Microsoft 365 Purview e-Discovery heeft terecht veel belangstelling van informatiebeheerders en WOO-ondersteuners. Zoeken, analyseren, export en hold-functionaliteiten in e-Discovery ondersteunen verschillende Archiefwet- en WOO-gerelateerde scenario’s. En het is hard nodig om ook de zgn. ‘samenwerkingsomgevingen’ als Teams, alsmede chat en mail te betrekken in de zoekslag, omdat WOO-verzoeken en hotspots niet alleen zijn te bedienen vanuit een DMS of zaaksysteem. Gelukkig investeert Microsoft ook in deze geavanceerde zoekfuncties. Er staan meer dan veertig updates voor dit onderdeel op de rol. En is juist vorige week een aantal veranderingen en nieuwe functionaliteit aangekondigd. Zie ook de Microsoft 365-roadmap en bericht MC808165 in je M365 Berichtencentrum.
Eén module voor zowel Content Search als Standaard/Premium e-Discovery
Eerder dit voorjaar blogde ik hier over de nieuwe Purview portal. Deze is nu nog in public preview door een toggle in/uit te schakelen. Ik laat ‘em graag lekker uitgeschakeld. Wel zie je in de nieuwe portal hoe Microsoft de oplossingen voor Content Search (‘Inhoud Zoeken’ in het NL) en e-Discovery gezamenlijk aanbiedt. Meer basale informatie over en vergelijking tussen deze oplossingen op de desbetreffende Microsoft Learn pagina’s. Met de nieuwe portal door navigatie moeizaam bereikbaar (i.t.t. via de ‘klassieke’ Purview portal) via: Alle oplossingen weergeven>Risico en naleving>eDiscovery. Wat daar opvalt is één dashboard, dat onder de naam ‘eDiscovery (Premium)’ zowel Standaard eDiscovery (‘Standard Cases’) , Premium eDiscovery (‘Premium Cases’) als Content Search (‘Content Searches’) aanbiedt.
Voor de e-Discovery beheerder rol met een E5 licentie (of E3+deel licentie) opent de module met het overzicht van favoriete e-Discovery Premium cases. Zowel de lopende WOO-verzoeken, hotspots of andere juridische cases (fraude onderzoeken, parlementaire enquêtes e.d.) kunnen daar meteen of snel worden gevonden. De snelle schakeling tussen Content Search en eDiscovery is alleen al voor het testen van je KQL queries in Content Search erg praktisch. De Microsoft 365 audit log (‘Controleren’ in het NL) wordt als gerelateerde oplossing aangeboden.
Hotspots
Holds kunnen in een e-Discovery case worden afgekondigd door een beperkt aantal rollen om informatie veilig te stellen, ter voorkoming van mutatie en verwijdering door gebruikers of door systeemhandelingen als automatische verwijdering of vernietiging. Dus ook om informatie die is betrokken in een WOO-verzoek of ander onderzoek veilig te stellen. Omdat het informatie dus ook kan onttrekken aan bestaande archiverings- of verwijderingsmaatregelen is het een werkwijze die informatie onder een ‘hotspot’ kan brengen: informatie die niet of nog niet onder een bestaande bewaartermijn valt, maar wel veilig gesteld moet worden voor permanente bewaring in een e-depot.
Onder de ‘Rapporten’ tab in de nieuwe interface vind je het overzicht van Taakrapporten, maar ook – in preview nog – de lijst van ‘Bewaringsrapporten’. Dit is een overzicht van afgekondigde e-Discovery holds. De lijst bevat veel nuttige metadata zoals de case naam, de naam van de bewaring, datum aanmaak en laatste wijziging, betrokken case managers, de gebruikte query. Vooral dit laatste biedt een snel inzicht, aangezien dezelfde info via de case zelf wat meer klikken vergt. Ook maakt je query deel uit van de uitgevoerde zoekslag in het kader van een uitgevoerd WOO-verzoek, zodat je dit kan overleggen aan de aanvrager. Of aan de rechter, mocht de compleetheid van je zoek activiteiten worden betwijfeld. Omdat je er met trefwoorden in je DMS niet vanaf komt.
Een beperking van de e-Discovery hold oplossing is het gebrek aan inzicht voor eindgebruikers of site eigenaars. Noch in de documentenbibliotheek via het metadatapaneel, noch in de Preservation Hold Library (alleen toegankelijk voor handige eigenaars) is iets van informatie over de hold status van het document te vinden.
Nieuwe e-Discovery functies
Met het bericht ‘Gemoderniseerde eDiscovery in nieuwe Microsoft Purview-portal’ (bericht MC808165) nieuwe functies aangekondigd, waaronder:
- Het gemakkelijker toevoegen van een OneDrive van een gebruiker aan de te doorzoeken gegevensbronnen, bijvoorbeeld obv naam of mailadres;
- Verbeterde toegankelijkheid van geëxporteerde data met oa beschrijvende namen voor metagegevens
- Verbeterde visuele statistieken en procesrapportages
Oude naar nieuwe Purview portal
Wat we er ook van vinden, de Purview portal die we de afgelopen jaren hebben leren kennen en waarderen voor al onze compliance werkzaamheden op het terrein van classificatie, archivering en informatieverzoeken zal uiteindelijk verdwijnen en plaats maken voor de nieuwe Microsoft Purview Portal, aldus hetzelfde bericht MC808165 in je Berichtencentrum:
“De huidige eDiscovery Standard-, Premium- en Content-zoekervaring van de nalevingsportal wordt eind 2024 afgeschaft als onderdeel van de afschaffing van de portal.”
Dus
“Wat je moet doen om je voor te bereiden: Werk interne documentatie bij en geef training aan alle eDiscovery-gebruikers in uw organisatie.”
AI verklaring: deze blog is handgeschreven, de afbeelding is gegenereerd met Ideogram
