Microsoft 365: nieuws over compliance, labels en documentsets

Zo dan, het jaar is koud begonnen of de vernieuwingen in Office 365 en SharePoint Online zijn niet van de lucht. Ik schreef een maand geleden al dat de major en minor updates over elkaar heen buitelen, maar nu… Een ieder die bezig is met inrichten van Office 365 voor documentmanagement, recordsmanagement, informatiebeveiliging en privacy opgelet. Handleiding schrijvers en cursusleiders idem! Want er gaat op zeer korte termijn heel veel veranderen. In  deze blog:

• Compliance en informatiebeveiliging: scheiding in twee beheercentra (nu nog ‘Beveiliging en Compliance’)
• Labels voor vertrouwelijk maken van documenten (nu nog via omweg in Azure)
• ‘Modern documentsets’ (lange tijd sinds vernieuwingen en aandacht Microsoft!)

 

Microsoft  365 Beveiliging en Compliance beheercentra

Microsoft kondigde gisteren aan om het bestaande Beveiliging en Compliance beheercentrum te gaan splitsen in een afzonderlijk Microsoft 365 Security Center en Microsoft 365 Compliance Center. Deze grote wijziging voor beheerders wordt tussen eind januari en eind maart wereldwijd uitgerold.  Het beheercentrum Beveiliging en Compliance zal dan verdwijnen, de daar in aangemaakte configuraties voor informatiebeveiliging en labels verhuizen mee naar de afzonderlijke centra. De nieuwe beheercentra zijn beschikbaar en toegankelijk voor gebruikers met de licentietypen Microsoft 365 E3 of E5, of een vergelijkbaar Volume Licensing (bestaande uit Office 365 Enterprise E3 of E5, Enterprise Mobility + Security E3 of E5, en Windows 10 Enterprise E3/E5). Ook worden er afzonderlijke en nieuwe rollen gecreëerd in Azure waaraan het beheer kan worden toegewezen:

• Global Administrators met toegang tot beide centra;
• Compliance Administrators, alleen Compliance Centrum
• Security Administrators of Security Readers, alleen Security Centrum.
• Nieuwe rollen volgen: Security Operator en Compliance Data Administrator

Zie meer  details op deze pagina

 

Labels voor vertrouwelijk maken documenten

Microsoft kondigde afgelopen maandag aan dat de ‘label’ functionaliteit in Office 365 verder geïntegreerd wordt in de afzonderlijke Office producten en Outlook. Dat geldt zowel voor de online, offline als de mobiele varianten van Word, Excel, etc.  En wordt uitgebreid met zgn. ‘sensitivity labels’ (classificatie labels voor vertrouwelijkheid, zie afbeelding). Dit laatste was tot en met najaar 2018 alleen maar mogelijk via een omweg in Azure, waar ook labels worden aangeboden. Het label blijft bij verplaatsing verbonden met het document. Gradaties in beperking van toegankelijkheid zijn mogelijk, gerelateerd aan de mate van gewenste vertrouwelijkheid: encryptie, toegang tekst, beperking download, watermerk, aangepaste kop/voettekst etc. Ook kan een default vertrouwelijkheidslabel aan content worden toegekend, met de mogelijkheid voor de individuele gebruiker om dit niveau te verhogen. Een ‘sensitivity’ kolom (metadata veld dat de classificatie weergeeft, zoals ‘vertrouwelijk’, ‘geheim’ etc.) komt in SharePoint Online beschikbaar, al kan daarvoor nog geen release datum worden gegeven (zie comments Mike Paer onder blog).

Microsoft geeft bij de aankondiging aan dat de integratie van labels naar Office producten werkt door toepassing in het Office 365 Beveiliging en Compliance beheercentrum (straks gescheiden, zie boven) en dat dit ook verhuizen van de Azure labels betekent: “If your organization has sensitivity labels configured in the Azure portal for Azure Information Protection, you will first need to migrate your labels to the Security & Compliance Center, and then the labels can be used by the updated Office apps.” Dit is vers nieuws en het is me nog niet geheel duidelijk wat dit zal betekenen voor organisaties die dergelijke vertrouwelijkheidslabels nu juist hebben gecreëerd in Azure, om ze daar te verbinden met specifieke AD-groepen. Omdat organisaties graag een combinatie van classificatie èn autorisatiegroepen wensen. Ik zal daar graag op terug komen.

 

Documentensets en bibliotheken

Een week geleden kondigde Microsoft belangrijke vernieuwingen aan voor documentenbibliotheken (documentlibraries) in SharePoint Online en in het bijzonder voor documentensets (documentsets). Dat is verheugend nieuws. Microsoft maakte eerder juist een beweging naar simplificatie  (o.a. verdwijnen van de uitgebreide ribbon, maar ook met de Teams bibliotheek met map-per-kanaal).

Voor bibliotheken (hoe lang zullen de Modern Libraries nog ‘modern’ zijn? Of hoe zal een nog nieuwere vernieuwing dan heten?) hebben we in het afgelopen half jaar al zoveel vernieuwing gezien dat zelfs de geharde professionals soms door de wijzigingen de juiste knoppen niet meer konden vinden 😉. In het bulk-update venster aan de rechterzijde kunnen behalve metadata, nu ook documenten in bulk worden in- en uitgecheckt.

Vanaf februari worden nieuwe ‘status-iconen’ uitgerold, die, indien van toepassing,  rechts van de documentnaam verschijnen. Aangekondigd in dezelfde blog zijn onder andere iconen voor ‘missing metadata’ (!) en ‘record’. Dit laatste icoon bestond voorheen sinds SP2010 alleen als SharePoint in-place-record en zat dan aan het file format icoon vast. Met de uitbreiding naar de label functionaliteit voor recordsmanagement zijn er inmiddels meer soorten ’in-place’ records bij gekomen. Goed dat de zichtbaarheid daarvan is verbeterd. Vanaf maart zullen veldnamen zichtbaar blijven bij verticaal scrollen in een bibliotheek; geen overbodige luxe me dunkt.

Documentset (documentenset in het NL)  is een bijzonder SharePoint inhoudstype dat meerdere documenten kan bevatten en als geheel kan worden behandeld (metadata, werkstroom, archivering, etc.). Het is daarmee de ‘dossier’functionaliteit van SharePoint.  Documentset moet wel afzonderlijk geactiveerd in site-collection settings! Hier was lange tijd geen sprake van vernieuwing en de aandacht van Microsoft is veelbelovend. Documentsets kunnen vanaf maart van het update paneel aan de rechterzijde gebruik maken voor het aanpassen van metadata en bijvoorbeeld dossier status. Dat maakt de ervaring voor gebruikers bij updaten van document- èn dossier metadata gelijkwaardig.

Tegelijk kondigt Microsoft (nog onbekende) andere vernieuwingen aan voor documentsets. Ik houd jullie graag op de hoogte!