Ik zag op het station een nieuwe service die handig inspeelt op de cloud trends. Ze beloven goedkope opslag van je rotzooi thuis in depots, door standaard-maat kratjes bij je aan huis te bezorgen en op te halen. Die standaard kratjes intrigeerden mij. Natuurlijk kan je iedereen zijn overbodige ballast in bananen-dozen, stapelkratten, verhuisdozen, vuilniszakken en koffers laten aanbieden, maar natuurlijk is een standaard krat de eenheid die in vervoer en opslag voor de meeste efficiency zal zorgen. In digitale archiveringssystemen waren dergelijke standaard maten ook altijd gemeengoed. Dit is een ‘dossier’ en dat is de eenheid die het digitaal archief in kan. Daaraan gekoppeld zitten de metagegevens die vertellen wat het dossier is, hoe lang het bewaard zal blijven na archivering etc.
Totdat men aan SharePoint begon… Ineens is iedereen eigen baas in eigen site. En migreert enthousiast hele schijven tegelijk de bibliotheken in. Niks standaard kratje, ieder zijn eigen werkelijkheid. Het aanschakelen van de documentset functionaliteit voor dossiervorming (nog) niet gevonden, als men al wist dat het in een behoefte zou kunnen gaan voorzien.
Nu is het niet exclusief een SharePoint-governance probleem. Duurzame opslag met een document management systeem dat niet conformeert aan een functioneel ontwerp dat recordsmanagement incorporeert of bewust op termijn mogelijk maakt, is gedoemd.
Document management systemen met een archiveringsmodule hebben meestal één of meer standaard methoden in huis om documenten en dossiers tot ‘records’ te maken, zodat ze niet meer bewerkt en zeker niet meer verwijderd kunnen worden. En doorgaans maken ook geautomatiseerde controles (audit-trail) en deskundige beoordeling (recordsmanager) deel uit van de systematiek. Meestal worden deze functionaliteiten in het ontwerp onderkend en vervolgens ingericht en meegenomen in instructie en opleiding. Dat maakt dat bij een nieuwe start met zo ’n systeem de gebruikers weten hoe en wanneer ze hun documenten en dossiers op termijn tot ‘archief’ kunnen maken. Zodat ze niet – zoals op de schijven nog vaak voorkomt – zelf met mapjes ‘archief… ‘ aan de slag gaan. Mapjes die vaak dezelfde autorisaties hebben en geen voorzieningen voor geautomatiseerde gecontroleerde vernietiging.
Waar SharePoint organisch is gegroeid – en hoe vaak kom ik dat niet tegen? – heeft men over het algemeen niet tijdig oog gehad voor het inrichten van een dossier-functie. Terwijl de organisatie wel degelijk projectmatig werkt, of met dossiers op jaar, of contractdossiers. In ieder geval werkt men bewust of onbewust veel gestructureerder dan de chaotische en individualistische inrichtingen van sites doen vermoeden.
Doordat er wel degelijk structuur en regelmaat zit in de werkwijze, zullen medewerkers na één, hooguit twee jaar na implementatie, behoefte krijgen aan een liefst niet belastende mogelijkheid om de bibliotheken af te romen naar een archiefomgeving. SharePoint biedt out-of-the-box over minstens drie afzonderlijke scenario’s voor archivering. Deze archiveringsfunctionaliteit kan ook vergaand worden geautomatiseerd. Ook daarvoor is standaard functionaliteit beschikbaar, eventueel naar wens uit te breiden met custom werkstromen, bijvoorbeeld voor controle of goedkeuring door manager of recordsmanager.
Met een metadata ontwerp vooraf kan je voorzien in geautomatiseerde toekenning van kenmerken aan sites, bibliotheken, documentsets (dossiers) en documenten. De functionaliteiten zijn er al: inhoudstypen (contenttypes), documentsets, site-kolommen. Bedenk ‘contenttypes are NOT optional.’ Op basis van deze metadata kunnen dossiers bij afsluiten automatisch op de juiste plaats met de juiste bewaartermijn in het archief worden opgenomen. Ook kunnen we regelen of versies en concepten bewaard moeten blijven en hoe lang.
Als we ons dit niet tijdig realiseren en archivering zien als een mooi project in de toekomst, dan zullen de samenwerkingsonderdelen van SharePoint vollopen met documenten met nadelen voor de gebruikers en risico’s voor de organisatie.
Dus, willen we het die gebruikers gemakkelijker maken: (geautomatiseerde) metadata toekenning maakt documenten beter vindbaar in search, maakt verschillende weergaven van documentbibliotheken mogelijk, maakt archivering gemakkelijker en efficiënter.
En, als we een gereguleerde vastlegging van records nodig hebben om aan interne en externe compliance vereisten te voldoen, dan bereiden we de inrichting voor op archivering. Steeds meer zien we dat de basale voorwaarden voor zo’n metadatastructuur ook worden vervuld door de zaaksystemen en governance-tools voor SharePoint op de markt. Maar of men nu kiest voor third party producten of zelf aan de slag gaat in out-of-the-box SharePoint, niets doen betekent op termijn zeker vragen om herinrichting en een voortdurend risico op verlies aan informatie.
