Overheidsorganisaties hebben nu helemaal de weg naar de cloud gevonden. Overal worden met veel enthousiasme en hoge verwachtingen experimenten, pilots en proeven gestart. Veelal geïnitieerd door ICT en ondersteund door leveranciers en consultancies voor de nodige ‘adoptie’. Toch zie ik bij presentaties, workshops en cursussen telkens weer zorgelijke gezichten bij mijn klanten, want er gaat van alles mis. Wat is er aan de hand, wat kunnen we leren en vooral: wat kan er beter?
Misverstand 1: Office 365, want beter samenwerken
Office 365 biedt een alsmaar groeiende hoeveelheid tools voor kantoorwerk. Het wordt aangeboden in de organisatie en men gaat van Stunde Null enthousiast aan de slag met Teams, Groups en SharePoint Online. Inderdaad bieden deze tools nieuwe instant mogelijkheden voor digitale samenwerking. Maar is samenwerking zelf het probleem? Of zouden we niet meer moeten focussen op het bereiken van de doelstellingen van de organisatie? En is dat wel hetzelfde? Ik denk dat Joe Shepley (‘Forget about collaboration’) daar een goed punt heeft. Als we bijvoorbeeld in een organisatie niet in staat zijn samen besluiten te nemen, zouden we dan van technologie wel beter gaan samenwerken?
Tip 1: onderzoek wat ECHT samenwerken in de weg staat!
Samenwerken is geen doel op zich. We werken samen in organisaties om organisatiedoelen te bereiken. Waarom het niet gemakkelijk lukt om die doelen te bereiken is soms te pijnlijk om te onderzoeken. Maar nieuwe tooling is altijd leuk. En dan kan je altijd die de schuld geven als het samenwerken nog steeds niet lukt. Het is misschien te soft voor deze harde tijden, maar: investeer in betere persoonlijke samenwerking met naaste collega’s, beter management met betere besluiten, beter samengestelde teams om de klus te klaren. Misschien hoort daar techniek bij, maar hoezeer de chats in Teams ook op Facebook gaan lijken, ze kunnen niet op tegen een goed gesprek aan tafel.
Misverstand 2: alles wordt gemakkelijker
Organisaties zijn enthousiast gestart met Groups en Teams, maar zien door de vrijheden van gebruikers al gauw door de bomen het bos niet meer. Office 365 biedt tooling waar de gebruiker meteen mee aan de slag kan, maar de tooling is veelal zo nieuw dat er nog voortdurend aan verbeterd wordt. Microsoft speelt vaak na enige tijd wel in op klachten van gebruikers (zoals de onmogelijkheid om Groups en Teams als beheerder goed in de hand te houden) maar de tools zijn dan al gelanceerd. Omdat organisaties vaak de grens tussen experiment en productie niet goed afbakenen zijn dan al veel Groups en Teams gevormd, zonder zorgvuldige afwegingen of afspraken.
Tip 2: SharePoint governance wordt Office 365 governance!
Mijn herhaalde pleidooien voor SharePoint governance (samengevat: het draait allemaal om het governanceteam) zullen nu bij de start van het Office 365 implementatie traject moeten worden toegepast. Waar techniek nog onvoldoende in staat is om sturend te zijn, zullen afspraken en procedures dat moeten opvangen. En dat zal niet lukken met alleen de ICT-deelnemers in een project, daar komt ook business, archivering, communicatie, HRM en juridische expertise aan te pas.
Misverstand 3: archiveren is iets voor later
Ook hier heb ik eerder over geschreven, toen het nog alleen SharePoint was waar we ons druk over konden maken. Maar net toen we ons zaaksysteem met veel moeite in de lucht hadden en SharePoint (2010 of 2013) on premise hadden aangezwengeld, was daar de belofte van de cloud! Samenwerken werd weer leuk, maar waar de documenten bleven? Microsoft heeft zijn samenwerkingsfuncties op intelligente wijze verbonden met SharePoint Online, maar het valt niet mee goed overzicht te houden van wat waar wordt opgeslagen. Laat staan dat er nog gearchiveerd wordt. Ook is Microsoft met ‘labelling’ archivering gaan aanbieden die SharePoint overstijgt en ook toepasbaar is in de andere functionaliteiten. Zelfs het triggeren van archivering door middel van ‘resultaattypen’ wordt nu mogelijk gemaakt. Er is jaren geleden al om gevraagd, het komt wel, maar niet alles ineens. Ook hebben de nieuwste functionaliteiten, zoals Teams dat nu één jaar bestaat, nog niet alle compliance mogelijkheden die we daar verwachten. ‘Working on it…’
Tip 3: archiveren met Office 365, het kan, maar…
Dat betekent dus dat Office 365 wel een ‘koepel’ biedt, die compliance niet alleen beperkt tot wat je in SharePoint doet als organisatie èn dat deze zich kan uitstrekken over alle functionaliteiten in Office 365. Althans… voor zover deze dan alle al beschikbaar zijn en van alle compliance features gebruik kunnen maken. In ieder geval is er werk aan de winkel voor de reocrdmanager, de compliancemanager, de securitymanager, de archivaris etc… om zich nu snel te gaan verdiepen in het Compliance Centrum in Office 365. Deskundigheidsbevordering is een eerste vereiste, om op niveau met de administrator, met ICT en met de leveranciers te kunnen meepraten over de toepassing van compliance functionaliteiten. Vervolgens kunnen eisen gesteld aan het toepassen van functionaliteiten in Office 365: geen vrijgave zonder afspraken over archivering en veiligheid. Ten derde is er de mogelijkheid om toezicht te houden via het Compliance Centrum, door overzichten en rapportages. Maar ook hier is mijn tip 2 onverminderd van toepassing: geen Office 365 implementatie zonder plek voor de recordmanager aan de governance tafel!
Misverstand 4: we doen hetzelfde, maar dan in de cloud
Organisaties komen er vaak pas na ingebruikname van Office 365 – of als hun ‘experiment’ geruisloos in ‘productie’ is overgegaan – achter, dat de complexiteit van hun ICT-architectuur alleen maar is toegenomen. Het is dan bijvoorbeeld niet duidelijk meer wat nu te verwerken en op te slaan via het zaaksysteem, wat te doen met fileshares, waarvoor OneDrive for business te gebruiken, wat te doen in Groups en Teams enerzijds en SharePoint Online anderzijds. Een groot risico is inderdaad dat het met pijn en moeite geïmplementeerde zaaksysteem, met zijn zorgvuldig uitgedachte metadatastelsel meteen op de schroothoop van onbruikbare oplossingen gaat als men Office 365 heeft ontdekt. Eindelijk werd samenwerken weer leuk! In dat opzicht kan Office 365 een waar Paard van Troje worden.
Een ander belangrijk verschil met oude situatie is de voortdurende doorontwikkeling van Office 365. Met SharePoint on premise, dat natuurlijk maar een deel van het hele Office 365 spectrum dekte, was de organisatie voor circa drie jaar (vaak langer, SP2010 en 2013 zijn nog volop in gebruik) verzekerd van stabiliteit, omdat een nieuwe release bewust moest ingevoerd door upgrading en migratie. Dat is verleden tijd, maar daarvoor in de plaats is een nauwelijks controleerbaar platform gekomen. Waarbij de Skype-for-business handleiding bij wijze van spreken nog niet is uitgereikt, of Microsoft heeft de Skype functionaliteit al geïntegreerd in Teams. Aan de plus kant komt Microsoft daarmee tegemoet aan wensen van de gebruikersorganisatie en zijn upgrades en migraties niet meer nodig. Aan de andere kant moet organisaties accepteren dat het totale product snel verandert en ontwikkelt en dat er ook wel onderdelen of functies weer kunnen verdwijnen.
Tip 4: business en compliance stellen eisen, ICT is ondersteunend!
‘Betere samenwerking’ is geen doel op zich, de beschikbaarheid van Office 365 is nog geen reden om onverkort los te gaan daarmee. Zaaksystemen en VTH-oplossingen, al dan niet gebaseerd op SharePoint, kunnen organisatiedoelen ondersteunen en tegelijk voorzien in de nodige veiligheid en archivering conform wetgeving en normen. Wanneer we onderzoeken wat business verwacht van digitale samenwerking, dan zien we – alleen al door de populariteit van onveilige, gratis cloud tools als o.a. Dropbox, Onedrive en Googledrive – dat intern en vooral extern delen van documenten en informatie een belangrijke wens is. Office 365 kan aan deze wensen – en meer – voldoen en biedt voor een groeiend aantal functionaliteiten een overkoepelend framework voor veiligheid en archivering. Dat betekent dat het veiliger is te werken en te delen vanuit Office 365. Het is echter nieuw, permanent in ontwikkeling en het vereist dat de aangeboden functionaliteiten in het Compliance Centrum worden ingericht èn beheerd. En dat er vervolgens toezicht is op archivering en veiligheid.
De beheersbaarheid van een zich snel ontwikkelend platform als Office 365 stelt op zich al hoge eisen aan samenwerking in een organisatie. Best wel een paradox als je die verbetering nu juist van de tool zelf verwachtte! De balans tussen eisen vanuit de business, eisen vanuit compliance, voortdurende vernieuwing vanuit Microsoft en groeiend bewustzijn aan de kant van de gebruiker (die steeds beter weet wat er te halen is) maken een in kennis en zeggenschap gelijkwaardig samengesteld governance team tot een must, vanaf de start van ieder Office 365 implementatie traject.
