SharePoint recordsmanagement out-of-the-box of meer

Gemeente Hengelo is met zijn Dynamics/ SharePoint oplossing voor zaakgericht werken èn archiveren genomineerd voor een Computable Award! Ook ZBO’s (o.a. waterschappen en enkele toezichthouders) maken gebruik van SharePoint voor recordsmanagement of zijn druk met hun SharePoint 2013 implementatie. Maar ook multinationale ondernemingen als General Motors presenteren met trots hun oplossing voor recordsmanagement in SharePoint.

Quentin Christensen, ‘Ruler of Recordsmanagement’, program manager Archiving, e-Discovery en Devices bij Microsoft, presenteert in twee blogs een bondige beschrijving van recordsmanagement functionaliteiten in SharePoint. Hij zet in zijn eerste blog met een handige tabel een mooi overzicht neer van de ontwikkeling van die features in achtereenvolgens SharePoint 2007, SharePoint 2010 en 2013. In deel twee nog een paar aanvullingen op de verbeteringen sinds SharePoint 2010 en 2013, onder andere voor e-discovery.

In mijn cursus Recordsmanagement en governance in SharePoint zijn vertegenwoordigers van bedrijven, scholen, ZBO’s en gemeenten op zoek naar meer informatie, meer voorbeelden en scenario’s voor recordsmanagement. Waar Christensen drie scenario’s onderscheidt met out-of-the-box SharePoint (in-place-records, recordcenter en hybride) presenteer ik daar altijd een ander trio:

In-place-records (of ‘ter plaatse archiveren’) als optie om content binnen de context van andere dynamische content tot record te verklaren. Niet mijn favoriet als all-out oplossing voor archivering in SharePoint, maar een handige extra om bijvoorbeeld ingekomen poststukken tot record te maken. Wat mij betreft per definitie hybride in combinatie met één van de twee volgende.

Recordcenter op basis van inhoudstype. Afhankelijk van een analyse van werkprocessen kan archivering op basis van inhoudstype noodzakelijk zijn. Afzonderlijke documentsoorten kunnen daarmee van een eigen bewaarbeleid worden voorzien. Maar ook dossiersoorten (documentsets zijn immers ook inhoudstypen).

Recordcenter op basis van metadata. Met behulp van out-of-the-box routeringsfunctionaliteit in de zogenaamde afgiftebibliotheek in het recordcenter kunnen documenten en dossiers op basis van metadata worden verdeeld over recordbibliotheken in het recordcenter. Op die bibliotheken kan een default bewaartermijn van toepassing worden verklaard. Dit kan een (eenvoudige) oplossing bieden voor archivering op basis van proces (bijvoorbeeld door toevoeging van een default metadata waarde op site-niveau aan alle bibliotheken, documentsets en documenten daaronder).

Recordsmanagement met out-of-the-box SharePoint, het kan dus. Waarbij het  goed is te weten dat deze features net zo sterk in SharePoint on premise als in SharePoint Online (Office 365) zijn vertegenwoordigd. Waarbij Office 365 vanaf dit jaar in compliance features zelfs een voorsprong zal nemen.

Voor postbehandeling, zaakafhandeling en –sluiting en overzichten vóór en na vernietiging komt er, afhankelijk van behoefte, meer aan te pas. Door zelf configureren of ontwikkelen, maar inmiddels zijn er ook voor de Nederlandse markt zaaksystemen voor SharePoint 2013 op de markt, zoals SureCase van Motion 10. Enkele zijn zelfs NEN 2082 gecertificeerd, waaronder het eerder genoemde product van QNH/PerfectView en e-Connect van ETTU. Christensen verwijst in zijn artikel goedkeurend (‘maar ja, ik ben dan ook van Microsoft’) naar Don Lueders’ blogpagina http://sharepointrecordsmanagement.com/ vanwege diens kritiek op de toepassing van de Amerikaanse DoD 5015.2 norm voor recordsmanagement. Die kritiek is goed vergelijkbaar met mijn standpunt over de NEN 2082 in Nederland. Check die opvattingen hier en hier. Het wordt immers pas echt veilig Volvo rijden als je ook bereid bent zelf de gordels dicht te klikken en misschien had je wel helemaal geen Volvo nodig om op je bestemming te komen – als je begrijpt wat ik bedoel.