Veel Archiefwet plichtige organisaties beschikken inmiddels over zowel een DMS of zaaksysteem als ook Microsoft 365. De verhouding tussen M365 en dat zaaksysteem of DMS is vaak omgeven met ingewikkelde architectuur discussies, moeizaam te handhaven werkafspraken en oneigenlijke argumentatie. Dat leidt tot allerlei problemen in die ambtelijke organisaties, tot aan onbepaald uitstel van inrichting van archivering in Microsoft 365 en risico’s van verminderde compliance toe. Ik hoor daar wekelijks over terug in mijn trainingen, adviesgesprekken en andere contacten met informatiebeheerders, recordsmanagers en functioneel beheerders. Wat kunnen we leren van die discussies en problemen? Hoe kunnen we de risico’s vermijden? Mijn observaties uit de afgelopen maanden.
“Wij mogen in Microsoft 365 geen retentie invoeren, want we hebben een DMS”
Alle inspanningen van het Nationaal Archief (‘archiving by design’) en de VNG (‘M365- scenario’s’) ten spijt zijn er toch ook gemeenten en ZBO’s die niet willen archiveren in Microsoft 365. Of eigenlijk is het vaak zo, dat sommigen in de organisatie die wens dan bepleiten, maar door luidere stemmen overklast worden: ‘Ik mag er geen DMS van maken.’ Het argument gaat dan bijvoorbeeld zo: wij hebben een [zaaksysteem, DMS] dus alles wat achterblijft in Teams en SharePoint is geen archief – of zoals sommigen dan zeggen: niet ‘archiefwaardig’. Als we daar retentie gaan toepassen is bovendien het hek van de dam, plaatsen ze hun documenten helemaal niet meer in het daarvoor bedoelde archiefsysteem.
Is daar wat tegen in te brengen? Ik dacht van wel, kort door de bocht komt het op deze punten neer:
- De onbeheerde informatieberg – Het zorgvuldig archiveren van documenten in een DMS of zaaksysteem laat niet onverlet dat er een onoverzienbare berg aan informatie – bestaande uit documenten, e-mail, chat, data en anderszins – minimaal beheerd of geheel onbeheerd achterblijft. Het zo zorgvuldig, conform procedures en voorschriften vernietigen van informatie in een DMS of zaaksysteem is daarmee verworden tot een ambtelijk ritueel. Immers, we komen voor èn na vernietiging om in de ‘originelen’ van diezelfde informatie. Informatie bestempelen als ‘niet archiefwaardig’ lost het probleem niet op. De meeste Archiefwet plichtige organisaties hebben terabytes of petabytes aan miljoenen ongestructureerde informatie op gemeenschappelijke schijven. Twintig tot vijfentwintig jaar aan gedocumenteerde historie, waarvan een onbekend deel er überhaupt niet meer zou moeten zijn. Spraken we in het verleden nog wel eens in termen van procenten, tegenwoordig bedraagt het gearchiveerde deel daarvan hooguit enkele promille van het totaal.
- Archiveren èn vernietigen aan de bron – Het toepassen van retentie in Microsoft 365 past de archiefwettelijke instrumenten rechtstreeks aan de bron toe, zodat we beter recht kunnen doen aan archivistische belangen: behouden van informatie zolang die nodig is voor bedrijfsvoering, recht- en bewijszoekenden, later (historisch) onderzoek, maar vooral ook: alleen bewaren zolang het voor een gerechtvaardigd gebruik noodzakelijk blijft. Dat laatste is overigens geen absoluut gegeven: natuurlijk zijn we in de loop van de tijd anders gaan denken over bewaarbelangen. Dat kan verschillende kanten op bewegen: we hechten bijvoorbeeld steeds meer aan privacy. Aan de andere kant, in het licht van toenemende behoefte aan openbaarheid en transparantie van bestuur willen we ook graag dat informatie – of dat nu concepten of besluiten zijn – behouden blijft en snel beschikbaar komt. De afwegingen zijn bijna altijd maatschappelijk relevant en verdienen terecht journalistieke aandacht.
- Zaaksysteem, goed in zaken – Het zaaksysteem en DMS voldoen daar waar ze meerwaarde hebben of waar het gebruik procedureel afgedwongen wordt. Zaaksystemen van Nederlands fabricaat zijn bij uitstek geschikt gemaakt om de dienstverlenende processen van gemeenten en uitvoeringsorganisaties in te bedienen. Denk aan de processtapbegeleiding, taakbewaking, briefcreatie, etc. Ook de complexe archiveringsregels in die processen zijn alleen met een aanzienlijke configuratie inspanning te evenaren in documentensets in SharePoint Online. Denk alleen maar aan de wisselende termijnen bij opeenvolgende zaken voor bezwaar en beroep. Of de vele potentiële resultaten van een vergunningenprocedure. En als de organisatie heeft afgesproken dat je je concept beleidsstuk of besluit alleen langs de directie zal krijgen als je het op de correcte wijze toevoegt aan het DMS of dat zaaksysteem, dan ga je als beleidsambtenaar vanzelf je best doen het te begrijpen.
- Teams voor teams – In verschillende scenario’s is de samenwerking in Teams echter superieur: in organisatieonderdeel-gerichte teams (‘afdelingsteams’) en projectteams bijvoorbeeld. Wanneer het toevoegen van documenten aan zaaksysteem of DMS het werkproces van de gebruiker niet meer ondersteunt, falen de andere systemen in dagelijks gebruik. Alle ‘opvoeding’ van gebruikers ten spijt. En blijf je voor je het weet met een hoop niet of matig toegepaste zaaktypen zitten, terwijl de verwachtingen zo groot waren.
Het gevolg van besluiteloosheid over recordsmanagement in Microsoft 365 is dat het zaaksysteem of DMS niet compleet is voor documenten die wel op termijn te vernietigen of juist permanent te behouden zijn. En andersom is er zonder retentie in Teams en SharePoint Online onvoldoende zorg voor het behoud of juist tijdige vernietiging van informatie op de plekken waar die informatie gecreëerd is en vaak niet verder komt dan SharePoint. Want zoals we van de uitgefaseerde gemeenschappelijke schijf niet durven te beslissen welke delen voor verwijdering in aanmerking komen, zitten we in veel organisaties met honderden teams met wonderlijke namen en onbeheerde inhoud. Dus creëren we daarmee nieuwe bergen onbeheerde informatie en minder compliance dan mogelijk is. Tenzij we de voorbereiding van archivering in Teams en SharePoint voor deze werkprocessen wèl ter hand gaan nemen natuurlijk. U heeft waarschijnlijk al volop betaald voor de nodige Microsoft licenties, waar wachten we op?
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Image Creator in Bing
