Het is een beetje de hartenkreet van managers die geconfronteerd worden met de complexiteit van een documentmanagement- of recordsmanagement-project: ‘metadata of hoe jullie dat allemaal noemen, kan me niet schelen, MAAK HET VINDBAAR!’ Een groepje moedige, Nederlandse zoek- en vindspecialisten heeft de handen inéén geslagen en presenteert op 20 april een Nederlandstalig standaardwerk over juist dat onderwerp. Moedig, omdat het ten eerste een moeizaam af te bakenen terrein is en ten tweede – zoals in alles waar digitale technologie aan te pas komt – aan voortdurende ontwikkeling onderhevig is. Een boekbespreking met vragen aan en antwoorden van één van de schrijvers: Joyce van Aalten.
De schrijvers, Joyce van Aalten, Peter Becker, Marjolein van der Linden en Eric Sieverts beloven in de inleiding dat ‘alle belangrijke methoden en technieken om de informatie, en met name documenten, in de context van een organisatie vindbaar te maken’ aan de orde zullen komen. Het is dan ook een lijvig werk geworden (329 pg). Het boek start met beschrijvingen van ‘de gebruikelijke instrumenten als taxonomie, thesaurus en classificatie’ inclusief stappen-plannen om deze werkbaar toe te passen in je organisatie. Zoals de titel aangeeft worden de toepassingen beschreven voor zowel fileshares, webomgeving èn Microsoft SharePoint. Die laatste lijkt – als product – niet meteen in het rijtje thuis te horen, maar: ‘SharePoint is een veelgebruikt platform voor het beheren en delen van documenten’. Die verklaring moet afdoende zijn. Verderop worden ‘modernere vormen van kennisrepresentatie’ behandeld en ‘geavanceerde technische mogelijkheden als automatische classificatie, zoekmachines en de oplossingen van hyperlinking’.
Het eerste hoofdstuk beschrijft en definieert het veld: de verschillen en verbanden tussen data, informatie en kennis, toegankelijkheid en wat is metadata. Volgende hoofdstukken gaan in op:
- aspecten van zoeken: zoeksystemen, zoekvragen, zoektechnieken;
- ordening van informatie en taxonomie;
- toegankelijk maken van informatie via een thesaurus;
- (eigen-)namen in thesauri;
- classificatie
- indexeren
Alle hoofdstukken zijn voorzien van duidelijke voorbeelden in schema’s, afbeeldingen en schermafdrukken van websites. Ook zijn belangrijke begrippen in de marge van de pagina vet gedrukt opgenomen voor naslag. Ieder hoofdstuk bevat literatuurverwijzingen, URL’s en een samenvatting. Soms heb ik mij afgevraagd voor wie het boek nu is geschreven. Deze eerste zeven hoofdstukken wilden graag compleet zijn, is mijn indruk. Maar daardoor is er vaak enerzijds veel bekende informatie voor de gemiddelde informatie-specialist (wat is booleaans zoeken), anderzijds valt er juist veel te leren, over taxonomie, thesauri en classificatie. Er wordt neutraal gesproken over ‘organisaties’ en zowel in uitleg als voorbeelden is er voor informatie-werkers in bedrijven èn overheidsinstellingen veel te halen.
Vervolgens schakelen de schrijvers vanuit alle aspecten van zoeken en vinden over naar een veel gebruikt product voor documentopslag: Microsoft SharePoint. Ik weet ook wel dat SharePoint een veelgebruikt product is, maar de onderbouwing in de inleiding van hoofdstuk 8 is verouderd (2011) en wat mager (‘naar alle waarschijnlijkheid’). Terwijl met een beetje zoeken (ja die is flauw) meer actuele informatie beschikbaar is, internationaal (leden of betaald) en voor Nederland.
Het hoofdstuk begint met een te onderschrijven pleidooi voor zorgvuldige voorbereiding van site-architectuur, metadata-architectuur en pagina-architectuur. De balans tussen detail en oppervlakkigheid is met zo’n groot onderwerp als SharePoint search moeilijk te vinden. Een opmerking als ‘Technisch gezien zijn er nauwelijks beperkingen en kun je zoveel sites maken als je wilt’ is in het licht van SharePoint architectuur gevaarlijk oppervlakkig en ook niet juist. Bovendien: het hoofdstuk gaat over ‘SharePoint’, maar welke? Juist de limits en boundaries van SharePoint on premise verschillen van de cloud variant Sharepoint Online. Verder gaat het hoofdstuk in op de inzet van verschillende bouwstenen in SharePoint om informatie en document te ordenen en vindbaar te maken: site-collectie, site, documentenbibliotheek, metadata (zowel kolommen als managed metadata) en inhoudstypen.
Waarom juist ook SharePoint in dit boek, Joyce, het is zó in beweging?
Joyce: ‘Toen we 1,5 jaar geleden begonnen met schrijven, besloten we een apart hoofdstuk te besteden aan SharePoint. Niet alleen omdat SharePoint veel gebruikt wordt bij organisaties (terecht punt, we hadden recentere cijfers kunnen gebruiken), maar vooral ook omdat de vindbaarheid binnen SharePoint vaak verre van optimaal is. We besloten het risico te nemen tijdens het schrijven ingehaald te worden door SharePoint/Microsoft-technologische ontwikkelingen. Om dat zo goed mogelijk op te vangen, hebben we gekozen voor een SharePoint-versie-neutrale insteek (dus niet specifiek 2013/2016/Online/Office 365).’
Aan het einde van dit hoofdstuk aangekomen was ik enigszins teleurgesteld dat juist de verschillende facetten van SharePoint- en Office 365 search (o.a. Office Graph, integratie van FAST search met functionaliteiten voor vraagsturing, bronbeperking, weergavemanipulatie, resultaatverfijning etc., hybride search on premise/online) in het geheel niet aan bod komen. Dat zou een omvangrijke, maar noodzakelijke aanvulling betekenen. Die functionaliteiten van Office 365 om informatie en documenten geautomatiseerd te vinden en aan te bieden (zoals Delve, op basis van Office Graph) ontbreken ook in het volgende hoofdstuk, over kennisrepresentatie (waarin wel ruimte voor Google Knowledge Graph). Gevolg is dat het SharePoint hoofdstuk een wat ‘traditioneel’ beeld geeft van de inrichting van sites, waar Microsoft met Exchange Online en Office Graph nu juist mikt op verdergaande automatisering van ordening (bv via Groups) en vindbaarheid (bv via Delve).
Maar misschien verwacht ik teveel, Joyce?
Joyce: ‘We hebben onszelf ook de uitdagende beperking opgelegd om niet meer dan één hoofdstuk aan SharePoint te wijden. De nadruk moest liggen op vindbaarheid en niet SharePoint. Maar we hadden er met gemak, zoals je ook al zegt, een heel boek aan kunnen wijden. Dat had wel als gevolg dat we keuzes moesten maken. Daarom behandelen we de (essentiële, maar niet voor iedereen vanzelfsprekende) basis rondom de SharePoint informatie-architectuur zo grondig en duidelijk mogelijk. Jammer genoeg hebben we de metadata toepassingen in search, Delve en Office Graphs daarmee onderbelicht gelaten. Achteraf gezien hadden we die best in een extra paragraaf kunnen opnemen. Maar wees gerust, het is mijn bedoeling deze in mijn trainingen, blogs, tijdschriftartikelen, of misschien inderdaad in een deel II uitgebreid(er) aan de orde te laten komen!’
Daar kijk ik naar uit! Maak het vindbaar is HET Nederlandse leerboek voor iedereen die in bedrijf en organisatie met het vindbaar maken – en houden – van informatie is belast. Duidelijke uitleg met duidelijke praktische voorbeelden van begrippen als ‘taxonomie’, ‘theasaurus’ en ‘classificatie’.
Joyce: ‘Wow, wat een mooi compliment 
om Maak het Vindbaar HET Nederlandse leerboek op het gebied van vindbaarheid van informatie noemen! Na al het werk dat we hier als auteurs aan besteed hebben, is dat uiteraard fijn om te horen.’
En ik ga vast voor jullie lobbyen voor een deel II, exclusief over SharePoint search!
Bericht van de schrijvers: ‘Bijzonder aan het boek is ook dat het als Open textbook wordt aangeboden. Dat betekent: gratis download (voor studenten en andere belangstellenden) en hardcopy als print on demand voor EUR 15,- We sluiten hiermee aan bij andere initiatieven op het gebied van Open Onderwijs.’
Joyce van Aalten, Peter Becker, Marjolein van der Linden, Eric Sieverts:
Maak het vindbaar, op schijven, sites en SharePoint ISBN 9789492388001
Verkrijgbaarheid: gratis download of hardcopy te bestellen bij 1boek.nl (EUR 15,-)
