Ik hoef er geen onderzoek voor te doen, want ik hoor het toch wel van mijn cursisten en relaties, maar AIIM heeft het onderzocht en ‘2 out of 3 organizations cannot even easily identify basic metadata like the owner and version for over 50% of their documents….’. Ondertussen weten we allemaal hoe belangrijk informatie, ook heel oude informatie, kan zijn in verantwoording of rechtsgang. Andersom zijn we inmiddels door de hele AVG-hype grondig doordrongen van de noodzaak om bepaalde informatie ook tijdig te vernietigen.
Toch blijven we in ons digitale kantoorbestaan worstelen met dilemma’s: is communicatie belangrijker dan compliance?
Allereerst iets over communicatie: de suggestie dat nieuwere techniek, moderne digitale oplossingen automatisch de communicatie in bedrijven en organisaties bevorderen berust op een misverstand. Natuurlijk, de e-mailcultuur die ons sinds jaren negentig van de vorige eeuw in de greep had, heeft zijn langste tijd gehad. Maar de vanzelfsprekendheid waarmee leveranciers van software promoten dat ‘collaboration tools’ soelaas zullen bieden is ook te betwisten. Inderdaad verleggen tools als Slack en Microsoft Teams de communicatie van e-mail naar platforms voor uitwisseling, maar ook hier lopen we tegen grenzen aan: er wordt veel meer gedeeld met veel meer mensen, maar bevordert dat ook het overzicht en snelle besluitvorming? Dit artikel over Slack benoemt de verschillende twijfels: “While it’s great to give everyone on a team a voice, sometimes it’s not the best way to get decisions made. Conversations can drag on when a large number of people have subtly different opinions.” Te veel notificaties, op te veel conversaties in een oerwoud aan kanalen en “following too many conversations at the same time without getting any concrete work done.”
Het artikel noemt onder andere traditionele oplossingen als ‘face to face meetings’, maar dat is bij geografische spreiding natuurlijk beperkend. Omdat het artikel als remedie ook conference calls, Zoom en Slack calling noemt zou je zeggen dat Microsoft Teams met zijn geïntegreerde Skype for Business aantrekkelijk is. Toch zijn de geluiden ook hier niet heel veel anders: veel Teams, veel kanalen en onduidelijkheid over waar informatie landt, documenten worden opgeslagen en hoe een en ander bewaard en toegankelijk blijft. Teams werd slechts twintig maanden geleden, half maart 2017 gelanceerd. Voortgedreven door het enthousiasme van leveranciers en de eigen IT-afdelingen zijn organisaties in zee gegaan met een tool die zo vers was dat verschillende governance- en compliance functionaliteiten nog niet waren toegevoegd.
De actuele officiële issuelijst voor Teams bevat nu juist op het vlak van aanmaken (provisioning), naamgeving, koppeling met documentbibliotheken, behoud van informatie naar verwijdering gebruikers of kanalen, etc. risico’s om voor de start kennis van te nemen. Het gaandeweg beschikbaar stellen van noodzakelijke, aanvullende functionaliteiten op reeds uitgerolde onderdelen van Office 365 is een strategie van Microsoft, maar gevolg is wel dat waar men al aan de slag is gegaan bewust of onbewust een risico is genomen. Organisaties onderkennen inmiddels wel dat het vrijlaten van de Teams provisioning, zonder aandacht voor naamgeving, autorisatie, documenthuishouding en recordsmanagement niet verstandig was. Zoals dat voorheen bij SharePoint ook vaak gebeurde (mijn blog uit december 2013!), was de overgang tussen ‘experiment’, ‘pilot’, ‘eerst maar eens proberen’, ‘ervaring opdoen’ en een duidelijk afgebakende productiefase niet gemaakt.
Nieuwe Microsoft Teams maken automatisch in SharePoint Online een site aan met een documentenbibliotheek aan. Voor ieder kanaal in het Team wordt een map binnen die bibliotheek gecreëerd. Inmiddels is er de mogelijkheid om bestaande bibliotheken te koppelen aan een Team. Wat niet de oorspronkelijke bibliotheek vervangt maar wel een extra tabblad biedt in het Team. Organisaties zullen dus vooraf een plan moeten maken hoe Teams worden ingezet, waar documenten mogen landen en vooral wat er op termijn met die documenten mag of moet gebeuren. Recordsmanagers (en consultants…) zullen zich op de hoogte moeten stellen van de nieuwe mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe ‘label’ functionaliteit. Die biedt ‘in place’ beveiliging, bewaartermijnen en tijdige vernietiging van documenten. De sinds SP2007 en SP2010 bestaande recordsmanagement functionaliteiten (in-place records en recordcenter) kunnen ook nog steeds worden ingezet. Het zal dan noodzakelijk zijn om de Teams bibliotheken of andere, al dan niet met Teams verbonden documentbibliotheken, door middel van een werkstroom (of standaard via ‘verzenden naar’) te verbinden met het SharePoint recordcenter.
Alsof dat niet genoeg stof is om over na te denken – in multidisciplinair teamverband met inbegrip van recordsmanager alsjeblieft – voegt Microsoft op korte termijn aan Office 365 een ‘fileplan manager’ toe. Deze is op dit moment alleen beschikbaar in Office 365 preview modus. Het wordt voor E5 abonnementhouders met de rol ‘retention manager’ in het Security & Compliance Center de plek om overzicht te houden van bewaartermijnen. Ook heeft het functionaliteit om een archief selectielijst in MSExcel op basis van een template te importeren. Ik houd jullie op de hoogte.
