SharePoint governance: geen halve maatregelen!

Een boek over SharePoint governance dat je aan het denken wil zetten, dat is The SharePoint Governance Manifesto. Disruptive Governance thinking for the masses van Ant Clay. Ben je betrokken in een SharePoint project – en wie is dat niet vandaag de dag? 🙂 –  en heb je te maken met vraagstukken van (toekomstig) beheer? Ga dan nu Clay’s e-book downloaden en betaal naar wens vijftien dollar of méér. Want dit is een LEUK boek over SharePoint en governance. Waar veel schrijvers na een vaak korte duiding van het grote belang van governance al snel  een technische of instrumentele benadering kiezen, met veel ‘niet-vergeten’ lijstjes, gaat Clay uitsluitend maar dan ook helemaal voor een visieverandering bij de lezer.

Je moet er tegen kunnen, maar ik houd van deze creatieve schrijfstijl, die me ergens deed terugdenken aan het inspirerende Eckart’s notes van ICT-ondernemer Eckart Wintzen (1939-2008). Wat Clay betoogt is iets wat we te vaak snel vergeten als we eenmaal tot over onze oren in een SharePoint-project of ander ICT-project zitten: voor wie deden we dit ook weer? Er bestaan geen ICT-projecten, alleen business-projecten. Hij hamert het er in, alle 149 pagina’s van dit manifest. Clay denkt dat dit manifest extra noodzakelijk is, nu we allemaal (‘you SharePoint people’) onze blik gefixeerd hebben op de prachtige nieuwe features van SharePoint 2013 ‘and you have started to veer off course and back to being SharePoint tech, not business focussed.’

Maar Clay hoopt wel dat zijn boek ‘will cut through the existing  SharePoint Governance-crap that is out there and steer you on a path to SharePoint-awesomeness. En of we hem toch willen vergezellen op deze ‘kick-ass road-trip disruptive Governance thinking…’

Wat volgt is een vermakelijke analyse van falend denken over ICT-projecten in het algemeen, SharePoint-projecten in het bijzonder en natuurlijk ‘Governance failures’. Met een tiental geïllustreerde stellingen brengt Clay je eerst dichter bij een nieuwe mindset, alvorens in ‘The seven waves of SharePoint Governance’ (vrij naar Covey) zijn visie uit te werken. Absolute nummer één daarin is ‘business alignment’: als niet expliciet is te maken hoe je SharePointproject zal bijdragen aan de doelen van je organisatie, doe het dan niet – of begin opnieuw bij het begin: waarom? Verderop maant Clay in ‘Project governance’ toch vooral het doel voor ogen te houden in plaats van te focussen op middelen en methoden (piramidenbouwers, Stonehenge… hadden zij MSProject? Nou dan!). In het hoofdstuk over Information Governance komen Clay’s ideeën over stapsgewijze verbetering  (Kaizen) en (project-)organisatie mooi samen: wacht niet op een perfecte blauwdruk van de informatie-architectuur maar ga vanuit een basis aan de slag. Hoezeer Clay ook de business en de eindgebruiker centraal stelt, Information Governance blijft ook bij hem een centraal gegeven, waarbij lusten en lasten hand in hand gaan:

‘Information Governance, looking at your solution from a day-to-day use perspective, is one of the most important aspects of governance for the end-user. However you achieve it, you should strive to educate the end user community as to why it is so important that they take Information Governance and its SharePoint idiosyncracies seriously. Explain why we are using meta data, adding terms to folksonomies and creating content types, what is the value to them, their teams and the organization as a whole. ‘

In een zesde golf gaat Clay in op Social Business: in zijn holistische visie kan je in SharePoint Governance niet langer om de impact van ‘social’ heen:

‘… it is not just about turning on the social features in your SharePoint farm, although that is certainly one aspect, it is more about culture, your business operating model and the very essence of how most organisations will need to do business in the future.’

Aantrekkelijk in het e-book is ook het vervlechten van spel-elementen (gamification) als methode in de visievorming. Onderweg wordt ook nog de vraag beantwoord of governance niet meer iets voor grote organisaties is? Nee, zegt Clay, het is niet afhankelijk van omvang, volwassenheid, soort oplossing, bedrijfssector of welk ander kenmerk ook. Governance: we gaan er òf helemaal voor, òf we blijven hangen in de ‘bare minimum IT focused stuff that we did previously. The so called middle ground of ‘try’ is extremely counterproductive…’. Vandaar ook de quote van Master Yoda’s wijsheid:

‘Do or do not, there is no try’.