Wie, net als ik, deze zomer niet aan Microsofts Berichtencentrum zat gekluisterd kijkt wellicht ook nu pas terug wat er aan belangrijks is gemist op het vlak van recordsmanagement en compliance. Voor de zomer sloot ik af met een blog over e-Discovery voor de uitvoering van WOO-verzoeken. Ook in deze blog staat e-Discovery centraal. Deze keer aandacht voor de Microsoft Planner app, de taakbeheer en (project-)plannings applicatie in Microsoft 365. Ik ga hierbij uit van enige bekendheid met de app. Voor wie daarvoor Trello gebruikt of beter kent: er zijn veel overeenkomsten en enkele verschillen.
Planner behouden en verwijderen
Op het vlak van retentie voor Planner is er eigenlijk bedroevend weinig te melden sinds Andrew Warland daar inmiddels drie (!) jaar geleden een uitstekend artikel over schreef. Bottom line: er is geen retentie mogelijk, die plannen sluit en voor een bepaalde periode als record behoudt. Met gecontroleerde vernietiging door informatiebeheerders. Ja, je kan als gebruiker een plan in Planner verwijderen. Je kan gebruikersgegevens uit een plan verwijderen, door een gebruiker te verwijderen uit de tenant. Maar een plan sluiten of archiveren is er niet bij, stelt Microsoft hier. Bedenk wel dat met taken verbonden documenten veelal in SharePoint zullen staan, waar dan weer wel retentie mogelijk is, met retentielabels of bewaarbeleid (retention policies). Op dit vlak ook geen spannend Microsoft roadmap nieuws in het verschiet.
Ondersteuning voor e-Discovery hold en dataverzoeken
Wel nieuws voor het betrekken van plannen uit Planner in enerzijds onderzoeken via e-Discovery, anderzijds het plaatsen van holds via e-Discovery. Het laatste bijvoorbeeld, als eerder beschreven, voor het ondersteunen van openbaarheidsverzoeken, enquêtes en andere formele onderzoeken waar data ad hoc behouden moet kunnen worden, buiten reguliere archivering om. Een en ander is beschreven in Berichtencentrum -id MC808830 van 5 juli jl. en M365 roadmap item 399550.
Voor e-Discovery queries die specifiek Planner taken moeten ophalen is er de KQL query ItemClass=“IPM.File.Tasks” beschikbaar. Hieronder zie je zo’n zoekresultaat. Bedenk vanuit een openbaarheids oogpunt dat een Planner app of – item niets anders is dan een Excel-document of tekst document met een planning: het is een document en dus WOO-baar.
Er is bij deze update de eigenaardigheid dat dit momenteel – vanaf juli 2024 – alleen aangeboden wordt voor tenants die vóór oktober 2022 zijn aangemaakt. Voor nieuwere tenants volgt dit in een niet nader omschreven toekomst. Let er verder op dat dat de hold functie in het Berichtencentrum vertaald wordt als ‘juridische bewaring’. Maar dat is altijd nog beter dan het tiental updates deze zomer rond de town hall [meeting] functie in Teams vergaderingen, waardoor je steeds updates in het berichtencentrum zag over stadhuizen en gemeentehuizen (bv “Met Microsoft Teams kunnen organisatoren van gemeentehuizen en webinars binnenkort Q&A-sessies downloaden” – bericht-Id MC830253.) Maar de gemeentelijke Microsoft 365 informatiebeheerders kunnen dus ontspannen.
—
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
