Aalten – Vorige week bezocht ik op uitnodiging van Microsoft Nederland de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Mijn live blog verslagen vind je hier, hier, hier en hier. Ruim tienduizend deelnemers uit vijfentachtig landen kwamen samen om zo’n driehonderd sessies te volgen over de nieuwste ontwikkelingen in SharePoint 2013 en Office 365. Vier dagen lang ondergedompeld in SharePoint functionaliteiten, op zoek naar de voor documentmanagement en recordsmanagement relevante features en vernieuwingen: ‘intensief’ is nog te bescheiden uitgedrukt. De professionaliteit van de organisatie – check de keynotes en keynote intro – was overweldigend, het aanbod van informatie te groot om alles te kunnen volgen. Gelukkig is voor deelnemers alle audio, video en presentaties te downloaden. En is er ook door anderen ruimhartig geblogd, in Nederland op SPCNL.
Wat ik het belangrijkste vond aan deze editie van de conferentie, is dat Microsoft zijn ‘push to the cloud’ zo consequent uitdraagt. Alle belemmeringen voor organisaties en bedrijven om in de cloud met Microsoft producten te gaan werken moeten worden geslecht: ‘breaking down the barriers’. En inderdaad is er in SharePoint 2013 veel aan gedaan om het mogelijk te maken om nu ook in Office 365 met SharePoint Online dezelfde functionaliteiten aan te treffen. Functioneel zijn er geen belemmeringen meer om in de cloud ook aan de slag te gaan met inrichten van recordsmanagement. Waarmee de kritiek op de cloudversie van SharePoint wat dat aan gaat inmiddels kan komen te vervallen. Omdat de Microsoft strategie incalculeert dat de komende jaren hybride constructies met SharePoint ‘on premises’ en ‘on line’ (nog) zullen blijven voorkomen, zijn ook daar oplossingen gecreëerd om deze constructies meer compatible te maken, bijvoorbeeld voor gezamenlijke search resultaten.
Als je bedenkt dat veel (voor-)oordelen over de mogelijkheden van SharePoint 2010 voortkwamen uit ervaringen met en beperkingen van MOSS 2007, dan zal het niet meevallen om dit tempo van Microsoft nog bij te kunnen houden. In ieder geval was ik – positief – verrast dat zelfs mijn recente blogs al door de tijd lijken ingehaald. Dat betekent ook dat iedereen die – letterlijk en figuurlijk – vandaag of morgen met SharePoint aan de slag gaat in zijn organisatie of bedrijf zich van adequate en actuele informatie zal moeten voorzien.
En dat geldt dus ook voor die informatiemanagers en recordsmanagers die met SharePoint records willen beheren. SharePoint 2010 en 2013 bevatten recordsmanagement functionaliteiten die een document of dossier na een dynamische fase in een archiefomgeving kunnen opslaan en bewaren. Zoals bekend biedt SharePoint 2013 geen nieuwe ‘hardcore’ recordsmanagement functionaliteiten, al zijn er aan de randen daarvan wel belangwekkende functies verbeterd: emailmanagement en – archivering en search. Deze verbeteringen, gecombineerd met de ‘sync’ functionaliteit (synchronisatie voor online/offline werken) en nieuwe social features, maken dat de eindgebruiker ondersteund wordt om gemakkelijk met documenten en emails te kunnen samenwerken. En vooral ook om deze dan gemakkelijker op te slaan, te bewaren en terug te vinden. Dat zijn belangrijke voorwaarden om méér relevant materiaal beschikbaar te maken voor verantwoording en beperking van risico’s. Want de uitbreiding van eDiscovery functionaliteit in SharePoint 2013 is ook alleen dan waardevol als tegelijkertijd wordt bewerkstelligd dat bewaard blijft wat waardevol is voor organisatie en bedrijf.
De conclusie van SPC12 voor wat betreft documentmanagement en recordsmanagement in SharePoint is dat de functionele belemmeringen voor werken en archiveren in de cloud zijn komen te vervallen en het werken in SharePoint verder is vergemakkelijkt. Ook zie ik de noodzaak voor bepaalde add-ons (zoals voor emailarchivering en documentviewing) verder teruggebracht. Archiveren in SharePoint 2010 of 2013: ja het kan. En juist door die toegenomen gebruikersvriendelijkheid acht ik de kansen voor een kwalitatief en kwantitatief beter gevuld digitaal archief veel groter dan bij het aanbieden van een applicatie die door omslachtigheid niet of nauwelijks wordt gebruikt.
Voor de recordsmanager blijven er evenwel wensen en behoefte aan best practices voor recordsmanagement met SharePoint over, vooral voor het managen van het digitale archief: controles bij plaatsing in het archief, selectie en vernietiging, overzichten. Deze functies worden inmiddels met verschillende invullingen opgepakt door partijen in de markt. Zeer compleet en DoD 5015.2 gecertificeerd bijvoorbeeld door Gimmal (Houston, Texas), maar wellicht afdoende – en afhankelijk van a. het type organisatie of bedrijf en b. compliancy-vereisten – ook uit Nederland door onder andere ETTU en QNH/PerfectView (allebei NEN2082 gecertificeerd!)
