemen. Ook de nieuwe Notulen functie in Teams vergaderingen is een Loop component. Maar kan Loop aan Microsoft 365 regels voor veiligheid en archivering voldoen?
Document management met Loop componenten
Loop componenten kan je zien als een soort kant en klare bestand-sjablonen. Loop biedt ook zgn. ‘workspaces’ aan, gebouwd op Microsoft Syntex en SharePoint Online. Daarover een andere keer meer. Op dit moment bieden Loop componenten zo’n tien verschillende onderdelen aan. Je kan ze aanmaken in een individuele/groeps chat in je Teams app. Het voordeel is dat je niet meer afhankelijk bent van platte tekst als je een gestructureerde lijst (tabel, controlelijst, takenlijst, etc) wilt invoegen. De vraag is of je deze typen bestanden on-the-fly in een chat gesprek zou aanmaken of eerder vanaf elders (vanuit Planner (komt eraan dus), vanuit een SharePoint lijst, vanuit een Excel bestand, etc.) zou delen. Maar goed, we staan het begin van dit soort fluide content: is het een bestand, is het een applicatie? Het idee is ook dat rechtstreeks bewerken in samenwerking met anderen hierdoor nog gemakkelijker is dan naar een document elders te verwijzen. Je ziet samen wat je doet. Goed om te weten dat deze Loop componenten, eenmaal aangeroepen en ingevuld, hun content als een bestand – een zgn. FLUID-bestand – in de OneDrive van de gebruiker opslaan, met toegang voor de andere deelnemers in de chat. Ze staan daar in een nieuwe map: ‘Microsoft Teams Chat Files’. Dus ik hoop dat de informatiebeheerders meelezen en zich vergewissen van de implicaties?
Loop is ook doorgedrongen in het aanbod van vergader-functies in Teams. En daar wordt het nog interessanter: je vergadert in Teams met (een groep) anderen en iemand maakt de notulen aan in de Notulen functie van de vergadering. En zie, dat creëert ook een kant en klare (Loop) sjabloon voor onderwerp, agendapunten, taken, termijnen en behandelaars! Hoe leuk is dat? Maar ook hier: de Notulen worden opgeslagen in de OneDrive van de gebruiker. En hoe houden we dat veilig? Hoe archiveren we dat?
Compliance en Loop
Zoals Microsoft vaker nieuwe functionaliteiten en applicaties heeft geïntroduceerd, gaat ook bij Loop het gebruikersgemak vóór op compliance. Met de komst van Teams en Yammer (inmiddels Viva Engage – maar in de URL gewoon Yammer) was het ook dat productiviteit en samenwerking voorrang hadden op ondersteunende functionaliteit om een en ander veiliger te maken, te archiveren en/of tijdig te vernietigen. We zien dan gelukkig dat Microsoft een inspanning doet om dat later in te halen. In de Microsoft documentatie over Loop compliance zien we de stand van zaken van vandaag (dus check dat ook later!):
Audit: handelingen op FLUID en Loop componenten zijn traceerbaar.
e-Discovery: de e-Discovery Premium oplossing kan Loop componenten vinden, exporteren en waar nodig ook onder een hold brengen.
Archivering: Loop wordt sinds zeer kort ondersteund door Bewaarbeleid (retention policies) vanuit de Gegevenslevenscyclus oplossing in Purview. Volgens de documentatie niet door retentielabels. Dit heeft dus wel gevolgen, want het Bewaarbeleid kan alleen toegepast op hele ‘containers’ zoals een hele OneDrive, niet op individuele bestanden. En ik zie weinig animo in mijn klantenkring om gehele OneDrives te willen archiveren. Met retentielabels zouden Loop componenten, bijvoorbeeld de Notulen, apart geraakt kunnen worden. Dus hopelijk zien we dat snel op de Roadmap of Learn pagina’s verschijnen!
UPDATE 9-10-2023: bij verplaatsing van Loop-componenten van OneDrive naar SharePoint Online documentbibliotheken blijken deze zich ook met retentielabels te laten archiveren. Ze verschijnen ook in de Vernietigingslijsten in Purview, al zijn ze daar niet te viewen vanuit de Content Explorer Content Viewer machtiging. Het is ook de vraag of het FLUID-bestandsformaat duurzaam is.
Data Loss Prevention: let er op dat Loop bestanden nog geen ondersteuning hebben van Data Loss Prevention!
Vertrouwelijkheidslabels: ook hier ontbreekt nog ondersteuning!
Check vooral ook de blog van Tony Redmond over de mogelijkheden en huidige onvolkomenheden van Loop. En laten we hopen dat zijn suggestie voor behoud, printen of opslag elders van Loop content niet te lang hoeft te gelden: als je belangrijke inhoud geschikt wil maken voor “long-term retention as a final version (record) of decisions reached and the underlying discussions, you’ll need to copy and paste content from Loop to another app, like Word. Pasting text into Word works fine, even if the text pasted in from Loop uses an odd font.”
Microsoft zegt zelf daarover: “Door de bovenstaande informatie te bekijken, kunt u een weloverwogen beslissing nemen of Microsoft Loop klaar is voor gebruik als softwareoplossing in uw organisatie. Het is belangrijk op te merken dat hoewel sommige compliance-items zijn voltooid, er nog steeds items zijn die in behandeling zijn en binnenkort beschikbaar zullen zijn.”
Afbeelding 1: gegenereerd met Ideogram
Afbeelding 2 en 3: schermafbeeldingen (Eric Burger)
