Het Microsoft compliance beheercentrum Purview heeft, nu nog in openbare preview, een make-over gekregen. Openbare preview betekent dat er nog wijzigingen zullen volgen op basis van feedback. Voor wie daar gemachtigd is kan dat met de toggle bovenaan de pagina inschakelen. Het ‘nieuwe Purview’ heet ‘Microsoft Purview Enterprise’, waardoor het huidige Purview in de documentatie meteen is gedegradeerd tot ‘classic Purview.’ En geen paniek, je kan altijd terug naar ‘classic.’
Compliance voor data èn M365 gecombineerd
Wat onmiddellijk opvalt is dat de portal zo nadrukkelijk de aandacht vestigt op Azure en andere datalocaties buiten Microsoft 365, waar Purview functionaliteiten zoals informatieveiligheid met vertrouwelijkheidslabels ook hun werking hebben. Mits betaald dan natuurlijk. De pagina heeft een tamelijk grote, niet functionele banner, die veel zicht ontneemt op andere onderdelen op de pagina. Zoals onder andere op het zgn. ‘Knowledge Center’, onderaan de pagina, met links naar veel nuttige Microsoft sites.
Helemaal bovenaan de pagina is er een nieuw zoekvenster, qua plek en vormgeving vergelijkbaar met de andere Microsoft search vensters bovenaan alle applicaties. Eindgebruikers daarvan weten inmiddels dat die vensters allemaal, afhankelijk van de applicatie (Teams, OneDrive, SharePoint, etc.) applicatie- , autorisatie- en contextafhankelijke resultaten teruggeven. Het nieuwe search venster in Purview geeft óók autorisatie-afhankelijke resultaten, maar is bovendien in staat te putten uit de data in Azure datasets (ten overvloede misschien: mits gemachtigd). Naast het zoekvenster zit een hard-roze icoon met raket symbool, waarmee je je ‘klassieke’ Purview kan upgraden naar ‘Microsoft Purview Enterprise’, een vooralsnog gratis upgrade die werkt als je het Azure-abonnement en Resourcegroep invoert. Vanaf dat moment worden de Purview functies voor Azure en die voor Microsoft 365 samengevoegd in één nieuwe portal. In de huidige, ‘klassieke’ portal zagen we van die samenvoeging-in-wording alleen hier en daar een glimp, zoals bij Vertrouwelijkheidslabels (sensitivity labels) voor zowel bestanden en sites in Microsoft 365 als SQL-kolommen en bestanden in Azure Blob Storage.
Klikken en scrollen
De tegel ‘Datacatalogus’ daaronder èn de kaart ‘Uw gegevens detecteren’ daar weer onder geven toegang tot Azure data. Ook hier ligt de nadruk op toepassingen voor compliance voor Azure. Of het functioneel is voor Microsoft 365 compliance beheerders, informatieveiligheids-beheerders en recordsmanagers is de vraag, omdat de rest daarvan letterlijk verdwijnt achter veel doorklikken en -scrollen. De overige tegels geven toegang tot specifieke Purview oplossingen zoals Data Loss Prevention, e-Discovery, maar Recordbeheer en Levenscyclusbeheer van Gegevens ontbreken (nog). Die laatste twee zijn dan weer wel te bereiken door verder te klikken op de ‘Alle oplossingen weergeven’ tegel. In deze video van MVP Peter Rising zien we dat het vorig najaar nog een stuk magerder was en ‘work in progress’, maar ook vandaag in april 2024 zijn we er duidelijk nog niet helemaal. ‘Alle oplossingen’ opent dan weer een scherm, vergelijkbaar met de Catalogus uit de ‘classic’ Purview portal:
Kenniscentrum
Terug naar de portalpagina. In de eerste lijn onder de tegels op de startpagina vind je links naar ‘Gerelateerde portals’, waaronder Microsoft Service Trust, Defender, Entra en ook Fabric. Daaronder een rij aanbevelingen/advertenties voor oplossingen en proefversies van oplossingen, zoals Microsoft Priva. En daaronder dan de aanbevelingen uit en link naar het Kenniscentrum (Knowledge Center), onderverdeeld in ‘Documenten’ (een collectie van documentatie links naar de bekende Learn pagina’s), ‘Video’s’ en ‘Blogs’ met een onderverdeling naar type oplossing, zodat recordsmanagers zullen moeten gaan voor ‘Gegevensnaleving’ en ‘Privacy’. Daarmee open je een kwalitatief wisselende bron aan informatie en Microsoft-nieuws in video- en blogformaat, soms gedateerd, soms heel technisch en gedetailleerd, soms een zeer globale advertorial in video vorm. Daardoor is ook de waarde voor de beheerders die hier toegang hebben nogal wisselend. De Learn-pagina’s onder de knop ‘Documenten’ zijn dan weer het meest actueel en nuttig. Het voordeel is overigens wel dat de vaak lastig terug te vinden Microsoft blogs nu op thema zijn gesorteerd.
Indruk
Voor wie – zoals ik en andere M365 recordsmanagers en compliance consultants – regelmatig iets te zoeken hebben in Purview is het de vraag wat nu de bijdrage is van de nieuwe Purview portal. Want ten eerste moet je vaak op een zeer specifieke oplossing aan het werk en wil je daar zo snel mogelijk zijn, zonder driedubbel klikken. Dat was in de ‘oude’ portal prettig, met alles in de linkerkolom, mits gemachtigd. Ten tweede zijn slechts weinigen onder de beheerders ‘Compliance administrator’, omdat in de meeste organisaties namelijk niemand al die compliance-rollen in zich verenigt. De toegang tot oplossingen en ‘gerelateerde portals’ is dan in deze nieuwe Purview portal voor de meeste functionarissen in de echte wereld veel te ruim. Ook is het aantal beheerders dat zowel recordsmanagement en veiligheid voor documenten als voor data in de Microsoft cloud bedienen nu nog zeer beperkt. Het zijn nu nog gescheiden werelden waarin men elkaar vaak nog moet vinden. Misschien straks in die nieuwe portal.
Microsoft Purview Enterprise portal is daarmee iets tussen een informatieve intranetpagina en een specialistisch beheercentrum in geworden. In deze tijden van terechte veiligheidsoverwegingen, waar priviliged access management word of the day is zie ik de toegang voor bijvoorbeeld M365 informatiebeheerders en -recordsmanagers eerder af- dan toenemen. En zijn we denk ik voor nu meer gebaat bij een werkend ‘deurtje’ naar onze specifieke taken, dan naar een heuse ‘portal’. Maar ik kijk op termijn graag nog eens een keer en leer graag van jullie ervaringen!
Afbeelding: gegenereerd met Ideogram
